Configuration de la demande de documents

• Votre propre branding : Le logo, la couleur, le nom du cabinet et le site web sont affichés au client lors de chaque téléchargement et dans tous les e-mails de confirmation.
• E-mail de réception vérifié : Les e-mails entrants, de confirmation et de rappel arrivent exactement là où vous en avez besoin pour votre dossier.
• Types de fichiers par défaut : Définissez centralement quels types de fichiers les clients peuvent télécharger par défaut – personnalisable pour chaque demande.
• Mention de confidentialité : Les clients reçoivent lors du téléchargement une information claire sur le traitement des données – conforme au RGPD et uniforme pour votre cabinet.

Où trouver la demande de documents

Dans MaraDocs, la demande de documents se trouve dans la navigation principale à gauche sous « Demande de documents ». Dans cette section, vous trouverez les onglets « Créer », « Gérer », « Modèles » et « Paramètres ».

Lors du premier accès, MaraDocs vous guide automatiquement à travers une configuration rapide. Vous pouvez relancer l'assistant à tout moment ou modifier les valeurs directement dans les paramètres.

Branding de la page client

Lorsque vos clients ouvrent le lien de téléchargement, ils voient une interface personnalisée aux couleurs de votre cabinet. Tous les e-mails de MaraDocs utilisent également votre logo, votre couleur et le nom de votre cabinet. La configuration s'effectue dans les paramètres sous « Branding ».

Déterminer l'URL du logo

MaraDocs n'héberge pas de logos pour vous, mais charge votre logo directement depuis le site web de votre cabinet – il reste ainsi toujours à jour et vous gardez le contrôle sur l'image.

Si vous ne connaissez pas encore l'URL directe de votre logo, vous pouvez la trouver en quelques secondes dans n'importe quel navigateur :

1. Ouvrez le site web de votre cabinet dans Chrome, Firefox ou Safari.
2. Cliquez avec le bouton droit sur le logo de votre cabinet.
3. Sélectionnez dans le menu contextuel « Copier l'adresse de l'image » (ou « Copier l'adresse du graphique »).
4. Collez l'URL copiée dans le champ URL du logo dans les paramètres MaraDocs.

Couleur du cabinet (couleur corporate)

La couleur du cabinet est utilisée pour les boutons, les mises en évidence et les accents colorés dans la vue client et dans les e-mails.

Vous pouvez soit entrer directement une valeur hexadécimale (par ex. « #1f3a8a »), soit choisir visuellement votre couleur via le sélecteur de couleur à côté du champ de saisie.

Informations du cabinet

Ces informations apparaissent en bas de la page client et dans la section mentions légales des confirmations de téléchargement.

• Nom du cabinet : s'affiche au client comme expéditeur.
• Adresse : apparaît dans le pied de page et dans les confirmations.
• Site web : renvoie depuis la vue client vers le site web de votre cabinet.

Notifications

MaraDocs vous informe automatiquement, vous et votre client, de chaque étape importante – création, réception de nouveaux fichiers, rappels et réponses. Les principaux paramètres se trouvent dans l'onglet Paramètres.

Choisir l'e-mail de réception vérifié

Choisissez l'adresse e-mail à laquelle toutes les notifications concernant les demandes de documents seront envoyées – par exemple une boîte de réception du secrétariat, qui sera ensuite traitée dans MaraMail ou votre système de gestion de dossiers.

Seules les adresses e-mail vérifiées peuvent être sélectionnées. Vous pouvez vérifier de nouvelles adresses dans les paramètres généraux du compte sous Paramètres → E-mails vérifiés.

E-mails de confirmation lors de la création

Activez cette option si vous souhaitez que MaraDocs vous envoie un e-mail de confirmation à votre adresse de réception directement après la création d'une demande de documents. Pratique pour la documentation dans le dossier ou pour le secrétariat.

Taille maximale des pièces jointes par e-mail

Définit jusqu'à quelle taille MaraDocs joint directement les documents téléchargés à l'e-mail de notification. La valeur par défaut est de 10 Mo, le maximum est de 25 Mo. Les fichiers plus volumineux restent disponibles dans MaraDocs.

Messages clients autonomes

Avec cette option, les clients peuvent vous écrire via le système de messagerie même sans fichier ou formulaire non rempli – par exemple pour des questions avant le téléchargement. Peut être désactivé si nécessaire.

Types de fichiers par défaut

Vous définissez de manière centralisée quels types de fichiers les clients peuvent télécharger par défaut. Vous pourrez ensuite étendre ou restreindre cette liste pour chaque demande.

• Images : JPG, PNG, HEIC – idéal pour les photos de téléphone.
• PDFs : documents classiques et formulaires signés.
• Documents Office : Word, Excel, PowerPoint et formats similaires.
• Fichiers vidéo et audio : par exemple messages vocaux ou vidéos de preuve.
• E-mails : .eml et .msg sont acceptés avec leurs pièces jointes.

Pour chaque demande individuelle, vous pouvez étendre ou réduire cette sélection par défaut – par exemple si vous n'attendez qu'un PDF signé spécifique.

Notice de confidentialité pour les clients

Lors du téléchargement, le client reçoit une information claire sur ce qui se passe avec ses données. Vous restez ainsi conforme au RGPD et créez la confiance.

MaraDocs fournit un modèle allemand par défaut pertinent. Vous pouvez adapter le texte à tout moment dans les paramètres, par exemple l'aligner sur le libellé de votre déclaration de confidentialité ou ajouter d'autres langues.

Remarque : Le texte de confidentialité sert uniquement à informer le client – aucun consentement supplémentaire n'est demandé, car le téléchargement fait partie de la relation contractuelle. Veuillez vérifier les exigences en matière de protection des données sous votre propre responsabilité. Maramia GmbH propose ce modèle par souci de service, mais ne fournit pas de conseil juridique ni d'information juridiquement contraignante.