Créer et gérer une demande de documents

• Création rapide : Les champs obligatoires sont uniquement le nom du client et – si l'envoi doit être automatique – l'e-mail du client.
• Provisionner des formulaires PDF : Ajoutez en quelques secondes des champs de texte, de date, de sélection et de signature à n'importe quel PDF.
• Rappels automatisés : Le client est automatiquement rappelé une fois après X jours.
• Flux de travail MaraDocs direct : Les fichiers entrants sont immédiatement traités, vérifiés contre les virus et prêts dans MaraDocs.

Étape 1 : Accéder à « Créer »

Allez dans MaraDocs sur « Demande de documents » et sélectionnez l'onglet « Créer » en haut. Le formulaire pour une nouvelle demande s'ouvre ici.

Vous pouvez à tout moment sélectionner un modèle existant pour préremplir automatiquement la plupart des champs – voir la page « Demande de documents – Modèles ».

Étape 2 : Données client

Saisissez les informations principales de votre client. Le nom est obligatoire, toutes les autres informations sont facultatives mais rendent la gestion beaucoup plus confortable.

Ces champs peuvent être remplis

• Nom du client : affiché dans le cabinet, dans les e-mails et dans la gestion.
• Adresse e-mail : requise si MaraDocs doit envoyer automatiquement le lien d'invitation.
• Langue : détermine la langue de la vue client et des e-mails automatiques (DE / EN etc.).
• Numéro de dossier / Identifiant personnalisé : Votre numéro de dossier interne, repris dans chaque e-mail et dans la zone de gestion.

Étape 3 : Message initial avec la fonction Snippet Slash

Rédigez un court message pour votre client – par exemple quels documents vous avez besoin, quelles informations il doit compléter ou ce qu'il doit respecter lors de la signature. Ce message apparaît directement sous la demande.

Tapez / n'importe où pour insérer un bloc de texte préparé depuis votre bibliothèque de snippets – idéal pour les formulations récurrentes comme les explications de numéro de dossier ou les notices de confidentialité.

Étape 4 : Types de fichiers autorisés

Par défaut, les types de fichiers définis dans les paramètres s'appliquent. Pour chaque demande, vous pouvez restreindre ou élargir la sélection de manière ciblée – par exemple si vous attendez exclusivement un PDF signé.

Conseil : Pour des formulaires spécifiques, il est souvent judicieux de limiter la sélection au PDF, afin que le client ne télécharge pas accidentellement une photo.

Étape 5 : Provisionner des formulaires PDF

Vous pouvez ajouter à chaque demande n'importe quel PDF que votre client doit remplir ou signer. Pour cela, vous placez des champs par glisser-déposer directement sur les pages PDF – sans modifier le contenu du PDF.

Types de champs disponibles

• Champ texte : saisie sur une ou plusieurs lignes (par ex. nom, adresse).
• Champ date : sélection de date avec format correct.
• Champ de sélection/case à cocher : checkbox ou bouton radio pour Oui/Non ou plusieurs options.
• Champ signature : le client signe directement sur PC ou par tactile sur smartphone.

Des pages individuelles peuvent être désactivées si le PDF contient plus de pages que le client ne doit en remplir. Les pages restent visibles mais ne peuvent pas être modifiées.

Étape 6 : Activer le rappel

En un clic, vous activez un rappel automatique. Vous indiquez le nombre de jours après lequel MaraDocs rappellera au client exactement une fois la demande en attente.

Si le client a déjà téléchargé ou signé pendant ce délai, aucun rappel n'est envoyé. Il n'y a volontairement qu'un seul rappel pour ne pas presser les clients.

Étape 7 : Envoi du lien d'invitation

Vous avez deux possibilités pour donner au client l'accès à la demande :

• MaraDocs envoie automatiquement : Si vous avez saisi l'e-mail du client, MaraDocs envoie un e-mail d'invitation professionnel avec votre branding.
• Partager le lien manuellement : Vous copiez le lien depuis MaraDocs et l'envoyez vous-même par e-mail, messagerie ou le transmettez personnellement.

Gérer les demandes

Dans le sous-onglet « Gérer », vous voyez toutes les demandes de documents en cours, terminées et archivées de votre cabinet dans une vue d'ensemble.

Liste récapitulative

La liste affiche pour chaque demande le nom du client, le numéro de dossier, le statut et la dernière activité. En un clic, vous ouvrez la page détaillée. Les filtres et la recherche en texte intégral permettent de rechercher un dossier spécifique dans les grands cabinets.

Page détaillée d'une demande

Sur la page détaillée, vous voyez tous les fichiers, toutes les provisions (c'est-à-dire les tâches individuelles pour le client), le statut ainsi que l'historique complet de communication. Vous pouvez ici ajouter d'autres provisions, archiver la demande ou renvoyer le lien.

Système de messagerie complet

Vous et votre client pouvez échanger des messages directement dans le contexte de la demande. Chaque message déclenche – selon le destinataire – une notification par e-mail correspondante qui arrive au cabinet.

Notifications par e-mail

À chaque réception de nouveaux fichiers ou messages, vous recevez un e-mail avec toutes les données clés et – si la taille des pièces jointes le permet – les fichiers directement dans la boîte mail. Ainsi, le cabinet peut facilement classer les dossiers dans l'archive.

Réutiliser le lien

Sur demande, les liens de demande peuvent être réutilisés – par exemple pour des mandats dans lesquels des documents sont fournis sur une période prolongée. Sinon, le lien expire automatiquement après traitement réussi.

Ouvrir directement dans MaraDocs

Les fichiers téléchargés peuvent être ouverts en un clic depuis la demande dans MaraDocs – par exemple pour combiner un PDF, faire pivoter des pages, remplir des formulaires ou intégrer directement des fichiers dans le dossier.

Que se passe-t-il après le téléchargement ?

Chaque fichier téléchargé par un client passe automatiquement par un workflow MaraDocs en plusieurs étapes avant de vous être affiché :

• Vérification antivirus : Chaque fichier est contrôlé avec ClamAV et des règles de sécurité supplémentaires – y compris la protection contre les bombes PNG.
• Réduction du PDF : Les grands PDFs sont compressés sans perte visible de qualité.
• Extraction de documents : Les documents sont automatiquement découpés et redressés à partir de photos.
• Reconnaissance de texte (OCR) : Les images et PDF sont convertis en PDF interrogeables.
• Conversion HEIC : Les photos au format HEIC sont automatiquement converties au format JPG habituel.

Vue client

Votre client ouvre le lien sur son smartphone ou PC, voit votre branding et peut télécharger des fichiers, remplir des champs ou signer le champ de signature en quelques clics. Aucune inscription ni application n'est requise.