Zarządzanie dokumentami w MaraDocs – proste zbieranie dokumentów od klientów

Klienci zazwyczaj przesyłają dokumenty e-mailem – jako zdjęcie HEIC z iPhone'a, nieostry skan lub wcale, bo brakuje odpowiedniego formularza. Pełnomocnictwa, oświadczenia o cesji i inne dokumenty do podpisania są nadal przesyłane pocztą lub jako odręcznie skopiowane pliki PDF. To kosztuje czas, jest podatne na błędy i nie odpowiada już temu, co nowoczesna kancelaria chce zaoferować swoim klientom.

Dzięki nowemu zarządzaniu dokumentami w MaraDocs ten problem znika. W kilku kliknięciach tworzysz link dla klienta, określasz, jakie pliki potrzebujesz i które formularze mają być podpisane – a klient załatwia wszystko bezpośrednio w przeglądarce, na smartfonie lub komputerze. Wszystkie dokumenty trafiają automatycznie zoptymalizowane, sprawdzone antywirusowo i jako przeszukiwalny plik PDF do Twojego obszaru MaraDocs, a na życzenie bezpośrednio do Twojej skrzynki e-mail.

Czym jest zarządzanie dokumentami?

PRZEGLĄD

Zarządzanie dokumentami to nowy interfejs plików między kancelarią a klientem. Zamiast zbierać dokumenty przez załączniki e-mail, przesyłki pocztowe lub linki w chmurze, tworzysz w MaraDocs zapytanie, które klient obsługuje za pomocą bezpiecznego linku. Tam widzi Twoją wiadomość, przesyła żądane pliki, wypełnia formularze i podpisuje – wszystko w jednym ujednoliconym procesie.

W tle MaraDocs zajmuje się resztą: zdjęcia są konwertowane na przeszukiwalne pliki PDF, duże skany są kompresowane, wszystkie pliki są sprawdzane antywirusowo. Gdy klient skończy, otrzymujesz potwierdzenie e-mailem i wszystkie wyniki bezpośrednio e-mailem lub w Twoim obszarze MaraDocs, gotowe do dalszego przetwarzania w MaraDocs.

Funkcje szczegółowo

FUNKCJE

Zarządzanie dokumentami zostało opracowane wspólnie z kancelariami z różnych dziedzin prawa. Rezultatem jest narzędzie, które obejmuje wszystkie typowe kroki od pierwszego kontaktu z klientem do w pełni podpisanego pełnomocnictwa – bez dodatkowego oprogramowania i bez zerwania ciągłości mediów.

Zbieranie dokumentów od klientów

Tworzysz nowe zapytanie dokumentów w MaraDocs i natychmiast otrzymujesz unikalny link dla klienta. Możesz przekazać ten link klientowi osobiście, wysłać go e-mailem samodzielnie – lub MaraDocs zrobi to automatycznie za Ciebie, gdy podasz adres e-mail klienta. Klient otwiera link na dowolnym urządzeniu, widzi Twoją osobistą wiadomość i może w kilku kliknięciach przesłać zdjęcia, skany i pliki PDF. Dozwolone typy plików można konfigurować dla każdego zapytania.

Wypełnianie istniejących plików PDF

Masz pełnomocnictwo, oświadczenie o cesji lub formularz przyjęcia w formacie PDF? Prześlij je raz do MaraDocs i umieść przez przeciąganie i upuszczanie pola tekstowe, pola daty, pola wyboru i pola podpisu bezpośrednio na stronach PDF. Oznacza to, że bez naszej pomocy możesz w sekundach tworzyć dowolne formularze z istniejących i znanych dokumentów PDF. Klient otwiera formularz w przeglądarce, wypełnia pola i podpisuje palcem na smartfonie lub wpisanym podpisem. Następnie otrzymujesz w pełni wypełniony, gotowy podpisany plik PDF – gotowy do akt.

Szablony dokumentów i formularzy do ponownego wykorzystania

Każdy formularz PDF, który raz wypełniłeś polami, można zapisać jako szablon dokumentu. Przy następnym zapytaniu po prostu wybierasz szablon i jest on natychmiast gotowy z wszystkimi polami i obszarami podpisu. Centralne zarządzanie szablonami na kancelarię zapewnia, że wszyscy pracownicy mają dostęp do tego samego stanu – z możliwością dezaktywacji poszczególnych stron w zależności od mandatu.

Fragmenty tekstu z funkcją slash

Kto regularnie wysyła podobne bloki tekstu do klientów, zna to: za każdym razem formułować od nowa lub kopiować z trudnością ze starych dokumentów. W MaraDocs po prostu zapisujesz często używane teksty jako fragment. W edytorze wiadomości wystarczy wpisać ukośnik (/), aby wywołać wybór Twoich fragmentów i wstawić je jednym kliknięciem. W ten sposób powstają jednolite wiadomości do klientów w ciągu sekund – idealne dla standardowych zapytań, takich jak „Proszę przesłać nam swój dowód osobisty", listy załączników lub informacje o ochronie danych.

Szablony tworzenia – połączenie tekstu i plików

Szablony tworzenia to narzędzie z wyboru, gdy proces przebiega zawsze tak samo. Szablon tworzenia łączy początkową wiadomość do klienta i dowolną liczbę szablonów dokumentów w jedną konfigurację. Na przykład kancelaria tworzy szablon „Nowy mandat prawo drogowe", który przy tworzeniu zapytania automatycznie wstawia odpowiednią wiadomość dla klienta i provisjonuje wszystkie wymagane formularze.

Kompletny system wiadomości między kancelarią a klientem

Zamiast pytań zwrotnych przez dodatkowe e-maile, wszystkie wiadomości przebiegają bezpośrednio w zapytaniu. Widzisz, czy klient już otworzył link i przeczytał Twoje wiadomości, i możesz w każdej chwili dostarczyć dodatkowe informacje lub wskazówki. Również klient może wysyłać Ci wiadomości – na przykład wyjaśnienia do przesłanych plików lub pytanie zwrotne dotyczące formularza. Wszystko jest starannie udokumentowane, posortowane według nadawcy i czasu. Za pomocą odpowiednich e-maili potwierdzających i powiadamiających możesz również przejąć wiadomości do swojego oprogramowania kancelarii i w ten sposób udokumentować całą rozmowę w oprogramowaniu kancelarii.

Funkcja przypomnienia

Klient nie reaguje? Aktywuj przypomnienie, a MaraDocs automatycznie wyśle po określonym przez Ciebie czasie (na przykład trzy dni) uprzejmy e-mail przypominający. Oczywiście tylko jednorazowo, aby klient nie został zasypany przypomnieniami. W ten sposób otwarte sprawy nie pozostają zawieszone, bez konieczności prowadzenia własnego ponownego przedłożenia.

MaraDocs wysyła e-maile do klienta

Gdy tylko podasz adres e-mail klienta, MaraDocs przejmuje wysyłkę e-maili – całkowicie w wyglądzie i stylu Twojej kancelarii (logo, kolory, adres, adres odpowiedzi). Klient otrzymuje e-mail z zaproszeniem z linkiem do przesyłania, opcjonalne przypomnienia i potwierdzenie, gdy kancelaria otrzyma jego dokumenty. Wolisz wysłać link samodzielnie e-mailem? Link do przesyłania dokumentów kopiujesz jednym kliknięciem do schowka i wklejasz do swojego e-maila.

Powiadomienie o wszystkich procesach e-mailem

Ty jako kancelaria otrzymujesz powiadomienia e-mail o wszystkich istotnych krokach: potwierdzenie przy tworzeniu zapytania (z linkiem do akt), otrzymanie nowych plików od klienta, zakończenie procesu, informacje o wygasłych procesach i komunikaty o błędach (na przykład, jeśli plik nie mógł być przetworzony). Wszystkie ważne potwierdzenia są w ten sposób udokumentowane w Twojej skrzynce odbiorczej i mogą zostać bezpośrednio przejęte do akt.

Automatyczne przetwarzanie przez MaraDocs – skanowanie antywirusowe, zmniejszanie PDF, OCR

Każdy plik, który klient przesyła, automatycznie przechodzi przez sprawdzone przetwarzanie MaraDocs:

• Skaner antywirusowy sprawdza każdy plik przed przekazaniem kancelarii
• Kompresja PDF zmniejsza duże skany bez wpływu na czytelność
• Ekstrakcja dokumentów automatycznie rozpoznaje dokumenty na zdjęciach z iPhone'a – nawet jeśli klient sfotografował dokument tylko w przybliżeniu
• Rozpoznawanie tekstu (OCR) sprawia, że wszystkie zdjęcia i pliki PDF są przeszukiwalne
• Konwersja HEIC niezawodnie konwertuje zdjęcia z iPhone'a na PDF

Dzięki temu otrzymujesz nie to, co klient wysłał, ale to, czego faktycznie potrzebujesz w aktach.

Otwórz bezpośrednio w MaraDocs lub otrzymaj e-mailem

Wyniki zapytania możesz natychmiast otworzyć w MaraDocs i tam dalej przetwarzać – łączyć, dzielić, obracać, adnotować. Dodatkowo otrzymujesz gotowe przetworzone pliki e-mailem (jeśli pozwala na to rozmiar), dzięki czemu możesz je bezpośrednio przejąć do oprogramowania kancelarii lub przekazać dalej – bez dodatkowego kroku.

Linki wielokrotnego użytku dla klientów

Jeśli mandat trwa dłużej i musisz regularnie żądać pojedynczych dokumentów, możesz ponownie użyć istniejącego zapytania. Klient używa tego samego linku co poprzednio, przesyła nowe dokumenty lub podpisuje dodatkowe formularze – a wszystko pozostaje starannie połączone w tym samym procesie. Kto woli zakończyć proces, archiwizuje go jednym kliknięciem.

Również pliki wideo, audio i Office

Standardowo zarządzanie dokumentami akceptuje zdjęcia i pliki PDF. Na życzenie możesz odblokować dodatkowe typy plików dla każdej kancelarii lub dla każdego zapytania: pliki Office (Word, Excel, PowerPoint), pliki wideo i audio (na przykład dla dowodów w prawie karnym lub nagrań dźwiękowych do prowadzenia akt). Również te pliki są sprawdzane antywirusowo, przechowywane w oryginalnej jakości i dostępne bezpośrednio w MaraDocs.

Przykłady zastosowania z praktyki

PRAKTYKA

Przykład 1: Przyjęcie mandatu w prawie karnym

Kancelaria karna regularnie przyjmuje nowe mandaty – i zawsze potrzebuje tych samych informacji: pełny adres klienta, sygnatura akt policji, numer telefonu, oraz podpisane pełnomocnictwo. Dodatkowo informacja o polityce prywatności.

Za pomocą zarządzania dokumentami kancelaria jednorazowo tworzy szablon tworzenia „Przyjęcie mandatu prawo karne". Zawiera on:

• początkową wiadomość do klienta, która pyta o wszystkie potrzebne informacje (adres, sygnatura akt policji, numer telefonu, stan faktyczny)
• politykę prywatności jako informacyjny PDF (do przeczytania, bez pól)
• pełnomocnictwo jako wypełnialny PDF z przygotowanym polem podpisu

Przy każdym nowym mandacie kancelaria wybiera ten szablon i podaje – jeśli dostępny – adres e-mail klienta. MaraDocs automatycznie informuje klienta. Jeśli nie ma adresu e-mail (na przykład, ponieważ pierwsza rozmowa odbyła się telefonicznie), adwokat po prostu kopiuje link samodzielnie do e-maila i wysyła go przez WhatsApp.

Klient otwiera link na smartfonie, odpowiada na pytania, przesyła ewentualne dokumenty i podpisuje pełnomocnictwo bezpośrednio palcem. Kancelaria otrzymuje kilka minut później gotowy PDF pełnomocnictwa i wszystkie inne dokumenty e-mailem – wraz z potwierdzeniem do akt.

Przykład 2: Prawo drogowe – oświadczenie o cesji do ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej

Kancelaria prawa drogowego musi pilnie przekazać podpisane przez klienta oświadczenie o cesji do ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Formularz został przesłany przez ubezpieczenie jako PDF - w PDF z poprzedzającym pismem przewodnim na pierwszej stronie.

W kilka sekund zapytanie jest utworzone:

1. Dodaj cały PDF od ubezpieczenia bezpośrednio do nowego zapytania dokumentów w MaraDocs
2. Umieść pola danych osobowych przez przeciąganie i upuszczanie
3. Dodaj pole podpisu w przewidzianym miejscu
4. Dezaktywuj pierwszą stronę jednym kliknięciem (pismo przewodnie)
5. Aktywuj przypomnienie (po 3 dniach)
6. Zakończ i wyślij zapytanie

Nowe zapytanie dokumentów z dowolnym formularzem PDF jest zatem utworzone w kilku kliknięciach. Klient otrzymuje e-mail z linkiem i może wypełnić i podpisać formularz bezpośrednio na telefonie lub komputerze. Jeśli nie reaguje, zostaje automatycznie przypomniany jednorazowo po trzech dniach. Kancelaria otrzymuje gotowy PDF z powrotem – gotowy do przekazania ubezpieczeniu, aby szkoda mogła być kontynuowana terminowo.

Ochrona danych i przetwarzanie w Europie

BEZPIECZEŃSTWO

Jak we wszystkich funkcjach MaraDocs, bardzo poważnie traktujemy ochronę danych i poufność. Dlatego zarządzanie dokumentami również przetwarza wszystkie pliki wyłącznie na serwerach MaraDocs w Europie – bez zlecania podmiotom trzecim poza UE.

• Pełne szyfrowanie plików na zabezpieczonym magazynie
• Szyfrowane przechowywanie również wrażliwych pól, takich jak nazwisko klienta, e-mail, sygnatura akt, zawartość formularzy i podpisy w bazie danych
• Automatyczne usuwanie najpóźniej po 20 dniach (lub wcześniej, jeśli kancelaria ręcznie zakończy lub zarchiwizuje proces)
• Przetwarzanie zgodne z RODO i spełnienie obowiązku zachowania tajemnicy adwokackiej zgodnie z § 43e BRAO
• Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) dostępna

Zawarte w cenie licencji MaraDocs – bez dodatkowych kosztów

Zarządzanie dokumentami jest pełnym składnikiem wszystkich licencji MaraDocs – możesz korzystać z tej funkcji natychmiast bez dalszych rezerwacji. Nie ma dodatkowych kosztów licencyjnych, zapytań ani wysyłki. Przetwarzanie przesłanych plików jest, jak zwykle, rozliczane z Twojego istniejącego limitu przetwarzania (zasada uczciwego użytkowania).

Zobacz funkcje →

Inteligentne przygotowanie dokumentów z MaraDocs

Dzięki MaraDocs zmienisz załączniki e-mail od swoich klientów w idealne skany. Wycinanie, prostowanie, łączenie, rozpoznawanie tekstu i wiele więcej.

Zacznij teraz za darmo

Podsumowanie – MaraDocs jako interfejs plików między kancelarią a klientem

MaraDocs rozwija się od narzędzia do przetwarzania PDF i obrazów do kompleksowego interfejsu plików między kancelarią a klientem. Dzięki MaraMail zautomatyzowano odbieranie e-maili od klientów, dzięki adnotacjom PDF przyspieszono przetwarzanie w kancelarii – a dzięki zarządzaniu dokumentami koło się zamyka: również zbieranie i podpisywanie dokumentów odbywa się cyfrowo, bezpiecznie i w jednolitym wyglądzie i stylu Twojej kancelarii.

Dla kancelarii oznacza to mierzalny wzrost efektywności: mniej ping-pongu e-mailowego, brak ręcznej konwersji zdjęć HEIC, brak drukowania-podpisywania-skanowania-odsyłania. Dla klienta to zdecydowanie przyjemniejszy kontakt z kancelarią – schludny, nowoczesny i bez zainstalowanych aplikacji. A dla bezpieczeństwa IT Twojej kancelarii to korzyść: szyfrowane przechowywanie w Europie, automatyczne usuwanie, a najważniejsze: skanowanie antywirusowe dla każdego pliku.

Nieustannie rozwijamy MaraDocs wspólnie z kancelariami i cieszymy się na Twoje opinie na temat nowego zarządzania dokumentami.

Zacznij teraz

Zarządzanie dokumentami jest dostępne dla wszystkich użytkowników MaraDocs od zaraz:

1. Zaloguj się do MaraDocs lub zarejestruj się bezpłatnie
2. Otwórz zarządzanie dokumentami i utwórz swoje pierwsze zapytanie
3. Opcjonalnie: Utwórz szablony PDF i szablony tworzenia dla powtarzających się procesów

W razie pytań możesz się z nami skontaktować w dowolnym momencie: info@maradocs.io