Dokumentenanforderung in MaraDocs – Dokumente einfach von Mandanten anfordern

Mandanten schicken Unterlagen meist per E-Mail – als HEIC-Foto vom iPhone, als verwackelter Scan oder gar nicht erst, weil das passende Formular fehlt. Vollmachten, Abtretungserklärungen und andere zu unterschreibende Dokumente werden weiterhin per Post oder als handschriftlich kopierte PDFs hin- und hergeschickt. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und entspricht nicht mehr dem, was eine moderne Kanzlei ihren Mandanten anbieten möchte.

Mit der neuen Dokumentenanforderung in MaraDocs verschwindet dieser Medienbruch. Sie erstellen in wenigen Klicks einen Mandanten-Link, definieren welche Dateien Sie benötigen und welche Formulare unterschrieben werden sollen – und Ihr Mandant erledigt alles direkt im Browser, am Smartphone oder am PC. Alle Dokumente landen automatisch optimiert, virengeprüft und als durchsuchbares PDF in Ihrem MaraDocs-Bereich und auf Wunsch direkt in Ihrem E-Mail-Postfach.

Was ist die Dokumentenanforderung?

ÜBERBLICK

Die Dokumentenanforderung ist die neue Dateischnittstelle zwischen Kanzlei und Mandant. Anstatt Dokumente über E-Mail-Anhänge, Postsendungen oder Cloud-Links zu sammeln, erstellen Sie in MaraDocs eine Anforderung, die der Mandant über einen sicheren Link bedient. Dort sieht er Ihre Nachricht, lädt die gewünschten Dateien hoch, füllt Formulare aus und unterschreibt – alles in einem einheitlichen Vorgang.

Im Hintergrund kümmert sich MaraDocs um den Rest: Bilder werden zu durchsuchbaren PDFs, große Scans werden komprimiert, alle Dateien werden auf Viren geprüft. Sobald der Mandant fertig ist, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail und erhtlen alle Ergebnisse direkt per E-Mail oder in Ihrem MaraDocs-Bereich bereit zur weiteren Bearbeitung in MaraDocs.

Die Funktionen im Detail

FEATURES

Die Dokumentenanforderung wurde gemeinsam mit Kanzleien aus unterschiedlichen Rechtsgebieten entwickelt. Das Ergebnis ist ein Werkzeug, das vom ersten Mandantenkontakt bis zur fertig unterschriebenen Vollmacht alle typischen Schritte abdeckt – ohne Zusatzsoftware und ohne Medienbruch.

Dokumente von Mandanten anfordern

Sie legen in MaraDocs eine neue Dokumentenanforderung an und erhalten sofort einen eindeutigen Mandanten-Link. Diesen können Sie dem Mandanten persönlich übergeben, ihn selbst per E-Mail versenden – oder MaraDocs übernimmt das automatisch für Sie, sobald Sie die E-Mail-Adresse des Mandanten hinterlegen. Der Mandant öffnet den Link auf jedem Gerät, sieht Ihre persönliche Nachricht und kann mit wenigen Klicks Bilder, Scans und PDFs hochladen. Die erlaubte Dateitypen sind pro Anforderung konfigurierbar.

Bestehende PDFs ausfüllen lassen

Haben Sie eine Vollmacht, eine Abtretungserklärung oder ein Aufnahmeformular als PDF? Laden Sie es einmal in MaraDocs hoch und platzieren Sie per Drag-and-Drop Textfelder, Datumsfelder, Auswahlfelder und Signatur-Felder direkt auf den PDF-Seiten. Das bedeutet, dass Sie ohne unsere Hilfe beliebige bestehende Formulare aus Ihren bereits vorhanden und gewohnten PDF-Dokumenten erstellen in Sekunden erstellen können. Der Mandant öffnet das Formular im Browser, füllt die Felder aus und unterschreibt entweder per Finger auf dem Smartphone oder mit einer getippten Signatur. Sie erhalten anschließend ein vollständig ausgefülltes, fertig signiertes PDF zurück – bereit für die Akte.

Dokumenten- und Formular-Vorlagen für die Wiederverwendung

Jedes PDF-Formular, das Sie einmal mit Feldern versehen haben, lässt sich als Dokumenten-Vorlage speichern. Bei der nächsten Anforderung wählen Sie die Vorlage einfach aus und sie ist mit allen Feldern und Signatur-Bereichen sofort einsatzbereit. Eine zentrale Vorlagen-Verwaltung pro Kanzlei sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden auf den gleichen Stand zugreifen – inklusive der Möglichkeit, einzelne Seiten je nach Mandat zu deaktivieren.

Text-Snippets mit dem Slash-Feature

Wer immer wieder ähnliche Textbausteine an Mandanten verschickt, kennt das: Jedes Mal aufs Neue formulieren oder umständlich aus alten Dokumenten kopieren. In MaraDocs hinterlegen Sie häufig genutzte Texte einfach als Snippet. Im Nachrichten-Editor genügt dann das Tippen eines Schrägstrichs (/), um eine Auswahl Ihrer Snippets aufzurufen und mit einem Klick einzufügen. So entstehen einheitliche Mandantennachrichten in Sekunden – ideal für Standardanfragen wie „Bitte senden Sie uns Ihren Personalausweis", Anlagen-Listen oder Datenschutz-Hinweise.

Erstellungsvorlagen – Text und Dateien kombiniert

Erstellungsvorlagen sind das Werkzeug der Wahl, wenn ein Vorgang immer wieder gleich abläuft. Eine Erstellungsvorlage bündelt eine Initialnachricht an den Mandanten und beliebig viele Dokumenten-Vorlagen zu einer einzigen Konfiguration. So legt eine Kanzlei zum Beispiel eine Vorlage „Neumandat Verkehrsrecht" an, die beim Anlegen einer Anforderung automatisch die richtige Mandanten-Nachricht hinterlegt und alle benötigten Formulare provisioniert.

Vollständiges Nachrichtensystem zwischen Kanzlei und Mandant

Statt Rückfragen über zusätzliche E-Mails laufen alle Nachrichten direkt in der Anforderung. Sie sehen, ob der Mandant den Link bereits geöffnet und Ihre Nachrichten gelesen hat, und können jederzeit weitere Informationen oder Hinweise nachreichen. Auch der Mandant kann Ihnen Nachrichten zukommen lassen – etwa Erläuterungen zu hochgeladenen Dateien oder eine Rückfrage zu einem Formular. Alles ist sauber dokumentiert, sortiert nach Absender und Zeitpunkt. Über die jeweiligen Bestätigungs- und Benachrichtigungs-E-Mails können Sie die Nachrichten auch in Ihre Kanzleisoftware übernehmen und so das gesamte Gespräch in Ihrer Kanzleisoftware dokumentieren.

Erinnerungsfunktion

Reagiert der Mandant nicht? Aktivieren Sie die Erinnerung, und MaraDocs sendet nach einer von Ihnen festgelegten Zeit (zum Beispiel drei Tage) automatisch eine freundliche Erinnerungs-E-Mail. Natürlich nur einmalig, damit der Mandant nicht mit Erinnerungen überschüttet wird. So bleiben offene Vorgänge nicht liegen, ohne dass Sie selbst eine Wiedervorlage führen müssen.

MaraDocs versendet die E-Mails an den Mandanten

Sobald Sie eine E-Mail-Adresse zum Mandanten hinterlegen, übernimmt MaraDocs den E-Mail-Versand – komplett im Look-and-Feel Ihrer Kanzlei (Logo, Farben, Adresse, Antwort-Adresse). Der Mandant erhält eine Einladungs-E-Mail mit dem Upload-Link, optionale Erinnerungen und eine Bestätigung, sobald die Kanzlei seine Unterlagen erhalten hat. Möchten Sie den Link lieber selbst per E-Mail versenden? Den Dokumenten-Upload-Link kopieren Sie mit einem Klick in die Zwischenablage und fügen ihn in Ihre E-Mail ein.

Benachrichtigung über alle Vorgänge per E-Mail

Sie als Kanzlei werden über alle relevanten Schritte per E-Mail informiert: Bestätigung beim Anlegen einer Anforderung (mit dem Link für die Akte), Eingang neuer Dateien des Mandanten, Abschluss des Vorgangs, Hinweise auf abgelaufene Vorgänge und Fehlermeldungen (zum Beispiel falls eine Datei nicht verarbeitet werden konnte). Alle wichtigen Bestätigungen sind so in Ihrem Postfach dokumentiert und können direkt zur Akte genommen werden.

Automatische Verarbeitung durch MaraDocs – Virencheck, PDF-Verkleinerung, OCR

Jede Datei, die der Mandant hochlädt, durchläuft automatisch die bewährte MaraDocs-Verarbeitung:

• Virenscanner prüft jede Datei vor der Übergabe an die Kanzlei
• PDF-Komprimierung verkleinert große Scans, ohne die Lesbarkeit zu beeinträchtigen
• Dokumentenextraktion erkennt automatisch Dokumente in iPhone-Fotos – auch wenn der Mandant das Dokument nur ungefähr fotografiert hat
• Texterkennung (OCR) macht alle Bilder und PDFs durchsuchbar
• HEIC-Konvertierung wandelt iPhone-Bilder zuverlässig in PDF um

So erhalten Sie nicht das, was der Mandant geschickt hat, sondern das, was Sie in der Akte tatsächlich brauchen.

Direkt in MaraDocs öffnen oder per E-Mail erhalten

Die Ergebnisse einer Anforderung können Sie sofort in MaraDocs öffnen und dort weiterbearbeiten – kombinieren, splitten, drehen, annotieren. Zusätzlich erhalten Sie die fertig verarbeiteten Dateien per E-Mail (sofern die Größe es zulässt), sodass Sie sie unmittelbar in Ihre Kanzleisoftware übernehmen oder weiterleiten können – ohne zusätzlichen Schritt.

Wiederverwendbare Links für Mandanten

Wenn ein Mandat länger läuft und Sie immer wieder einzelne Dokumente nachfordern müssen, können Sie eine bestehende Anforderung wiederverwenden. Der Mandant verwendet denselben Link wie zuvor, lädt neue Dokumente hoch oder unterschreibt zusätzliche Formulare – und alles bleibt sauber im selben Vorgang gebündelt. Wer den Vorgang lieber abschließt, archiviert ihn mit einem Klick.

Auch Video-, Audio- und Office-Dateien

Standardmäßig akzeptiert die Dokumentenanforderung Bilder und PDFs. Auf Wunsch können Sie pro Kanzlei oder pro Anforderung weitere Dateitypen freischalten: Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint), Video- und Audiodateien (etwa für Beweismittel im Strafrecht oder Tonaufnahmen für die Aktenführung). Auch diese Dateien werden virengeprüft, in Originalqualität gespeichert und stehen direkt in MaraDocs zur Verfügung.

Anwendungsbeispiele aus der Praxis

PRAXIS

Beispiel 1: Mandatsannahme im Strafrecht

Eine Strafrechtskanzlei nimmt regelmäßig neue Mandate an – und benötigt dabei immer dieselben Informationen: vollständige Adresse des Mandanten, Aktenzeichen der Polizei, Telefonnummer, sowie eine unterschriebene Vollmacht. Hinzu kommt der Hinweis auf die Datenschutzerklärung.

Mit der Dokumentenanforderung legt die Kanzlei einmalig eine Erstellungsvorlage „Mandatsannahme Strafrecht" an. Diese enthält:

• eine Initialnachricht an den Mandanten, die alle benötigten Informationen erfragt (Adresse, Aktenzeichen Polizei, Telefonnummer, Sachverhalt)
• die Datenschutzerklärung als Informations-PDF (zum Lesen, ohne Felder)
• die Vollmacht als ausfüllbares PDF mit vorbereitetem Signatur-Feld

Bei jedem neuen Mandat wählt die Kanzlei diese Vorlage aus und legt – falls vorhanden – die E-Mail-Adresse des Mandanten an. MaraDocs informiert den Mandanten automatisch. Liegt keine E-Mail-Adresse vor (zum Beispiel weil das Erstgespräch telefonisch erfolgt), kopiert die Anwältin den Link einfach selbst in eine E-Mail und versendet ihn per WhatsApp.

Der Mandant öffnet den Link am Smartphone, beantwortet die Fragen, lädt etwaige Schriftstücke hoch und unterschreibt die Vollmacht direkt mit dem Finger. Die Kanzlei erhält wenige Minuten später die fertige PDF-Vollmacht und alle weiteren Dokumente per E-Mail – samt Bestätigung für die Akte.

Beispiel 2: Verkehrsrecht – Abtretungserklärung an die Haftpflichtversicherung

Eine Verkehrsrechtskanzlei muss kurzfristig eine von Mandanten unterschriebene Abtretungserklärung an die Haftpflichtversicherung übermitteln. Das Formular hat die Versicherung als PDF zugeschickt - in einer PDF mit vorangestelltem Anschreiben auf der ersten Seite.

In wenigen Sekunden ist die Anforderung angelegt:

1. Ganze PDF der Versicherung direkt in eine neue Dokumentenanforderung in MaraDocs hinzufügen
2. Felder für persönliche Daten per Drag-and-Drop platzieren
3. Signatur-Feld an der vorgesehenen Stelle einfügen
4. Erste Seite mit einem Klick deaktivieren (Anschreiben)
5. Erinnerung aktivieren (nach 3 Tagen)
6. Fertigstellen und Anforderung absenden

Eine neue Dokumentenanforderung mit einem beliebigen PDF-Formular ist also mit wenigen Klicks erstellt. Der Mandant erhält die E-Mail mit dem Link und kann das Formular am Handy oder am PC direkt ausfüllen und unterschreiben. Reagiert er nicht, wird er nach drei Tagen automatisch einmalig erinnert. Die Kanzlei erhält die fertige PDF zurück – bereit für die Weiterleitung an die Versicherung, sodass der Schadenfall zeitnah weiterläuft.

Datenschutz und Verarbeitung in Europa

SICHERHEIT

Wie bei allen MaraDocs-Features nehmen wir Datenschutz und Geheimhaltung sehr ernst. Deshalb verarbeitet auch die Dokumentenanforderung alle Dateien ausschließlich auf den MaraDocs-eigenen Servern in Europa – ohne Auslagerung an Drittanbieter außerhalb der EU.

• Vollständige Verschlüsselung der Dateien auf gesichertem Speicher
• Verschlüsselte Speicherung auch der sensiblen Felder wie Mandantenname, E-Mail, Aktenzeichen, Formularinhalte und Signaturen in der Datenbank
• Automatische Löschung spätestens nach 20 Tagen (oder früher, wenn die Kanzlei den Vorgang manuell abschließt oder archiviert)
• DSGVO-konforme Verarbeitung und Erfüllung der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht nach § 43e BRAO
• AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) verfügbar

Im MaraDocs-Lizenzpreis enthalten – ohne Zusatzkosten

Die Dokumentenanforderung ist vollständiger Bestandteil aller MaraDocs-Lizenzen – Sie können das Feature ohne weitere Buchung sofort nutzen. Es fallen keine zusätzlichen Lizenz-, Anforderungs- oder Versandkosten an. Die Verarbeitung der hochgeladenen Dateien wird wie gewohnt auf Ihr bestehendes Verarbeitungs-Kontingent (Fair-Use-Prinzip) angerechnet.

Features ansehen →

Intelligente Dokumentenaufbereitung mit MaraDocs

Mit MaraDocs verwandeln Sie E-Mail-Anhänge Ihrer Mandanten nachträglich in perfekte Scans. Ausschneiden, Geradeziehen, Zusammenfügen, Texterkennung und vieles mehr.

Jetzt kostenlos starten

Fazit – MaraDocs als Dateischnittstelle zwischen Kanzlei und Mandant

MaraDocs entwickelt sich von einem Werkzeug zur PDF- und Bildverarbeitung zu einer umfassenden Dateischnittstelle zwischen Kanzlei und Mandant weiter. Mit MaraMail wurde der Eingang von Mandanten-E-Mails automatisiert, mit der PDF-Annotation die Bearbeitung in der Kanzlei beschleunigt – und mit der Dokumentenanforderung schließt sich nun der Kreis: Auch das Anfordern und Unterschreibenlassen von Dokumenten geschieht digital, sicher und im einheitlichen Look-and-Feel Ihrer Kanzlei.

Für die Kanzlei bedeutet das einen messbaren Effizienzgewinn: Weniger E-Mail-Pingpong, keine manuelle Konvertierung von HEIC-Bildern, kein Drucken-Unterschreiben-Scannen-Zurücksenden. Für den Mandanten ist es ein deutlich angenehmerer Kontakt mit der Kanzlei – sauber, modern und ohne installierte Apps. Und für die IT-Sicherheit Ihrer Kanzlei ist es ein Gewinn: Verschlüsselte Speicherung in Europa, automatische Löschung, und das wichtigste: Virencheck für jede Datei.

Wir entwickeln MaraDocs kontinuierlich gemeinsam mit Kanzleien weiter und freuen uns über Ihr Feedback zur neuen Dokumentenanforderung.

Jetzt loslegen

Die Dokumentenanforderung steht allen MaraDocs-Nutzern ab sofort zur Verfügung:

1. Bei MaraDocs anmelden oder kostenlos registrieren
2. Dokumentenanforderung öffnen und Ihre erste Anforderung erstellen
3. Optional: PDF-Vorlagen und Erstellungsvorlagen für wiederkehrende Vorgänge anlegen

Bei Fragen erreichen Sie uns jederzeit unter: info@maradocs.io