Dokumentforespørsel i MaraDocs – Be om dokumenter fra klienter på en enkel måte

Klienter sender vanligvis dokumenter via e-post – som HEIC-foto fra iPhone, som uskarp skanning eller ikke i det hele tatt fordi det mangler et passende skjema. Fullmakter, overdragelseserklæringer og andre dokumenter som skal signeres sendes fortsatt via post eller som håndskrevne kopierte PDF-er frem og tilbake. Dette tar tid, er utsatt for feil og tilsvarer ikke lenger det et moderne advokatfirma ønsker å tilby sine klienter.

Med den nye dokumentforespørselen i MaraDocs forsvinner dette mediebruddet. Du oppretter en klientlenke med få klikk, definerer hvilke filer du trenger og hvilke skjemaer som skal signeres – og klienten din gjør alt direkte i nettleseren, på smarttelefon eller PC. Alle dokumenter havner automatisk optimalisert, viruskontrollert og som søkbar PDF i ditt MaraDocs-område og på forespørsel direkte i din e-postboks.

Hva er dokumentforespørselen?

OVERSIKT

Dokumentforespørselen er det nye filgrensesnittet mellom advokatfirma og klient. I stedet for å samle dokumenter via e-postvedlegg, postsendinger eller skylenker, oppretter du i MaraDocs en forespørsel som klienten betjener via en sikker lenke. Der ser han meldingen din, laster opp de ønskede filene, fyller ut skjemaer og signerer – alt i én samlet prosess.

I bakgrunnen tar MaraDocs seg av resten: Bilder blir til søkbare PDF-er, store skanninger blir komprimert, alle filer blir sjekket for virus. Så snart klienten er ferdig, får du en bekreftelse via e-post og mottar alle resultatene direkte via e-post eller i ditt MaraDocs-område klart til videre behandling i MaraDocs.

Funksjonene i detalj

FUNKSJONER

Dokumentforespørselen ble utviklet sammen med advokatfirmaer fra ulike rettsområder. Resultatet er et verktøy som dekker alle typiske trinn fra første klientkontakt til ferdig signert fullmakt – uten tilleggsprogramvare og uten mediebrudd.

Be om dokumenter fra klienter

Du oppretter en ny dokumentforespørsel i MaraDocs og får umiddelbart en unik klientlenke. Denne kan du overlevere til klienten personlig, sende den selv via e-post – eller MaraDocs tar seg av det automatisk for deg så snart du legger inn klientens e-postadresse. Klienten åpner lenken på hvilken som helst enhet, ser din personlige melding og kan med få klikk laste opp bilder, skanninger og PDF-er. De tillatte filtypene er konfigurerbare per forespørsel.

La eksisterende PDF-er fylles ut

Har du en fullmakt, en overdragelseserklæring eller et registreringsskjema som PDF? Last det opp én gang i MaraDocs og plasser ved hjelp av dra-og-slipp tekstfelt, datofelt, valgfelt og signaturfelt direkte på PDF-sidene. Dette betyr at du uten vår hjelp kan opprette hvilken som helst eksisterende skjemaer fra dine allerede eksisterende og kjente PDF-dokumenter på sekunder. Klienten åpner skjemaet i nettleseren, fyller ut feltene og signerer enten med finger på smarttelefonen eller med en tastet signatur. Du mottar deretter en fullstendig utfylt, ferdig signert PDF tilbake – klar for arkivet.

Dokument- og skjemamaler for gjenbruk

Hvert PDF-skjema du én gang har utstyrt med felter, kan lagres som dokumentmal. Ved neste forespørsel velger du bare malen og den er med alle felter og signaturområder umiddelbart klar til bruk. En sentral malforvaltning per advokatfirma sørger for at alle medarbeidere har tilgang til samme versjon – inkludert muligheten til å deaktivere enkelte sider avhengig av mandat.

Tekst-snippets med skråstrek-funksjonen

Den som sender lignende tekstblokker til klienter gang på gang, kjenner det: Hver gang formulere på nytt eller omstendelig kopiere fra gamle dokumenter. I MaraDocs lagrer du ofte brukte tekster enkelt som snippet. I meldingsredigereren er det nok å taste en skråstrek (/) for å hente opp et utvalg av snippets og sette dem inn med ett klikk. Slik oppstår ensartede klientmeldinger på sekunder – ideelt for standardforespørsler som "Vennligst send oss legitimasjonen din", vedleggslister eller personvernhenvisninger.

Opprettelsesmaler – tekst og filer kombinert

Opprettelsesmaler er det beste verktøyet når en prosess gjentar seg gang på gang. En opprettelsesmal samler en innledende melding til klienten og et hvilket som helst antall dokumentmaler til én enkelt konfigurasjon. Slik oppretter for eksempel et advokatfirma en mal "Nytt mandat trafikkrett", som ved opprettelse av en forespørsel automatisk legger inn den riktige klientmeldingen og klargjør alle nødvendige skjemaer.

Komplett meldingssystem mellom advokatfirma og klient

I stedet for oppfølgingsspørsmål via ekstra e-poster, går alle meldinger direkte i forespørselen. Du ser om klienten allerede har åpnet lenken og lest meldingene dine, og kan når som helst sende ytterligere informasjon eller tips. Også klienten kan sende deg meldinger – for eksempel forklaringer til opplastede filer eller et oppfølgingsspørsmål om et skjema. Alt er pent dokumentert, sortert etter avsender og tidspunkt. Via de respektive bekreftelse- og varsel-e-postene kan du også ta med meldingene i din advokatprogramvare og slik dokumentere hele samtalen i advokatprogramvaren din.

Påminnelsesfunksjon

Reagerer klienten ikke? Aktiver påminnelsen, og MaraDocs sender etter en av deg fastsatt tid (for eksempel tre dager) automatisk en vennlig påminnelses-e-post. Naturligvis bare én gang, slik at klienten ikke overveldes med påminnelser. Slik blir ikke åpne saker liggende, uten at du selv må føre en gjenopptakelse.

MaraDocs sender e-postene til klienten

Så snart du legger inn en e-postadresse til klienten, tar MaraDocs over e-postutsendelsen – helt i look-and-feel til ditt advokatfirma (logo, farger, adresse, svaradresse). Klienten mottar en invitasjons-e-post med opplastingslenken, valgfrie påminnelser og en bekreftelse så snart advokatfirmaet har mottatt dokumentene hans. Vil du heller sende lenken selv via e-post? Dokumentopplastingslenken kopierer du med ett klikk til utklippstavlen og limer den inn i e-posten din.

Varsling om alle prosesser via e-post

Du som advokatfirma blir informert via e-post om alle relevante trinn: Bekreftelse ved opprettelse av en forespørsel (med lenken for arkivet), mottak av nye filer fra klienten, fullføring av prosessen, meldinger om utløpte prosesser og feilmeldinger (for eksempel hvis en fil ikke kunne behandles). Alle viktige bekreftelser er dermed dokumentert i postkassen din og kan tas direkte til arkivet.

Automatisk behandling gjennom MaraDocs – viruskontroll, PDF-reduksjon, OCR

Hver fil som klienten laster opp, går automatisk gjennom den velprøvde MaraDocs-behandlingen:

• Virusskanner sjekker hver fil før overlevering til advokatfirmaet
• PDF-komprimering reduserer store skanninger uten å svekke lesbarhet
• Dokumentekstraksjon gjenkjenner automatisk dokumenter i iPhone-bilder – selv om klienten bare har fotografert dokumentet omtrentlig
• Tekstgjenkjenning (OCR) gjør alle bilder og PDF-er søkbare
• HEIC-konvertering konverterer iPhone-bilder pålitelig til PDF

Slik mottar du ikke det klienten sendte, men det du faktisk trenger i arkivet.

Åpne direkte i MaraDocs eller motta via e-post

Resultatene av en forespørsel kan du umiddelbart åpne i MaraDocs og bearbeide videre der – kombinere, splitte, rotere, annotere. I tillegg mottar du de ferdig behandlede filene via e-post (forutsatt at størrelsen tillater det), slik at du kan ta dem umiddelbart inn i din advokatprogramvare eller videresende dem – uten ekstra trinn.

Gjenbrukbare lenker for klienter

Hvis et mandat varer lenger og du må be om enkelte dokumenter om igjen, kan du gjenbruke en eksisterende forespørsel. Klienten bruker samme lenke som tidligere, laster opp nye dokumenter eller signerer tilleggsskjemaer – og alt blir pent samlet i samme prosess. Den som heller vil avslutte prosessen, arkiverer den med ett klikk.

Også video-, lyd- og Office-filer

Som standard aksepterer dokumentforespørselen bilder og PDF-er. På forespørsel kan du per advokatfirma eller per forespørsel aktivere flere filtyper: Office-filer (Word, Excel, PowerPoint), video- og lydfiler (for eksempel for bevismidler i straffesaker eller lydopptak for arkivføring). Også disse filene blir viruskontrollert, lagret i originalkvalitet og står direkte tilgjengelig i MaraDocs.

Brukseksempler fra praksis

PRAKSIS

Eksempel 1: Mandatopptak i straffesaker

Et strafferettsfirma tar jevnlig imot nye mandater – og trenger dermed alltid den samme informasjonen: fullstendig adresse til klienten, saksnummer fra politiet, telefonnummer, samt en signert fullmakt. I tillegg kommer henvisningen til personvernerklæringen.

Med dokumentforespørselen oppretter advokatfirmaet én gang en opprettelsesmal "Mandatopptak strafferett". Denne inneholder:

• en innledende melding til klienten som spør om all nødvendig informasjon (adresse, saksnummer politi, telefonnummer, saksbeskrivelse)
• personvernerklæringen som informasjons-PDF (til lesing, uten felter)
• fullmakten som utfyllbar PDF med forberedt signaturfelt

Ved hvert nytt mandat velger advokatfirmaet denne malen og legger inn – hvis tilgjengelig – klientens e-postadresse. MaraDocs informerer klienten automatisk. Hvis det ikke foreligger e-postadresse (for eksempel fordi første samtale skjedde på telefon), kopierer advokaten lenken selv til en e-post og sender den via WhatsApp.

Klienten åpner lenken på smarttelefonen, besvarer spørsmålene, laster opp eventuelle dokumenter og signerer fullmakten direkte med fingeren. Advokatfirmaet mottar få minutter senere den ferdige PDF-fullmakten og alle andre dokumenter via e-post – sammen med bekreftelse for arkivet.

Eksempel 2: Trafikkrett – overdragelseserklæring til ansvarsforsikring

Et trafikkrettsfirma må kortsiktig overlevere en av klienten signert overdragelseserklæring til ansvarsforsikringen. Skjemaet har forsikringen sendt som PDF - i en PDF med innledende brev på første side.

På få sekunder er forespørselen opprettet:

1. Hele PDF-en fra forsikringen legges direkte til i en ny dokumentforespørsel i MaraDocs
2. Felter for personlige data plasseres ved hjelp av dra-og-slipp
3. Signaturfelt settes inn på det tiltenkte stedet
4. Første side deaktiveres med ett klikk (brevet)
5. Påminnelse aktiveres (etter 3 dager)
6. Fullføre og sende forespørsel

En ny dokumentforespørsel med et hvilket som helst PDF-skjema er altså opprettet med få klikk. Klienten mottar e-posten med lenken og kan fylle ut og signere skjemaet på mobil eller PC direkte. Reagerer han ikke, blir han automatisk påminnet én gang etter tre dager. Advokatfirmaet mottar den ferdige PDF-en tilbake – klar for videresending til forsikringen, slik at skadesakene fortsetter i tide.

Personvern og behandling i Europa

SIKKERHET

Som med alle MaraDocs-funksjoner tar vi personvern og konfidensialitet veldig alvorlig. Derfor behandler også dokumentforespørselen alle filer utelukkende på MaraDocs egne servere i Europa – uten utsetting til tredjeparter utenfor EU.

• Fullstendig kryptering av filene på sikret lagring
• Kryptert lagring også av sensitive felter som klientnavn, e-post, saksnummer, skjemainnhold og signaturer i databasen
• Automatisk sletting senest etter 20 dager (eller tidligere, hvis advokatfirmaet manuelt avslutter eller arkiverer prosessen)
• GDPR-konform behandling og oppfyllelse av advokatens taushetsplikt
• DPA (databehandleravtale) tilgjengelig

Inkludert i MaraDocs-lisensprisen – uten ekstrakostnader

Dokumentforespørselen er fullstendig del av alle MaraDocs-lisenser – du kan bruke funksjonen umiddelbart uten ytterligere bestilling. Det påløper ingen ekstra lisens-, forespørsels- eller forsendelseskostnader. Behandlingen av opplastede filer blir som vanlig regnet mot din eksisterende behandlingskontingent (fair-use-prinsipp).

Se funksjoner →

Intelligent dokumentbehandling med MaraDocs

Med MaraDocs gjør du e-postvedlegg fra klientene dine til perfekte skanninger etterpå. Beskjær, retten opp, slå sammen, tekstgjenkjenning og mye mer.

Start gratis nå

Konklusjon – MaraDocs som filgrensesnitt mellom advokatfirma og klient

MaraDocs utvikler seg fra et verktøy for PDF- og bildebehandling til et omfattende filgrensesnitt mellom advokatfirma og klient. Med MaraMail ble mottaket av klient-e-poster automatisert, med PDF-annotering ble behandlingen i advokatfirmaet akselerert – og med dokumentforespørselen lukkes nå sirkelen: Også forespørsel og signering av dokumenter skjer digitalt, sikkert og i enhetlig look-and-feel til ditt advokatfirma.

For advokatfirmaet betyr dette en målbar effektivitetsgevinst: Mindre e-post-pingpong, ingen manuell konvertering av HEIC-bilder, ingen utskrift-signering-skanning-tilbakesending. For klienten er det en klart mer behagelig kontakt med advokatfirmaet – ren, moderne og uten installerte apper. Og for IT-sikkerheten til ditt advokatfirma er det en gevinst: Kryptert lagring i Europa, automatisk sletting, og viktigst: viruskontroll for hver fil.

Vi utvikler MaraDocs kontinuerlig sammen med advokatfirmaer og ser frem til din tilbakemelding om den nye dokumentforespørselen.

Kom i gang nå

Dokumentforespørselen er tilgjengelig for alle MaraDocs-brukere fra nå av:

1. Logg inn på MaraDocs eller registrer deg gratis
2. Åpne dokumentforespørsel og opprett din første forespørsel
3. Valgfritt: Opprett PDF-maler og opprettelsesmaler for gjentakende prosesser

Ved spørsmål når du oss når som helst på: info@maradocs.io