Richiesta documenti in MaraDocs – Richiedere documenti ai clienti in modo semplice

I clienti inviano solitamente i documenti via e-mail – come foto HEIC dall'iPhone, come scansioni mosse o addirittura non li inviano affatto perché manca il modulo appropriato. Procure, dichiarazioni di cessione e altri documenti da firmare continuano a essere inviati per posta o come PDF copiati a mano. Questo richiede tempo, è soggetto a errori e non corrisponde più a ciò che uno studio legale moderno desidera offrire ai propri clienti.

Con la nuova richiesta documenti in MaraDocs questa discontinuità scompare. Create in pochi clic un link per il cliente, definite quali file vi servono e quali moduli devono essere firmati – e il vostro cliente completa tutto direttamente nel browser, su smartphone o PC. Tutti i documenti arrivano automaticamente ottimizzati, controllati per virus e come PDF ricercabile nella vostra area MaraDocs e, se desiderato, direttamente nella vostra casella e-mail.

Cos'è la richiesta documenti?

PANORAMICA

La richiesta documenti è la nuova interfaccia file tra studio legale e cliente. Invece di raccogliere documenti tramite allegati e-mail, invii postali o link cloud, create in MaraDocs una richiesta che il cliente gestisce tramite un link sicuro. Lì vede il vostro messaggio, carica i file desiderati, compila i moduli e firma – tutto in un'unica procedura.

In background MaraDocs si occupa del resto: le immagini vengono trasformate in PDF ricercabili, le scansioni grandi vengono compresse, tutti i file vengono controllati per virus. Non appena il cliente ha terminato, ricevete una conferma via e-mail e ottenete tutti i risultati direttamente via e-mail o nella vostra area MaraDocs pronti per l'ulteriore elaborazione in MaraDocs.

Le funzioni nel dettaglio

FUNZIONALITÀ

La richiesta documenti è stata sviluppata insieme a studi legali di diverse aree del diritto. Il risultato è uno strumento che copre tutti i passaggi tipici dal primo contatto con il cliente fino alla procura completamente firmata – senza software aggiuntivo e senza discontinuità.

Richiedere documenti ai clienti

Create in MaraDocs una nuova richiesta documenti e ricevete immediatamente un link univoco per il cliente. Potete consegnare questo link personalmente al cliente, inviarlo voi stessi via e-mail – oppure MaraDocs lo fa automaticamente per voi, non appena inserite l'indirizzo e-mail del cliente. Il cliente apre il link su qualsiasi dispositivo, vede il vostro messaggio personale e può caricare immagini, scansioni e PDF con pochi clic. I tipi di file consentiti sono configurabili per ogni richiesta.

Far compilare PDF esistenti

Avete una procura, una dichiarazione di cessione o un modulo di registrazione come PDF? Caricatelo una volta in MaraDocs e posizionate tramite drag-and-drop campi di testo, campi data, campi di selezione e campi firma direttamente sulle pagine PDF. Questo significa che senza il nostro aiuto potete creare in pochi secondi qualsiasi modulo esistente dai vostri documenti PDF già disponibili e familiari. Il cliente apre il modulo nel browser, compila i campi e firma con il dito sullo smartphone o con una firma digitata. Ricevete quindi un PDF completamente compilato e firmato – pronto per il fascicolo.

Modelli di documenti e moduli per il riutilizzo

Ogni modulo PDF che avete dotato di campi può essere salvato come modello di documento. Alla prossima richiesta selezionate semplicemente il modello ed è immediatamente pronto all'uso con tutti i campi e le aree di firma. Una gestione centralizzata dei modelli per studio legale garantisce che tutti i collaboratori accedano allo stesso stato – inclusa la possibilità di disattivare singole pagine a seconda del mandato.

Snippet di testo con la funzione slash

Chi invia sempre testi simili ai clienti lo sa: ogni volta bisogna formulare da zero o copiare in modo scomodo da vecchi documenti. In MaraDocs salvate semplicemente i testi utilizzati frequentemente come snippet. Nell'editor dei messaggi basta digitare una barra (/) per richiamare una selezione dei vostri snippet e inserirli con un clic. Così nascono messaggi ai clienti uniformi in pochi secondi – ideale per richieste standard come "La preghiamo di inviarci la sua carta d'identità", elenchi di allegati o note sulla privacy.

Modelli di creazione – testo e file combinati

I modelli di creazione sono lo strumento ideale quando una procedura si ripete sempre allo stesso modo. Un modello di creazione raggruppa un messaggio iniziale al cliente e un numero qualsiasi di modelli di documenti in un'unica configurazione. Così uno studio legale crea ad esempio un modello "Nuovo mandato diritto della circolazione stradale" che, durante la creazione di una richiesta, inserisce automaticamente il messaggio corretto al cliente e predispone tutti i moduli necessari.

Sistema di messaggistica completo tra studio legale e cliente

Invece di domande tramite e-mail aggiuntive, tutti i messaggi vengono gestiti direttamente nella richiesta. Vedete se il cliente ha già aperto il link e letto i vostri messaggi, e potete sempre inviare ulteriori informazioni o suggerimenti. Anche il cliente può inviarvi messaggi – ad esempio spiegazioni sui file caricati o una domanda su un modulo. Tutto è accuratamente documentato, ordinato per mittente e momento. Tramite le rispettive e-mail di conferma e notifica potete anche trasferire i messaggi nel vostro software dello studio legale e così documentare l'intera conversazione nel vostro software dello studio legale.

Funzione promemoria

Il cliente non risponde? Attivate il promemoria e MaraDocs invia automaticamente dopo un tempo da voi stabilito (ad esempio tre giorni) una gentile e-mail di promemoria. Naturalmente solo una volta, affinché il cliente non venga sommerso di promemoria. Così le pratiche aperte non rimangono indietro, senza che dobbiate gestire voi stessi un sistema di reminder.

MaraDocs invia le e-mail al cliente

Non appena inserite un indirizzo e-mail per il cliente, MaraDocs si occupa dell'invio e-mail – completamente nel look-and-feel del vostro studio legale (logo, colori, indirizzo, indirizzo di risposta). Il cliente riceve un'e-mail di invito con il link di upload, promemoria opzionali e una conferma non appena lo studio legale ha ricevuto i suoi documenti. Preferite inviare il link voi stessi via e-mail? Copiate il link di upload documenti negli appunti con un clic e inseritelo nella vostra e-mail.

Notifica di tutte le operazioni via e-mail

Voi come studio legale venite informati via e-mail di tutti i passaggi rilevanti: conferma durante la creazione di una richiesta (con il link per il fascicolo), arrivo di nuovi file del cliente, completamento della pratica, avvisi su pratiche scadute e messaggi di errore (ad esempio se un file non ha potuto essere elaborato). Tutte le conferme importanti sono così documentate nella vostra casella di posta e possono essere prese direttamente per il fascicolo.

Elaborazione automatica tramite MaraDocs – controllo antivirus, riduzione PDF, OCR

Ogni file che il cliente carica passa automaticamente attraverso l'elaborazione collaudata di MaraDocs:

• Scanner antivirus controlla ogni file prima della consegna allo studio legale
• Compressione PDF riduce le scansioni grandi senza compromettere la leggibilità
• Estrazione documenti riconosce automaticamente i documenti nelle foto iPhone – anche se il cliente ha fotografato il documento solo approssimativamente
• Riconoscimento testo (OCR) rende tutte le immagini e i PDF ricercabili
• Conversione HEIC converte in modo affidabile le immagini iPhone in PDF

Così ricevete non ciò che il cliente ha inviato, ma ciò di cui avete effettivamente bisogno nel fascicolo.

Aprire direttamente in MaraDocs o ricevere via e-mail

I risultati di una richiesta potete aprirli immediatamente in MaraDocs e continuare a elaborarli lì – combinare, dividere, ruotare, annotare. Inoltre ricevete i file completamente elaborati via e-mail (se le dimensioni lo consentono), così potete trasferirli immediatamente nel vostro software dello studio legale o inoltrarli – senza passaggi aggiuntivi.

Link riutilizzabili per i clienti

Se un mandato dura più a lungo e dovete richiedere sempre singoli documenti, potete riutilizzare una richiesta esistente. Il cliente utilizza lo stesso link di prima, carica nuovi documenti o firma moduli aggiuntivi – e tutto rimane accuratamente raggruppato nella stessa pratica. Chi preferisce concludere la pratica, la archivia con un clic.

Anche file video, audio e Office

Per impostazione predefinita la richiesta documenti accetta immagini e PDF. Su richiesta potete abilitare per studio legale o per richiesta ulteriori tipi di file: file Office (Word, Excel, PowerPoint), file video e audio (ad esempio per prove nel diritto penale o registrazioni audio per la gestione del fascicolo). Anche questi file vengono controllati per virus, salvati in qualità originale e sono disponibili direttamente in MaraDocs.

Esempi di applicazione dalla pratica

PRATICA

Esempio 1: Accettazione del mandato nel diritto penale

Uno studio legale penalista accetta regolarmente nuovi mandati – e necessita sempre delle stesse informazioni: indirizzo completo del cliente, numero di riferimento della polizia, numero di telefono, nonché una procura firmata. Inoltre c'è l'avviso sull'informativa sulla privacy.

Con la richiesta documenti lo studio legale crea una tantum un modello di creazione "Accettazione mandato diritto penale". Questo contiene:

• un messaggio iniziale al cliente che richiede tutte le informazioni necessarie (indirizzo, numero di riferimento polizia, numero di telefono, fatto)
• l'informativa sulla privacy come PDF informativo (da leggere, senza campi)
• la procura come PDF compilabile con campo firma predisposto

Per ogni nuovo mandato lo studio legale seleziona questo modello e inserisce – se disponibile – l'indirizzo e-mail del cliente. MaraDocs informa automaticamente il cliente. Se non è disponibile un indirizzo e-mail (ad esempio perché il primo colloquio è avvenuto telefonicamente), l'avvocato copia semplicemente il link e lo invia via WhatsApp.

Il cliente apre il link sullo smartphone, risponde alle domande, carica eventuali documenti e firma la procura direttamente con il dito. Lo studio legale riceve pochi minuti dopo il PDF della procura completato e tutti gli altri documenti via e-mail – con conferma per il fascicolo.

Esempio 2: Diritto della circolazione stradale – dichiarazione di cessione all'assicurazione di responsabilità civile

Uno studio legale specializzato in diritto della circolazione stradale deve trasmettere rapidamente all'assicurazione di responsabilità civile una dichiarazione di cessione firmata dal cliente. L'assicurazione ha inviato il modulo come PDF - in un PDF con lettera di accompagnamento sulla prima pagina.

In pochi secondi la richiesta è creata:

1. Intero PDF dell'assicurazione direttamente in una nuova richiesta documenti in MaraDocs
2. Posizionare campi per dati personali tramite drag-and-drop
3. Inserire campo firma nel punto previsto
4. Disattivare prima pagina con un clic (lettera di accompagnamento)
5. Attivare promemoria (dopo 3 giorni)
6. Completare e inviare richiesta

Una nuova richiesta documenti con un qualsiasi modulo PDF è quindi creata con pochi clic. Il cliente riceve l'e-mail con il link e può compilare e firmare il modulo direttamente su cellulare o PC. Se non risponde, viene automaticamente ricordato una volta dopo tre giorni. Lo studio legale riceve il PDF completato – pronto per l'inoltro all'assicurazione, in modo che il caso di danno possa proseguire tempestivamente.

Protezione dei dati e elaborazione in Europa

SICUREZZA

Come per tutte le funzionalità di MaraDocs, prendiamo molto sul serio la protezione dei dati e la riservatezza. Per questo anche la richiesta documenti elabora tutti i file esclusivamente sui server proprietari di MaraDocs in Europa – senza esternalizzazione a fornitori terzi al di fuori dell'UE.

• Crittografia completa dei file su storage protetto
• Archiviazione crittografata anche dei campi sensibili come nome cliente, e-mail, numero di riferimento, contenuti moduli e firme nel database
• Cancellazione automatica al più tardi dopo 20 giorni (o prima, se lo studio legale conclude manualmente la pratica o la archivia)
• Elaborazione conforme al GDPR e adempimento dell'obbligo di riservatezza professionale secondo § 43e BRAO
• AVV (Contratto di elaborazione dati) disponibile

Incluso nel prezzo della licenza MaraDocs – senza costi aggiuntivi

La richiesta documenti è parte integrante di tutte le licenze MaraDocs – potete utilizzare immediatamente la funzionalità senza ulteriori prenotazioni. Non ci sono costi aggiuntivi di licenza, richiesta o invio. L'elaborazione dei file caricati viene addebitata come di consueto sul vostro contingente di elaborazione esistente (principio Fair-Use).

Visualizza le funzioni →

Elaborazione intelligente dei documenti con MaraDocs

Con MaraDocs, trasformate retroattivamente gli allegati e-mail dei vostri clienti in scansioni perfette. Ritaglio, raddrizzamento, unione, riconoscimento del testo e molto altro.

Inizia gratuitamente ora

Conclusione – MaraDocs come interfaccia file tra studio legale e cliente

MaraDocs si sta sviluppando da uno strumento per l'elaborazione di PDF e immagini a un'interfaccia file completa tra studio legale e cliente. Con MaraMail è stato automatizzato l'arrivo delle e-mail dei clienti, con l'annotazione PDF è stata accelerata l'elaborazione nello studio legale – e con la richiesta documenti ora il cerchio si chiude: anche il richiedere e far firmare documenti avviene in modo digitale, sicuro e nel look-and-feel uniforme del vostro studio legale.

Per lo studio legale questo significa un guadagno di efficienza misurabile: meno scambio di e-mail, nessuna conversione manuale di immagini HEIC, nessun stampare-firmare-scansionare-reinviare. Per il cliente è un contatto decisamente più piacevole con lo studio legale – pulito, moderno e senza app installate. E per la sicurezza IT del vostro studio legale è un vantaggio: archiviazione crittografata in Europa, cancellazione automatica, e soprattutto: controllo antivirus per ogni file.

Sviluppiamo MaraDocs continuamente insieme agli studi legali e siamo lieti di ricevere il vostro feedback sulla nuova richiesta documenti.

Iniziare ora

La richiesta documenti è disponibile per tutti gli utenti MaraDocs da subito:

1. Accedere a MaraDocs o registrarsi gratuitamente
2. Aprire Richiesta documenti e creare la vostra prima richiesta
3. Opzionale: creare modelli PDF e modelli di creazione per procedure ricorrenti

Per domande potete contattarci in qualsiasi momento: info@maradocs.io