Vorlagen für die Dokumentenanforderung

• Dokumenten-Vorlagen: PDFs einmal mit Feldern und Signatur versehen und beliebig oft wiederverwenden.
• Text-Snippets: Wiederkehrende Formulierungen per Slash-Menü in Sekunden in jede Nachricht einfügen.
• Erstellungsvorlagen: Initialnachricht und Dokumentenvorlagen kombinieren – ein Klick für eine vollständige Anforderung.
• Embedding-fähig: Vorlagen lassen sich direkt für eingebettete Dokumentenanforderungen auf Ihrer Webseite nutzen.

Wo Sie Vorlagen finden

Im Bereich „Dokumentenanforderung" wählen Sie den Sub-Tab „Vorlagen". Dort sind die drei Vorlagentypen klar getrennt: Dokumenten-Vorlagen, Text-Snippets und Erstellungsvorlagen.

Dokumenten-Vorlagen

Eine Dokumenten-Vorlage ist eine PDF, die Sie einmalig mit Eingabefeldern und ggf. einem Signaturfeld provisionieren – z. B. eine Vollmacht oder eine Abtretungserklärung. Diese Vorlage können Sie anschließend in beliebig viele Anforderungen einbinden.

So legen Sie eine Dokumenten-Vorlage an:

Schritt-für-Schritt

1. Im Tab „Vorlagen" → „Dokumenten-Vorlagen" auf „Neu" klicken.
2. PDF per Drag-and-Drop oder Datei-Auswahl hochladen.
3. Felder per Drag-and-Drop platzieren: Text-, Datums-, Auswahl- und Signaturfeld.
4. Optional einzelne Seiten deaktivieren, wenn die PDF mehr Seiten enthält, als der Mandant ausfüllen soll.
5. Vorlage benennen und speichern – fertig zum Verwenden in beliebigen Anforderungen.

Beim Anlegen einer neuen Anforderung wählen Sie die Vorlage einfach aus dem Dropdown. Die Felder, Pflichtangaben und Seitenkonfiguration werden automatisch übernommen.

Text-Snippets

Text-Snippets sind kurze, wiederverwendbare Textbausteine. Sie tauchen überall dort im Editor auf, wo Sie Initialnachrichten oder Mandantennachrichten verfassen.

Im Editor tippen Sie einfach /, um das Slash-Menü zu öffnen, und wählen den passenden Snippet aus – mit Live-Suche und Tastaturnavigation.

Sinnvolle Snippets aus dem Kanzleialltag

• „Bitte Aktenzeichen Polizei nennen": einheitlicher Hinweis bei jeder Mandatsannahme.
• „Bitte folgende Dokumente hochladen…": kompakte Aufzählung der typisch benötigten Unterlagen.
• „Datenschutz-Hinweis kompakt": Kurzfassung in einer Zeile, ergänzend zum offiziellen Text.
• „Mit freundlichen Grüßen, Kanzlei XY": einheitliche Signatur in jeder Nachricht.

Erstellungsvorlagen

Erstellungsvorlagen sind die mächtigste Vorlagenform: Sie kombinieren eine Initialnachricht und eine beliebige Anzahl an Dokumenten-Vorlagen zu einem fertigen „Set". So legen Sie z. B. eine komplette Mandatsannahme im Strafrecht oder im Verkehrsrecht in Sekunden an.

Eine Erstellungsvorlage kann typischerweise enthalten:

• Initialnachricht: inklusive Text-Snippets und Anweisungen für den Mandanten.
• Eine oder mehrere Dokumenten-Vorlagen: z. B. Vollmacht, Abtretung, Datenschutzerklärung.
• Standard-Bezeichnungen und Aktenzeichen-Schemata für die einheitliche Vergabe in der Kanzlei.

Vorlagen in einer Anforderung anwenden

Beim Erstellen einer neuen Dokumentenanforderung wählen Sie aus einem Dropdown die gewünschte Vorlage aus. Initialnachricht, Dateitypen, Provisions und Signaturfelder werden automatisch übernommen.

Sie können danach jede Vorlage individuell anpassen – z. B. ein zusätzliches Dokument anhängen oder die Initialnachricht spezifizieren – ohne die ursprüngliche Vorlage zu verändern.

Best Practices

Für den Einstieg lohnen sich folgende Vorlagen, die in fast jeder Kanzlei sinnvoll sind:

• Mandatsannahme allgemein: Initialnachricht + Vollmacht + Datenschutzhinweis.
• Vollmacht (Standard): Dokumenten-Vorlage als wiederverwendbares PDF mit Signaturfeld.
• Abtretungserklärung Verkehrsrecht: spezifisch für die Anforderungen der Haftpflichtversicherer.
• Erstgespräch-Fragebogen: einheitliche Datenerfassung für jeden neuen Mandanten.