Einrichtung der Dokumentenanforderung

• Eigenes Branding: Logo, Hausfarbe, Kanzleiname und Webseite werden dem Mandanten bei jedem Upload und in allen Bestätigungs-E-Mails angezeigt.
• Verifizierte Empfangs-E-Mail: Eingangs-, Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails landen genau dort, wo Sie sie für Ihre Akte brauchen.
• Standard-Dateitypen: Legen Sie zentral fest, welche Datei-Arten Mandanten standardmäßig hochladen dürfen – pro Anforderung anpassbar.
• Datenschutz-Hinweis: Mandanten erhalten beim Upload einen klaren Hinweis zur Datenverarbeitung – DSGVO-konform und einheitlich für Ihre Kanzlei.

Wo Sie die Dokumentenanforderung finden

In MaraDocs befindet sich die Dokumentenanforderung in der linken Hauptnavigation unter „Dokumentenanforderung". Innerhalb dieses Bereichs finden Sie die Tabs „Erstellen", „Verwalten", „Vorlagen" und „Einstellungen".

Beim ersten Aufruf führt MaraDocs Sie automatisch durch ein kurzes Setup. Sie können den Assistenten jederzeit später erneut aufrufen oder die Werte direkt in den Einstellungen ändern.

Branding der Mandanten-Seite

Wenn Ihre Mandanten den Upload-Link öffnen, sehen sie eine an Ihre Kanzlei angepasste Oberfläche. Auch alle E-Mails von MaraDocs verwenden Ihr Logo, Ihre Farbe und Ihren Kanzleinamen. Die Konfiguration erfolgt in den Einstellungen unter „Branding".

Logo-URL ermitteln

MaraDocs hostet keine Logos für Sie, sondern lädt Ihr Logo direkt von Ihrer Kanzlei-Webseite – so bleibt es immer aktuell und Sie haben die Kontrolle über das Bild.

Falls Sie die direkte URL Ihres Logos noch nicht kennen, können Sie diese in jedem Browser in Sekunden ermitteln:

1. Öffnen Sie Ihre Kanzlei-Webseite in Chrome, Firefox oder Safari.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihr Kanzlei-Logo.
3. Wählen Sie im Kontextmenü „Bild-Adresse kopieren" (oder „Grafikadresse kopieren").
4. Fügen Sie die kopierte URL in das Feld Logo-URL in den MaraDocs-Einstellungen ein.

Hausfarbe (Corporate Color)

Die Hausfarbe wird für Buttons, Hervorhebungen und farbige Akzente in der Mandanten-Sicht und in den E-Mails verwendet.

Sie können entweder einen Hex-Wert (z. B. „#1f3a8a") direkt eintragen oder über das Farbpicker-Symbol neben dem Eingabefeld Ihre Farbe visuell auswählen.

Kanzlei-Informationen

Diese Angaben erscheinen am Fuß der Mandanten-Seite und im Impressum-Bereich der Upload-Bestätigungen.

• Kanzleiname: wird dem Mandanten als Absender angezeigt.
• Adresse: erscheint im Footer und in den Bestätigungen.
• Webseite: verlinkt aus der Mandanten-Sicht zurück auf Ihre Kanzlei-Webseite.

Benachrichtigungen

MaraDocs informiert Sie und Ihren Mandanten automatisch über jeden relevanten Schritt – Erstellung, Eingang neuer Dateien, Erinnerungen und Antworten. Die wichtigsten Einstellungen finden Sie im Einstellungs-Tab.

Verifizierte Empfangs-E-Mail wählen

Wählen Sie die E-Mail-Adresse, an die alle Benachrichtigungen rund um Dokumentenanforderungen gesendet werden – z. B. ein Sekretariats-Postfach, das in MaraMail oder Ihrer Aktenführung weiterverarbeitet wird.

Es können nur verifizierte E-Mail-Adressen ausgewählt werden. Neue Adressen verifizieren Sie in den allgemeinen Kontoeinstellungen unter Einstellungen → Verifizierte E-Mails.

Bestätigungs-E-Mails beim Anlegen

Aktivieren Sie diese Option, wenn MaraDocs Ihnen direkt nach dem Anlegen einer Dokumentenanforderung eine Bestätigungs-E-Mail an Ihre Empfangs-Adresse senden soll. Praktisch für die Dokumentation in der Akte oder das Sekretariat.

Maximale E-Mail-Anhang-Größe

Definiert, bis zu welcher Größe MaraDocs hochgeladene Dokumente direkt als Anhang in die Benachrichtigungs-E-Mail packt. Standard sind 10 MB, das Maximum liegt bei 25 MB. Größere Dateien bleiben in MaraDocs verfügbar.

Eigenständige Mandantennachrichten

Mit dieser Option dürfen Mandanten Ihnen über das Nachrichtensystem auch ohne Datei oder unausgefülltes Formular schreiben – z. B. Rückfragen vor dem Upload. Bei Bedarf deaktivierbar.

Standard-Dateitypen

Sie geben zentral vor, welche Arten von Dateien Mandanten standardmäßig hochladen dürfen. Pro Anforderung können Sie diese Liste später erweitern oder einschränken.

• Bilder: JPG, PNG, HEIC – ideal für Handy-Fotos.
• PDFs: klassische Dokumente und unterschriebene Formulare.
• Office-Dokumente: Word, Excel, PowerPoint und vergleichbare Formate.
• Video- und Audiodateien: z. B. Sprachnachrichten oder Beweisvideos.
• E-Mails: .eml und .msg werden inklusive Anhängen aufgenommen.

Für jede einzelne Anforderung können Sie diese Standardauswahl gezielt erweitern oder reduzieren – etwa, wenn Sie nur eine bestimmte unterschriebene PDF erwarten.

Datenschutz-Hinweis für Mandanten

Beim Upload erhält der Mandant einen klaren Hinweis dazu, was mit seinen Daten passiert. So bleiben Sie DSGVO-konform und schaffen Vertrauen.

MaraDocs liefert eine sinnvolle deutsche Standardvorlage mit. Sie können den Text in den Einstellungen jederzeit anpassen, etwa auf den Wortlaut Ihrer Datenschutzerklärung abstimmen oder zusätzliche Sprachen pflegen.

Hinweis: Der Datenschutz-Text dient ausschließlich der Information des Mandanten – es wird keine zusätzliche Einwilligung erhoben, da der Upload selbst Teil des Mandatsverhältnisses ist. Bitte prüfen Sie die datenschutzrechtlichen Anforderungen in eigener Verantwort. Die Maramia GmbH biete den Entwurf aus reinem Service-Gedanken an, leistet aber keine Rechtsberatung oder stellt rechtsverbindlich Auskünfte zur Verfügung.