Eine Dokumentenanforderung erstellen und verwalten

• Schnell angelegt: Pflichtangaben sind nur Mandantenname und – falls automatisch verschickt werden soll – die Mandanten-E-Mail.
• PDF-Formulare provisionieren: Beliebige PDFs in Sekunden mit Text-, Datums-, Auswahl- und Signaturfeldern versehen.
• Erinnerungen automatisiert: Mandant wird nach X Tagen genau einmal automatisch an die Anforderung erinnert.
• Direkter MaraDocs-Workflow: Eingehende Dateien sind sofort verarbeitet, virusgeprüft und in MaraDocs bereit zur Bearbeitung.

Schritt 1: „Erstellen" aufrufen

Wechseln Sie in MaraDocs auf „Dokumentenanforderung" und wählen Sie im oberen Sub-Tab „Erstellen". Hier öffnet sich die Maske für eine neue Anforderung.

Sie können jederzeit eine bestehende Vorlage auswählen, um die meisten Felder automatisch vorauszufüllen – siehe Seite „Dokumentenanforderung – Vorlagen".

Schritt 2: Mandantendaten

Geben Sie die wichtigsten Daten zu Ihrem Mandanten ein. Pflichtfeld ist der Name, alle weiteren Angaben sind optional, machen die Verwaltung aber deutlich komfortabler.

Diese Felder können Sie ausfüllen

• Mandantenname: wird im Sekretariat, in den E-Mails und in der Verwaltung angezeigt.
• E-Mail-Adresse: erforderlich, wenn MaraDocs den Einladungs-Link automatisch versenden soll.
• Sprache: bestimmt die Sprache der Mandanten-Sicht und der automatischen E-Mails (DE / EN u. a.).
• Aktenzeichen / Custom Identifier: Ihr internes Aktenzeichen, das in jeder E-Mail und im Verwaltungs-Bereich mitgeführt wird.

Schritt 3: Initialnachricht mit Snippet-Slash-Feature

Schreiben Sie eine kurze Nachricht für Ihren Mandanten – z. B. welche Unterlagen Sie benötigen, welche Angaben er ergänzen soll oder was er bei der Unterzeichnung beachten muss. Diese Nachricht erscheint direkt unter der Anforderung.

Tippen Sie an beliebiger Stelle /, um aus Ihrer Snippet-Bibliothek einen vorgefertigten Textbaustein einzufügen – ideal für wiederkehrende Formulierungen wie Aktenzeichen-Erläuterungen oder Datenschutz-Hinweise.

Schritt 4: Erlaubte Dateitypen

Standardmäßig gelten die in den Einstellungen hinterlegten Datei-Arten. Pro Anforderung können Sie die Auswahl gezielt einschränken oder erweitern – z. B. wenn Sie ausschließlich eine unterschriebene PDF erwarten.

Tipp: Bei spezifischen Formularen ist es oft sinnvoll, die Auswahl auf PDF zu reduzieren, damit der Mandant nicht versehentlich ein Foto hochlädt.

Schritt 5: PDF-Formulare provisionieren

Sie können jeder Anforderung beliebige PDFs hinzufügen, die Ihr Mandant ausfüllen oder unterschreiben soll. Dafür legen Sie per Drag-and-Drop Felder direkt auf die PDF-Seiten – ohne den Inhalt der PDF zu verändern.

Verfügbare Feldtypen

• Textfeld: einzeilige oder mehrzeilige Eingabe (z. B. Name, Adresse).
• Datumsfeld: Datumsauswahl mit korrektem Format.
• Auswahl-/Ankreuzfeld: Checkbox oder Optionsschalter für Ja/Nein bzw. mehrere Optionen.
• Signaturfeld: Mandant unterschreibt direkt am PC oder per Touch am Smartphone.

Einzelne Seiten können deaktiviert werden, falls die PDF mehr Seiten enthält, als der Mandant ausfüllen soll. Die Seiten bleiben sichtbar, lassen sich aber nicht bearbeiten.

Schritt 6: Erinnerung aktivieren

Mit einem Klick aktivieren Sie eine automatische Erinnerung. Sie geben die Anzahl der Tage an, nach denen MaraDocs den Mandanten genau einmal an die offene Anforderung erinnert.

Hat der Mandant in dieser Zeit bereits hochgeladen oder unterschrieben, wird keine Erinnerung verschickt. Es gibt bewusst nur eine einzige Erinnerung, um Mandanten nicht zu drängen.

Schritt 7: Versand des Einladungs-Links

Sie haben zwei Möglichkeiten, dem Mandanten den Zugang zur Anforderung zu geben:

• MaraDocs verschickt automatisch: Wenn Sie die Mandanten-E-Mail eingegeben haben, sendet MaraDocs eine professionelle Einladungs-E-Mail mit Ihrem Branding.
• Link manuell teilen: Sie kopieren den Link aus MaraDocs und versenden ihn selbst per E-Mail, Messenger oder reichen ihn persönlich aus.

Anforderungen verwalten

Im Sub-Tab „Verwalten" sehen Sie alle laufenden, abgeschlossenen und archivierten Dokumentenanforderungen Ihrer Kanzlei in einer Übersicht.

Übersichts-Liste

Die Liste zeigt pro Anforderung Mandantenname, Aktenzeichen, Status und letzte Aktivität. Mit einem Klick öffnen Sie die Detailseite. Filter und Volltextsuche helfen, in größeren Kanzleien gezielt nach einer bestimmten Akte zu suchen.

Detailseite einer Anforderung

Auf der Detailseite sehen Sie sämtliche Dateien, alle Provisions (also die einzelnen Aufgaben für den Mandanten), den Status sowie die komplette Kommunikationshistorie. Sie können hier weitere Provisions nachreichen, die Anforderung archivieren oder den Link erneut versenden.

Vollständiges Nachrichtensystem

Sie und Ihr Mandant können sich direkt im Kontext der Anforderung Nachrichten schreiben. Jede Nachricht löst – je nach Empfänger – eine entsprechende E-Mail-Benachrichtigung aus, die im Sekretariat ankommt.

E-Mail-Benachrichtigungen

Bei jedem Eingang neuer Dateien oder Nachrichten erhalten Sie eine E-Mail mit allen Eckdaten und – falls die Anhang-Größe es erlaubt – den Dateien direkt im Mailpostfach. So kann das Sekretariat Vorgänge bequem in der Akte ablegen.

Link wiederverwenden

Auf Wunsch lassen sich Anforderungs-Links wiederverwenden – z. B. für Mandate, in denen über einen längeren Zeitraum Dokumente nachgereicht werden. Andernfalls verfällt der Link nach erfolgreicher Bearbeitung automatisch.

Direkt in MaraDocs öffnen

Hochgeladene Dateien lassen sich aus der Anforderung mit einem Klick in MaraDocs öffnen – etwa um eine PDF zu kombinieren, Seiten zu drehen, Formulare auszufüllen oder Dateien direkt in die Akte zu übernehmen.

Was passiert nach dem Upload?

Jede Datei, die ein Mandant hochlädt, durchläuft automatisch einen mehrstufigen MaraDocs-Workflow, bevor sie Ihnen angezeigt wird:

• Virencheck: Jede Datei wird mit ClamAV und zusätzlichen Sicherheitsregeln geprüft – inklusive Schutz vor PNG-Bomben.
• PDF-Verkleinerung: Große PDFs werden komprimiert, ohne sichtbaren Qualitätsverlust.
• Dokumentenextraktion: Aus Foto-Aufnahmen werden saubere Dokumente automatisch ausgeschnitten und gerade gerichtet.
• Texterkennung (OCR): Bilder und PDFs werden in durchsuchbare PDFs überführt.
• HEIC-Konvertierung: Handy-Fotos im HEIC-Format werden automatisch in das gewohnte JPG umgewandelt.

Mandanten-Sicht

Ihr Mandant öffnet den Link am Smartphone oder PC, sieht Ihr Branding und kann mit wenigen Klicks Dateien hochladen, Felder ausfüllen oder das Signaturfeld unterzeichnen. Es ist keine Anmeldung und keine App erforderlich.