Solicitud de documentos en MaraDocs: solicitar documentos fácilmente a clientes
La nueva solicitud de documentos en MaraDocs: solicitar documentos y formularios PDF firmados cómodamente al cliente, con plantillas, fragmentos de texto, recordatorios, sistema completo de mensajería y comprobación automática de virus, incluido en el precio de MaraDocs.
Los clientes suelen enviar documentos por correo electrónico: como foto HEIC del iPhone, como escaneo borroso o directamente ni los envían porque falta el formulario adecuado. Poderes, declaraciones de cesión y otros documentos que requieren firma siguen enviándose por correo postal o como PDF copiados a mano. Esto consume tiempo, es propenso a errores y ya no corresponde a lo que un despacho moderno quiere ofrecer a sus clientes.
Con la nueva solicitud de documentos en MaraDocs, esta ruptura mediática desaparece. Crea en pocos clics un enlace para el cliente, define qué archivos necesita y qué formularios deben firmarse, y su cliente completa todo directamente en el navegador, en el smartphone o en el PC. Todos los documentos llegan automáticamente optimizados, verificados contra virus y como PDF con búsqueda de texto a su área de MaraDocs y, si lo desea, directamente a su buzón de correo electrónico.
📋 Resumen
- •Solicitar documentos fácilmente – con un enlace para el cliente, operable desde móvil o PC
- •Hacer rellenar formularios PDF – incluida firma digital
- •Plantillas para documentos, textos y solicitudes completas – crear una vez, usar siempre
- •Sistema completo de mensajería – incluidos recordatorios y notificación automática por correo electrónico
- •Todos los archivos pasan por MaraDocs – comprobación de virus, compresión de PDF y extracción de documentos de imágenes
- •Conforme al RGPD en Europa – almacenamiento cifrado, eliminación automática después de 20 días como máximo
- •Incluido en el precio de licencia de MaraDocs – sin costes adicionales, listo para usar de inmediato
¿Qué es la solicitud de documentos? RESUMEN GENERAL
La solicitud de documentos es la nueva interfaz de archivos entre despacho y cliente. En lugar de recopilar documentos mediante archivos adjuntos de correo electrónico, envíos postales o enlaces a la nube, crea en MaraDocs una solicitud que el cliente gestiona a través de un enlace seguro. Allí ve su mensaje, carga los archivos deseados, rellena formularios y firma, todo en un proceso unificado.
En segundo plano, MaraDocs se encarga del resto: las imágenes se convierten en PDF con búsqueda de texto, los escaneos grandes se comprimen, todos los archivos se comprueban contra virus. Tan pronto como el cliente termina, recibe una confirmación por correo electrónico y obtiene todos los resultados directamente por correo electrónico o en su área de MaraDocs listos para su posterior procesamiento en MaraDocs.
Las funciones en detalle CARACTERÍSTICAS
La solicitud de documentos se desarrolló conjuntamente con despachos de diferentes áreas del derecho. El resultado es una herramienta que cubre todos los pasos típicos desde el primer contacto con el cliente hasta el poder firmado completo, sin software adicional y sin ruptura mediática.
Solicitar documentos a clientes
Crea en MaraDocs una nueva solicitud de documentos y obtiene inmediatamente un enlace único para el cliente. Puede entregar este enlace personalmente al cliente, enviarlo usted mismo por correo electrónico, o MaraDocs se encarga automáticamente de ello tan pronto como registre la dirección de correo electrónico del cliente. El cliente abre el enlace en cualquier dispositivo, ve su mensaje personal y puede cargar imágenes, escaneos y PDF con pocos clics. Los tipos de archivo permitidos son configurables por solicitud.
Hacer rellenar PDF existentes
¿Tiene un poder, una declaración de cesión o un formulario de admisión como PDF? Cárguelo una vez en MaraDocs y coloque mediante arrastrar y soltar campos de texto, campos de fecha, campos de selección y campos de firma directamente en las páginas del PDF. Esto significa que sin nuestra ayuda puede crear en segundos cualquier formulario existente a partir de sus documentos PDF ya disponibles y habituales. El cliente abre el formulario en el navegador, rellena los campos y firma con el dedo en el smartphone o con una firma escrita. Posteriormente recibe un PDF completamente rellenado y firmado, listo para el expediente.
Plantillas de documentos y formularios para reutilización
Cada formulario PDF que haya dotado de campos una vez se puede guardar como plantilla de documento. En la próxima solicitud simplemente selecciona la plantilla y estará lista de inmediato con todos los campos y áreas de firma. Una gestión centralizada de plantillas por despacho garantiza que todos los empleados accedan al mismo estado, incluida la posibilidad de desactivar páginas individuales según el caso.
Fragmentos de texto con la función de barra diagonal
Quien envía siempre textos similares a los clientes lo sabe: cada vez hay que formular de nuevo o copiar laboriosamente de documentos antiguos. En MaraDocs simplemente guarda textos frecuentemente utilizados como snippet (fragmento). En el editor de mensajes basta con escribir una barra diagonal (/) para abrir una selección de sus fragmentos e insertarlos con un clic. Así se crean mensajes uniformes para clientes en segundos, ideal para solicitudes estándar como "Por favor envíenos su documento de identidad", listas de anexos o avisos de protección de datos.
Plantillas de creación: texto y archivos combinados
Las plantillas de creación son la herramienta de elección cuando un proceso se repite siempre igual. Una plantilla de creación agrupa un mensaje inicial al cliente y cualquier número de plantillas de documentos en una sola configuración. Así, un despacho crea, por ejemplo, una plantilla "Nuevo encargo derecho de tráfico" que al crear una solicitud registra automáticamente el mensaje correcto al cliente y provisiona todos los formularios necesarios.
Sistema completo de mensajería entre despacho y cliente
En lugar de consultas a través de correos electrónicos adicionales, todos los mensajes se ejecutan directamente en la solicitud. Ve si el cliente ya ha abierto el enlace y ha leído sus mensajes, y puede proporcionar información o indicaciones adicionales en cualquier momento. El cliente también puede enviarle mensajes, por ejemplo aclaraciones sobre archivos cargados o una consulta sobre un formulario. Todo está documentado de forma ordenada, clasificado por remitente y momento. A través de los correos electrónicos de confirmación y notificación respectivos, puede incorporar los mensajes a su software de despacho y así documentar toda la conversación en su software de despacho.
Función de recordatorio
¿El cliente no responde? Active el recordatorio y MaraDocs envía automáticamente después de un tiempo establecido por usted (por ejemplo tres días) un amable correo electrónico de recordatorio. Por supuesto solo una vez, para que el cliente no sea bombardeado con recordatorios. Así los procesos abiertos no quedan pendientes sin que tenga que llevar usted mismo un seguimiento.
MaraDocs envía los correos electrónicos al cliente
Tan pronto como registra una dirección de correo electrónico del cliente, MaraDocs se encarga del envío de correo electrónico, completamente con el aspecto de su despacho (logotipo, colores, dirección, dirección de respuesta). El cliente recibe un correo electrónico de invitación con el enlace de carga, recordatorios opcionales y una confirmación tan pronto como el despacho haya recibido sus documentos. ¿Prefiere enviar el enlace usted mismo por correo electrónico? Copia el enlace de carga de documentos con un clic al portapapeles y lo inserta en su correo electrónico.
Notificación de todos los procesos por correo electrónico
Usted como despacho es informado por correo electrónico de todos los pasos relevantes: confirmación al crear una solicitud (con el enlace para el expediente), recepción de nuevos archivos del cliente, finalización del proceso, avisos sobre procesos vencidos y mensajes de error (por ejemplo si un archivo no pudo procesarse). Todas las confirmaciones importantes están así documentadas en su buzón y pueden tomarse directamente para el expediente.
Procesamiento automático por MaraDocs: comprobación de virus, reducción de PDF, OCR
Cada archivo que carga el cliente pasa automáticamente por el procesamiento probado de MaraDocs:
- El escáner de virus comprueba cada archivo antes de la entrega al despacho
- La compresión de PDF reduce escaneos grandes sin afectar la legibilidad
- La extracción de documentos reconoce automáticamente documentos en fotos de iPhone, incluso si el cliente solo ha fotografiado el documento aproximadamente
- El reconocimiento de texto (OCR) hace que todas las imágenes y PDF sean buscables
- La conversión HEIC convierte imágenes de iPhone de forma fiable en PDF
Así no recibe lo que el cliente ha enviado, sino lo que realmente necesita en el expediente.
Abrir directamente en MaraDocs o recibir por correo electrónico
Los resultados de una solicitud puede abrirlos inmediatamente en MaraDocs y procesarlos allí: combinar, dividir, rotar, anotar. Además recibe los archivos completamente procesados por correo electrónico (si el tamaño lo permite), para que pueda incorporarlos inmediatamente a su software de despacho o reenviarlos, sin paso adicional.
Enlaces reutilizables para clientes
Si un encargo dura más tiempo y tiene que solicitar repetidamente documentos individuales, puede reutilizar una solicitud existente. El cliente usa el mismo enlace que antes, carga nuevos documentos o firma formularios adicionales, y todo permanece agrupado ordenadamente en el mismo proceso. Quien prefiera cerrar el proceso, lo archiva con un clic.
También archivos de vídeo, audio y Office
Por defecto, la solicitud de documentos acepta imágenes y PDF. Si lo desea, puede habilitar por despacho o por solicitud tipos de archivo adicionales: archivos de Office (Word, Excel, PowerPoint), archivos de vídeo y audio (por ejemplo para pruebas en derecho penal o grabaciones de audio para la gestión de expedientes). Estos archivos también se comprueban contra virus, se guardan en calidad original y están disponibles directamente en MaraDocs.
Ejemplos de aplicación de la práctica PRÁCTICA
Ejemplo 1: Aceptación de encargo en derecho penal
Un despacho de derecho penal acepta regularmente nuevos encargos y necesita siempre la misma información: dirección completa del cliente, número de referencia de la policía, número de teléfono, así como un poder firmado. A esto se añade el aviso sobre la declaración de protección de datos.
Con la solicitud de documentos, el despacho crea una vez una plantilla de creación "Aceptación de encargo derecho penal". Esta contiene:
- un mensaje inicial al cliente que solicita toda la información necesaria (dirección, número de referencia de la policía, número de teléfono, hechos)
- la declaración de protección de datos como PDF informativo (para leer, sin campos)
- el poder como PDF rellenable con campo de firma preparado
En cada nuevo encargo, el despacho selecciona esta plantilla y registra, si está disponible, la dirección de correo electrónico del cliente. MaraDocs informa al cliente automáticamente. Si no hay dirección de correo electrónico (por ejemplo porque la primera conversación fue telefónica), la abogada simplemente copia el enlace en un correo electrónico y lo envía por WhatsApp.
El cliente abre el enlace en el smartphone, responde las preguntas, carga posibles documentos y firma el poder directamente con el dedo. El despacho recibe pocos minutos después el poder PDF terminado y todos los demás documentos por correo electrónico, junto con confirmación para el expediente.
Ejemplo 2: Derecho de tráfico - Declaración de cesión a la compañía de seguros de responsabilidad civil
Un despacho de derecho de tráfico debe transmitir a corto plazo una declaración de cesión firmada por clientes a la compañía de seguros de responsabilidad civil. La compañía de seguros ha enviado el formulario como PDF, en un PDF con carta de presentación en la primera página.
En pocos segundos la solicitud está creada:
- Añadir todo el PDF de la compañía de seguros directamente a una nueva solicitud de documentos en MaraDocs
- Colocar campos para datos personales mediante arrastrar y soltar
- Insertar campo de firma en el lugar previsto
- Desactivar primera página con un clic (carta de presentación)
- Activar recordatorio (después de 3 días)
- Finalizar y enviar solicitud
Una nueva solicitud de documentos con cualquier formulario PDF está creada con pocos clics. El cliente recibe el correo electrónico con el enlace y puede rellenar y firmar el formulario directamente en el móvil o en el PC. Si no responde, se le recuerda automáticamente una vez después de tres días. El despacho recibe el PDF terminado de vuelta, listo para el reenvío a la compañía de seguros, para que el siniestro continúe oportunamente.
Protección de datos y procesamiento en Europa SEGURIDAD
Como en todas las funciones de MaraDocs, tomamos muy en serio la protección de datos y la confidencialidad. Por eso también la solicitud de documentos procesa todos los archivos exclusivamente en los servidores propios de MaraDocs en Europa, sin externalización a terceros proveedores fuera de la UE.
- Cifrado completo de los archivos en almacenamiento seguro
- Almacenamiento cifrado también de los campos sensibles como nombre del cliente, correo electrónico, número de referencia, contenidos de formulario y firmas en la base de datos
- Eliminación automática como máximo después de 20 días (o antes, si el despacho cierra o archiva el proceso manualmente)
- Procesamiento conforme al RGPD y cumplimiento del deber de confidencialidad profesional de abogados según § 43e BRAO
- Contrato de encargado del tratamiento (DPA) disponible
Incluido en el precio de licencia de MaraDocs, sin costes adicionales
La solicitud de documentos es parte completa de todas las licencias de MaraDocs: puede usar la función inmediatamente sin reserva adicional. No se aplican costes adicionales de licencia, solicitud o envío. El procesamiento de los archivos cargados se imputa como de costumbre a su contingente de procesamiento existente (principio de uso justo).
Preparación inteligente de documentos con MaraDocs
Con MaraDocs convierte los adjuntos de correo de sus clientes en escaneos perfectos. Recortar, enderezar, combinar, reconocimiento de texto y mucho más.
Empezar gratis ahoraConclusión: MaraDocs como interfaz de archivos entre despacho y cliente
MaraDocs evoluciona de una herramienta para procesamiento de PDF e imágenes a una interfaz de archivos integral entre despacho y cliente. Con MaraMail se automatizó la recepción de correos electrónicos de clientes, con la anotación de PDF se aceleró el procesamiento en el despacho, y con la solicitud de documentos ahora se cierra el círculo: también el solicitar y hacer firmar documentos sucede digitalmente, de forma segura y con el aspecto uniforme de su despacho.
Para el despacho esto significa una ganancia de eficiencia medible: menos intercambio de correos electrónicos, ninguna conversión manual de imágenes HEIC, ningún imprimir-firmar-escanear-devolver. Para el cliente es un contacto notablemente más agradable con el despacho: ordenado, moderno y sin aplicaciones instaladas. Y para la seguridad informática de su despacho es una ganancia: almacenamiento cifrado en Europa, eliminación automática, y lo más importante: comprobación de virus para cada archivo.
Desarrollamos MaraDocs continuamente junto con despachos y esperamos sus comentarios sobre la nueva solicitud de documentos.
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La solicitud de documentos está disponible para todos los usuarios de MaraDocs desde ahora:
- Iniciar sesión en MaraDocs o registrarse gratis
- Abrir solicitud de documentos y crear su primera solicitud
- Opcional: crear plantillas de PDF y plantillas de creación para procesos recurrentes
Si tiene preguntas, puede contactarnos en cualquier momento en: info@maradocs.io
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