Bausteine für die Dokumentenanforderung

• PDF-Formulare: PDFs einmal mit Feldern und Signatur versehen und beliebig oft wiederverwenden.
• Text-Snippets: Wiederkehrende Formulierungen per Slash-Menü in Sekunden in jede Nachricht einfügen.
• Portal-Flows: Initialnachricht und PDF-Formulare kombinieren – ein Klick für eine vollständige Anforderung.
• Embedding-fähig: Portal-Flows lassen sich direkt für eingebettete Dokumentenanforderungen auf Ihrer Webseite nutzen.

Wo Sie die Bausteine finden

Im Bereich „Dokumentenanforderung" finden Sie die drei Bereiche „PDF-Formulare", „Text-Snippets" und „Portal-Flows".

PDF-Formulare

Ein PDF-Formular ist eine PDF, die Sie einmalig mit Eingabefeldern und ggf. einem Signaturfeld provisionieren – z. B. eine Vollmacht oder eine Abtretungserklärung. Dieses PDF-Formular können Sie anschließend in beliebig viele Anforderungen einbinden.

So legen Sie ein PDF-Formular an:

Schritt-für-Schritt

1. Im Bereich „PDF-Formulare" auf „Neu" klicken.
2. PDF per Drag-and-Drop oder Datei-Auswahl hochladen.
3. Felder per Drag-and-Drop platzieren: Text-, Datums-, Auswahl- und Signaturfeld.
4. Optional einzelne Seiten deaktivieren, wenn die PDF mehr Seiten enthält, als der Mandant ausfüllen soll.
5. PDF-Formular benennen und speichern – fertig zum Verwenden in beliebigen Anforderungen.

Beim Anlegen einer neuen Anforderung wählen Sie das PDF-Formular einfach aus dem Dropdown. Die Felder, Pflichtangaben und Seitenkonfiguration werden automatisch übernommen.

Text-Snippets

Text-Snippets sind kurze, wiederverwendbare Textbausteine. Sie tauchen überall dort im Editor auf, wo Sie Initialnachrichten oder Mandantennachrichten verfassen.

Im Editor tippen Sie einfach /, um das Slash-Menü zu öffnen, und wählen den passenden Snippet aus – mit Live-Suche und Tastaturnavigation.

Sinnvolle Snippets aus dem Kanzleialltag

• „Bitte Aktenzeichen Polizei nennen": einheitlicher Hinweis bei jeder Mandatsannahme.
• „Bitte folgende Dokumente hochladen…": kompakte Aufzählung der typisch benötigten Unterlagen.
• „Datenschutz-Hinweis kompakt": Kurzfassung in einer Zeile, ergänzend zum offiziellen Text.
• „Mit freundlichen Grüßen, Kanzlei XY": einheitliche Signatur in jeder Nachricht.

Portal-Flows

Portal-Flows sind die mächtigste Bausteinform: Sie kombinieren eine Initialnachricht und eine beliebige Anzahl an PDF-Formularen zu einem fertigen Set. So legen Sie z. B. eine komplette Mandatsannahme im Strafrecht oder im Verkehrsrecht in Sekunden an.

Ein Portal-Flow kann typischerweise enthalten:

• Initialnachricht: inklusive Text-Snippets und Anweisungen für den Mandanten.
• Ein oder mehrere PDF-Formulare: z. B. Vollmacht, Abtretung, Datenschutzerklärung.
• Standard-Bezeichnungen und Aktenzeichen-Schemata für die einheitliche Vergabe in der Kanzlei.

Portal-Flows in einer Anforderung anwenden

Beim Erstellen einer neuen Dokumentenanforderung wählen Sie aus einem Dropdown den gewünschten Portal-Flow aus. Initialnachricht, Dateitypen, Provisions und Signaturfelder werden automatisch übernommen.

Sie können danach jeden Portal-Flow individuell anpassen – z. B. ein zusätzliches Dokument anhängen oder die Initialnachricht spezifizieren – ohne den ursprünglichen Portal-Flow zu verändern.

Best Practices

Für den Einstieg lohnen sich folgende Bausteine, die in fast jeder Kanzlei sinnvoll sind:

• Mandatsannahme allgemein: Initialnachricht + Vollmacht + Datenschutzhinweis.
• Vollmacht (Standard): PDF-Formular als wiederverwendbares PDF mit Signaturfeld.
• Abtretungserklärung Verkehrsrecht: spezifisch für die Anforderungen der Haftpflichtversicherer.
• Erstgespräch-Fragebogen: einheitliche Datenerfassung für jeden neuen Mandanten.