Composants pour la demande de documents

• Formulaires PDF : Provisionnez une fois vos PDFs avec des champs et une signature, puis réutilisez-les autant de fois que vous le souhaitez.
• Snippets de texte : Insérez des formulations récurrentes en quelques secondes dans chaque message via le menu slash.
• Portal-Flows : Combinez message initial et formulaires PDF – un clic pour une demande complète.
• Compatible avec l'intégration : Les portal-flows peuvent être utilisés directement pour les demandes de documents intégrées sur votre site web.

Où trouver les composants

Dans la section « Demande de documents », vous trouverez les trois sections « Formulaires PDF », « Text-Snippets » et « Portal-Flows ».

Formulaires PDF

Un formulaire PDF est un PDF que vous provisionnez une seule fois avec des champs de saisie et, le cas échéant, un champ de signature – par ex. une procuration ou une cession. Ce formulaire PDF peut ensuite être inclus dans autant de demandes que vous le souhaitez.

Comment créer un formulaire PDF :

Étape par étape

1. Cliquer sur « Nouveau » dans la section « Formulaires PDF ».
2. Téléchargez le PDF par glisser-déposer ou sélection de fichier.
3. Placez les champs par glisser-déposer : champ de texte, de date, de sélection et de signature.
4. Désactivez éventuellement certaines pages si le PDF contient plus de pages que le client ne doit en remplir.
5. Nommer et enregistrer le formulaire PDF – prêt à être utilisé dans n'importe quelle demande.

Lors de la création d'une nouvelle demande, sélectionnez simplement le formulaire PDF dans le menu déroulant. Les champs, informations obligatoires et la configuration des pages sont automatiquement repris.

Snippets de texte

Les snippets de texte sont de courts blocs de texte réutilisables. Ils apparaissent partout dans l'éditeur où vous rédigez des messages initiaux ou des messages clients.

Dans l'éditeur, tapez simplement / pour ouvrir le menu slash et sélectionnez le snippet approprié – avec recherche en direct et navigation au clavier.

Snippets utiles du quotidien du cabinet

• « Veuillez mentionner le numéro de dossier police » : indication uniforme à chaque acceptation de mandat.
• « Veuillez télécharger les documents suivants… » : énumération compacte des documents généralement requis.
• « Mention de confidentialité compacte » : version courte en une ligne, en complément du texte officiel.
• « Cordialement, Cabinet XY » : signature uniforme dans chaque message.

Portal-Flows

Les portal-flows sont la forme de composant la plus puissante : ils combinent un message initial et un nombre illimité de formulaires PDF en un ensemble complet. Vous pouvez ainsi créer en quelques secondes une acceptation de mandat complète en droit pénal ou en droit routier.

Un portal-flow peut typiquement contenir :

• Message initial : incluant snippets de texte et instructions pour le client.
• Un ou plusieurs formulaires PDF : par ex. procuration, cession, déclaration de confidentialité.
• Désignations standard et schémas de numéros de dossier pour une attribution uniforme dans le cabinet.

Appliquer les portal-flows dans une demande

Lors de la création d'une nouvelle demande de documents, sélectionnez le portal-flow souhaité dans un menu déroulant. Le message initial, les types de fichiers, les provisions et les champs de signature sont automatiquement repris.

Vous pouvez ensuite personnaliser chaque portal-flow individuellement – par ex. joindre un document supplémentaire ou spécifier le message initial – sans modifier le portal-flow d'origine.

Bonnes pratiques

Pour commencer, les composants suivants sont utiles dans presque tous les cabinets :

• Acceptation de mandat général : Message initial + Procuration + Notice de confidentialité.
• Procuration (Standard) : Formulaire PDF réutilisable avec champ de signature.
• Déclaration de cession droit routier : spécifique aux exigences des assureurs responsabilité civile.
• Questionnaire premier entretien : collecte de données uniforme pour chaque nouveau client.