Demande de documents dans MaraDocs – Demander facilement des documents aux clients

Les clients envoient généralement leurs documents par e-mail – sous forme de photo HEIC depuis un iPhone, de scan flou ou pas du tout parce que le formulaire approprié manque. Les procurations, déclarations de cession et autres documents à signer continuent d'être envoyés par courrier postal ou sous forme de PDF copiés à la main. Cela prend du temps, est source d'erreurs et ne correspond plus à ce qu'un cabinet moderne souhaite offrir à ses clients.

Avec la nouvelle demande de documents dans MaraDocs, cette rupture médiatique disparaît. Vous créez en quelques clics un lien client, définissez quels fichiers vous avez besoin et quels formulaires doivent être signés – et votre client s'occupe de tout directement dans le navigateur, sur smartphone ou sur PC. Tous les documents arrivent automatiquement optimisés, vérifiés contre les virus et sous forme de PDF consultable dans votre espace MaraDocs et, si vous le souhaitez, directement dans votre boîte e-mail.

Qu'est-ce que la demande de documents ?

APERÇU

La demande de documents est la nouvelle interface de fichiers entre le cabinet et le client. Au lieu de collecter des documents via des pièces jointes e-mail, des envois postaux ou des liens cloud, vous créez dans MaraDocs une demande que le client traite via un lien sécurisé. Il y voit votre message, télécharge les fichiers souhaités, remplit des formulaires et signe – le tout dans une seule et même procédure.

En arrière-plan, MaraDocs s'occupe du reste : les images sont transformées en PDF consultables, les gros scans sont compressés, tous les fichiers sont vérifiés contre les virus. Dès que le client a terminé, vous recevez une confirmation par e-mail et obtenez tous les résultats directement par e-mail ou dans votre espace MaraDocs, prêts pour un traitement ultérieur dans MaraDocs.

Les fonctionnalités en détail

FONCTIONNALITÉS

La demande de documents a été développée en collaboration avec des cabinets de différents domaines juridiques. Le résultat est un outil qui couvre toutes les étapes typiques, du premier contact client jusqu'à la procuration signée – sans logiciel supplémentaire et sans rupture médiatique.

Demander des documents aux clients

Vous créez dans MaraDocs une nouvelle demande de documents et obtenez immédiatement un lien client unique. Vous pouvez remettre ce lien au client en personne, l'envoyer vous-même par e-mail – ou MaraDocs s'en charge automatiquement pour vous dès que vous renseignez l'adresse e-mail du client. Le client ouvre le lien sur n'importe quel appareil, voit votre message personnel et peut télécharger en quelques clics des images, scans et PDF. Les types de fichiers autorisés sont configurables par demande.

Faire remplir des PDF existants

Vous avez une procuration, une déclaration de cession ou un formulaire d'admission en PDF ? Téléchargez-le une fois dans MaraDocs et placez par glisser-déposer des champs de texte, champs de date, champs de sélection et champs de signature directement sur les pages PDF. Cela signifie que vous pouvez créer en quelques secondes des formulaires à partir de vos documents PDF existants et familiers, sans notre aide. Le client ouvre le formulaire dans le navigateur, remplit les champs et signe soit du doigt sur le smartphone, soit avec une signature tapée. Vous recevez ensuite un PDF complètement rempli et signé – prêt pour le dossier.

Modèles de documents et de formulaires pour la réutilisation

Chaque formulaire PDF que vous avez équipé de champs une fois peut être enregistré comme modèle de document. Lors de la prochaine demande, vous sélectionnez simplement le modèle et il est immédiatement prêt à l'emploi avec tous ses champs et zones de signature. Une gestion centralisée des modèles par cabinet garantit que tous les collaborateurs accèdent au même état – y compris la possibilité de désactiver des pages individuelles selon le mandat.

Fragments de texte avec la fonction slash

Ceux qui envoient régulièrement des blocs de texte similaires aux clients connaissent bien le problème : reformuler à chaque fois ou copier laborieusement depuis d'anciens documents. Dans MaraDocs, vous enregistrez simplement les textes fréquemment utilisés comme snippet. Dans l'éditeur de messages, il suffit alors de taper une barre oblique (/) pour afficher une sélection de vos snippets et les insérer en un clic. Ainsi, des messages clients uniformes sont créés en quelques secondes – idéal pour les demandes standard comme « Merci de nous envoyer votre carte d'identité », les listes de pièces jointes ou les mentions de protection des données.

Modèles de création – texte et fichiers combinés

Les modèles de création sont l'outil de choix lorsqu'une procédure se répète toujours de la même manière. Un modèle de création regroupe un message initial au client et autant de modèles de documents que souhaité en une seule configuration. Ainsi, un cabinet crée par exemple un modèle « Nouveau mandat droit routier » qui, lors de la création d'une demande, renseigne automatiquement le bon message client et provisionne tous les formulaires nécessaires.

Système de messagerie complet entre cabinet et client

Au lieu de questions de suivi par e-mails supplémentaires, tous les messages transitent directement dans la demande. Vous voyez si le client a déjà ouvert le lien et lu vos messages, et pouvez à tout moment transmettre des informations ou indications supplémentaires. Le client peut également vous faire parvenir des messages – par exemple des explications sur les fichiers téléchargés ou une question sur un formulaire. Tout est proprement documenté, classé par expéditeur et horodatage. Via les e-mails de confirmation et de notification respectifs, vous pouvez également reprendre les messages dans votre logiciel de gestion de cabinet et ainsi documenter l'ensemble de la conversation dans votre logiciel de cabinet.

Fonction de rappel

Le client ne réagit pas ? Activez le rappel, et MaraDocs envoie automatiquement après un délai que vous définissez (par exemple trois jours) un e-mail de rappel amical. Naturellement une seule fois, pour que le client ne soit pas submergé de rappels. Ainsi, les dossiers ouverts ne restent pas en suspens sans que vous ayez à gérer un rappel manuel.

MaraDocs envoie les e-mails au client

Dès que vous renseignez une adresse e-mail pour le client, MaraDocs prend en charge l'envoi d'e-mails – entièrement dans le look-and-feel de votre cabinet (logo, couleurs, adresse, adresse de réponse). Le client reçoit un e-mail d'invitation avec le lien d'upload, les rappels optionnels et une confirmation dès que le cabinet a reçu ses documents. Vous préférez envoyer le lien vous-même par e-mail ? Le lien d'upload de documents se copie en un clic dans le presse-papiers et vous l'insérez dans votre e-mail.

Notification de toutes les opérations par e-mail

Vous, en tant que cabinet, êtes informé par e-mail de toutes les étapes pertinentes : confirmation lors de la création d'une demande (avec le lien pour le dossier), réception de nouveaux fichiers du client, clôture de la procédure, alertes sur les demandes expirées et messages d'erreur (par exemple si un fichier n'a pas pu être traité). Toutes les confirmations importantes sont ainsi documentées dans votre boîte de réception et peuvent être directement versées au dossier.

Traitement automatique par MaraDocs – vérification antivirus, réduction PDF, OCR

Chaque fichier téléchargé par le client passe automatiquement par le traitement MaraDocs éprouvé :

• Antivirus vérifie chaque fichier avant transmission au cabinet
• Compression PDF réduit les gros scans sans nuire à la lisibilité
• Extraction de documents reconnaît automatiquement les documents dans les photos iPhone – même si le client a photographié le document approximativement
• Reconnaissance de texte (OCR) rend toutes les images et PDF consultables
• Conversion HEIC convertit de manière fiable les images iPhone en PDF

Ainsi, vous recevez non pas ce que le client a envoyé, mais ce dont vous avez réellement besoin dans le dossier.

Ouvrir directement dans MaraDocs ou recevoir par e-mail

Vous pouvez ouvrir immédiatement les résultats d'une demande dans MaraDocs et les traiter davantage – combiner, diviser, tourner, annoter. En plus, vous recevez les fichiers entièrement traités par e-mail (si la taille le permet), de sorte que vous pouvez les reprendre immédiatement dans votre logiciel de gestion de cabinet ou les transférer – sans étape supplémentaire.

Liens réutilisables pour clients

Si un mandat dure plus longtemps et que vous devez régulièrement redemander des documents individuels, vous pouvez réutiliser une demande existante. Le client utilise le même lien qu'auparavant, télécharge de nouveaux documents ou signe des formulaires supplémentaires – et tout reste proprement regroupé dans la même procédure. Ceux qui préfèrent clore la procédure l'archivent en un clic.

Également fichiers vidéo, audio et Office

Par défaut, la demande de documents accepte les images et les PDF. Sur demande, vous pouvez activer d'autres types de fichiers par cabinet ou par demande : fichiers Office (Word, Excel, PowerPoint), fichiers vidéo et audio (par exemple pour des preuves en droit pénal ou des enregistrements audio pour la tenue du dossier). Ces fichiers sont également vérifiés contre les virus, stockés en qualité originale et disponibles directement dans MaraDocs.

Exemples d'application pratique

PRATIQUE

Exemple 1 : Acceptation de mandat en droit pénal

Un cabinet de droit pénal accepte régulièrement de nouveaux mandats – et a toujours besoin des mêmes informations : adresse complète du client, numéro de dossier de la police, numéro de téléphone, ainsi qu'une procuration signée. S'ajoute la mention de la politique de confidentialité.

Avec la demande de documents, le cabinet crée une fois pour toutes un modèle de création « Acceptation de mandat droit pénal ». Celui-ci contient :

• un message initial au client demandant toutes les informations nécessaires (adresse, numéro de dossier police, numéro de téléphone, exposé des faits)
• la politique de confidentialité sous forme de PDF informatif (à lire, sans champs)
• la procuration sous forme de PDF remplissable avec champ de signature préparé

À chaque nouveau mandat, le cabinet sélectionne ce modèle et renseigne – si disponible – l'adresse e-mail du client. MaraDocs informe automatiquement le client. S'il n'y a pas d'adresse e-mail disponible (par exemple parce que l'entretien initial s'est fait par téléphone), l'avocate copie simplement elle-même le lien dans un e-mail et l'envoie par WhatsApp.

Le client ouvre le lien sur son smartphone, répond aux questions, télécharge les éventuels documents et signe la procuration directement avec le doigt. Le cabinet reçoit quelques minutes plus tard la procuration PDF finalisée et tous les autres documents par e-mail – avec confirmation pour le dossier.

Exemple 2 : Droit routier – Déclaration de cession à l'assurance responsabilité civile

Un cabinet de droit routier doit transmettre rapidement à l'assurance responsabilité civile une déclaration de cession signée par le client. L'assurance a envoyé le formulaire en PDF - dans un PDF avec une lettre d'accompagnement sur la première page.

En quelques secondes, la demande est créée :

1. Ajouter l'intégralité du PDF de l'assurance directement dans une nouvelle demande de documents dans MaraDocs
2. Placer les champs pour données personnelles par glisser-déposer
3. Insérer le champ de signature à l'emplacement prévu
4. Désactiver la première page en un clic (lettre d'accompagnement)
5. Activer le rappel (après 3 jours)
6. Finaliser et envoyer la demande

Une nouvelle demande de documents avec n'importe quel formulaire PDF est donc créée en quelques clics. Le client reçoit l'e-mail avec le lien et peut remplir et signer le formulaire sur mobile ou sur PC directement. S'il ne réagit pas, il est automatiquement rappelé une fois après trois jours. Le cabinet reçoit le PDF finalisé en retour – prêt pour transmission à l'assurance, de sorte que le dossier sinistre puisse avancer rapidement.

Protection des données et traitement en Europe

SÉCURITÉ

Comme pour toutes les fonctionnalités MaraDocs, nous prenons la protection des données et la confidentialité très au sérieux. C'est pourquoi la demande de documents traite également tous les fichiers exclusivement sur les serveurs propres à MaraDocs en Europe – sans externalisation vers des prestataires tiers hors UE.

• Chiffrement complet des fichiers sur stockage sécurisé
• Stockage chiffré également des champs sensibles comme nom du client, e-mail, numéro de dossier, contenus de formulaires et signatures dans la base de données
• Suppression automatique au plus tard après 20 jours (ou plus tôt si le cabinet clôt ou archive manuellement la procédure)
• Traitement conforme au RGPD et respect du secret professionnel de l'avocat selon § 43e BRAO
• Contrat de sous-traitance (DPA) disponible

Inclus dans le prix de licence MaraDocs – sans coûts supplémentaires

La demande de documents est partie intégrante de toutes les licences MaraDocs – vous pouvez utiliser la fonctionnalité immédiatement sans réservation supplémentaire. Il n'y a pas de frais supplémentaires de licence, de demande ou d'envoi. Le traitement des fichiers téléchargés est comme d'habitude imputé sur votre contingent de traitement existant (principe du fair use).

Voir les fonctionnalités →

Préparation intelligente de documents avec MaraDocs

Avec MaraDocs, transformez les pièces jointes de vos clients en scans parfaits. Détourage, redressement, fusion, reconnaissance de texte et bien plus encore.

Commencer gratuitement

Conclusion – MaraDocs comme interface de fichiers entre cabinet et client

MaraDocs évolue d'un outil de traitement PDF et image vers une interface de fichiers complète entre cabinet et client. Avec MaraMail, la réception des e-mails clients a été automatisée, avec l'annotation PDF le traitement au cabinet a été accéléré – et avec la demande de documents, la boucle est maintenant bouclée : même la demande et la signature de documents se font de manière digitale, sécurisée et dans le look-and-feel uniforme de votre cabinet.

Pour le cabinet, cela signifie un gain d'efficacité mesurable : moins de ping-pong par e-mail, pas de conversion manuelle d'images HEIC, pas de cycle imprimer-signer-scanner-renvoyer. Pour le client, c'est un contact nettement plus agréable avec le cabinet – propre, moderne et sans applications installées. Et pour la sécurité informatique de votre cabinet, c'est un atout : stockage chiffré en Europe, suppression automatique, et le plus important : vérification antivirus pour chaque fichier.

Nous développons continuellement MaraDocs en collaboration avec des cabinets et attendons avec plaisir vos retours sur la nouvelle demande de documents.

Commencer maintenant

La demande de documents est disponible pour tous les utilisateurs MaraDocs dès maintenant :

1. Se connecter à MaraDocs ou s'inscrire gratuitement
2. Ouvrir la demande de documents et créer votre première demande
3. Optionnel : créer des modèles PDF et des modèles de création pour les procédures récurrentes

Pour toute question, vous pouvez nous contacter à tout moment : info@maradocs.io