Demande de documents

Modèles pour la demande de documents

Lorsque les demandes se répètent – par ex. procuration, acceptation de mandat ou formulaire d'entretien initial – l'utilisation de modèles est rentable. MaraDocs propose trois types de modèles qui s'intègrent les uns aux autres et soulagent sensiblement votre cabinet.

Cette page explique les trois types de modèles, comment les créer, les utiliser dans une demande et les exploiter pour l'intégration (embedding) de votre demande de documents sur le site web de votre cabinet.

Modèles de documents : Provisionnez des PDF une fois avec des champs et une signature et réutilisez-les à volonté.
Snippets de texte : Insérez des formulations récurrentes en quelques secondes dans chaque message via le menu slash.
Modèles de création : Combinez message initial et modèles de documents – un clic pour une demande complète.
Compatible embedding : Les modèles peuvent être utilisés directement pour les demandes de documents intégrées sur votre site web.

Où trouver les modèles

Dans la section « Demande de documents », sélectionnez le sous-onglet « Modèles ». Les trois types de modèles y sont clairement séparés : Modèles de documents, Snippets de texte et Modèles de création.

Gestionnaire de modèles de la demande de documents avec les trois sections — Dans l'onglet « Modèles », vous trouverez les modèles de documents, les snippets de texte et les modèles de création clairement séparés.

Modèles de documents

Un modèle de document est un PDF que vous provisionnez une fois avec des champs de saisie et éventuellement un champ de signature – par ex. une procuration ou une déclaration de cession. Vous pouvez ensuite intégrer ce modèle dans autant de demandes que vous le souhaitez.

Comment créer un modèle de document :

Étape par étape

Dans l'onglet « Modèles » → « Modèles de documents », cliquez sur « Nouveau ».
Téléchargez le PDF par glisser-déposer ou sélection de fichier.
Placez les champs par glisser-déposer : champ de texte, de date, de sélection et de signature.
Désactivez éventuellement certaines pages si le PDF contient plus de pages que le client ne doit en remplir.
Nommez et enregistrez le modèle – prêt à être utilisé dans n'importe quelle demande.

Lors de la création d'une nouvelle demande, sélectionnez simplement le modèle dans le menu déroulant. Les champs, les mentions obligatoires et la configuration des pages sont automatiquement repris.

Éditeur PDF avec champs glisser-déposer pour un modèle de document — Les champs sont placés par glisser-déposer ; vous utilisez le même outil directement lors de la création d'une demande.

Snippets de texte

Les snippets de texte sont de courts blocs de texte réutilisables. Ils apparaissent partout dans l'éditeur où vous rédigez des messages initiaux ou des messages clients.

Dans l'éditeur, tapez simplement / pour ouvrir le menu slash et sélectionnez le snippet approprié – avec recherche en direct et navigation au clavier.

Snippets utiles du quotidien du cabinet

« Veuillez mentionner le numéro de dossier police » : indication uniforme à chaque acceptation de mandat.
« Veuillez télécharger les documents suivants… » : énumération compacte des documents généralement requis.
« Mention de confidentialité compacte » : version courte en une ligne, en complément du texte officiel.
« Cordialement, Cabinet XY » : signature uniforme dans chaque message.

Menu slash avec aperçu des snippets de texte dans l'éditeur — Avec « / » vous appelez vos snippets directement à la position du curseur et les reprenez par un clic.

Modèles de création

Les modèles de création sont la forme de modèle la plus puissante : ils combinent un message initial et un nombre quelconque de modèles de documents en un « set » complet. Vous créez ainsi par ex. une acceptation de mandat complète en droit pénal ou en droit de la circulation en quelques secondes.

Un modèle de création peut typiquement contenir :

Message initial : incluant snippets de texte et instructions pour le client.
Un ou plusieurs modèles de documents : par ex. procuration, cession, déclaration de confidentialité.
Désignations standard et schémas de numéros de dossier pour une attribution uniforme dans le cabinet.

Modification d'un modèle de création avec message initial et plusieurs modèles de documents — Les modèles de création combinent le message initial et plusieurs modèles de documents en un ensemble de demande prêt à l'emploi.

Appliquer des modèles dans une demande

Lors de la création d'une nouvelle demande de documents, sélectionnez le modèle souhaité dans un menu déroulant. Le message initial, les types de fichiers, les dispositions et les champs de signature sont automatiquement repris.

Vous pouvez ensuite personnaliser chaque modèle individuellement – par exemple ajouter un document supplémentaire ou préciser le message initial – sans modifier le modèle d'origine.

Bonnes pratiques

Pour débuter, les modèles suivants sont utiles dans presque tous les cabinets :

Acceptation de mandat général : Message initial + Procuration + Notice de confidentialité.
Procuration (Standard) : Modèle de document sous forme de PDF réutilisable avec champ de signature.
Déclaration de cession droit routier : spécifique aux exigences des assureurs responsabilité civile.
Questionnaire premier entretien : collecte de données uniforme pour chaque nouveau client.

Avec une bibliothèque de modèles bien entretenue, vous créez les demandes courantes en moins d'une minute – et votre cabinet communique toujours de manière cohérente, professionnelle et conforme au RGPD.

MaraDocs kostenlos ausprobieren

Starten Sie jetzt und optimieren Sie Ihre PDFs mit unseren leistungsstarken Tools.

Kontaktieren Sie uns gerne auch per E-Mail:

info@maradocs.io