Szablony żądania dokumentów

• Szablony dokumentów: Przygotuj PDF z polami i podpisem raz i wykorzystuj wielokrotnie.
• Fragmenty tekstu: Wstaw powtarzające się sformułowania do każdej wiadomości w sekundy za pomocą menu slash.
• Szablony tworzenia: Połącz wiadomość początkową i szablony dokumentów – jedno kliknięcie dla kompletnego żądania.
• Możliwość osadzania: Szablony można wykorzystać bezpośrednio do osadzonych żądań dokumentów na Twojej stronie internetowej.

Gdzie znaleźć szablony

W sekcji „Żądanie dokumentów" wybierz zakładkę „Szablony". Tam trzy typy szablonów są wyraźnie oddzielone: Szablony dokumentów, Fragmenty tekstu i Szablony tworzenia.

Szablony dokumentów

Szablon dokumentu to plik PDF, który jednorazowo wyposażasz w pola wejściowe i ewentualnie pole podpisu – np. pełnomocnictwo lub oświadczenie o cesji. Ten szablon możesz następnie włączyć do dowolnej liczby żądań.

Jak utworzyć szablon dokumentu:

Krok po kroku

1. W zakładce „Szablony" → „Szablony dokumentów" kliknij „Nowy".
2. Prześlij PDF metodą przeciągnij i upuść lub wybierz plik.
3. Umieść pola metodą przeciągnij i upuść: pole tekstowe, daty, wyboru i podpisu.
4. Opcjonalnie wyłącz pojedyncze strony, jeśli PDF zawiera więcej stron, niż klient ma wypełnić.
5. Nazwij szablon i zapisz – gotowy do użycia w dowolnych żądaniach.

Podczas tworzenia nowego żądania po prostu wybierz szablon z listy rozwijanej. Pola, wymagane dane i konfiguracja stron zostaną automatycznie przejęte.

Fragmenty tekstu

Fragmenty tekstu to krótkie, wielokrotnego użytku bloki tekstowe. Pojawiają się wszędzie tam w edytorze, gdzie tworzysz wiadomości początkowe lub wiadomości do klientów.

W edytorze po prostu wpisz /, aby otworzyć menu slash i wybierz odpowiedni fragment – z wyszukiwaniem na żywo i nawigacją klawiaturą.

Przydatne fragmenty z codziennej praktyki kancelarii

• „Proszę podać numer akt policji": jednolita wskazówka przy każdym przyjęciu zlecenia.
• „Proszę przesłać następujące dokumenty…": zwięzłe wyliczenie typowo potrzebnych dokumentów.
• „Wskazówka o ochronie danych w skrócie": zwięzła wersja w jednej linii, uzupełniająca oficjalny tekst.
• „Z poważaniem, Kancelaria XY": jednolity podpis w każdej wiadomości.

Szablony tworzenia

Szablony tworzenia to najpotężniejsza forma szablonów: łączą wiadomość początkową i dowolną liczbę szablonów dokumentów w gotowy „zestaw". Dzięki temu np. kompletne przyjęcie zlecenia w prawie karnym lub drogowym utworzysz w sekundy.

Szablon tworzenia może typowo zawierać:

• Wiadomość początkową: włącznie z fragmentami tekstu i instrukcjami dla klienta.
• Jeden lub więcej szablonów dokumentów: np. pełnomocnictwo, cesja, oświadczenie o ochronie danych.
• Standardowe oznaczenia i schematy numerów akt dla jednolitego nadawania w kancelarii.

Stosowanie szablonów w żądaniu

Podczas tworzenia nowego żądania dokumentów wybierasz z rozwijanej listy żądany szablon. Wiadomość początkowa, typy plików, postanowienia i pola podpisu są automatycznie przejmowane.

Możesz następnie indywidualnie dostosować każdy szablon – np. dołączyć dodatkowy dokument lub sprecyzować wiadomość początkową – bez zmiany oryginalnego szablonu.

Najlepsze praktyki

Na początek warto utworzyć następujące szablony, które są przydatne w niemal każdej kancelarii:

• Przyjęcie mandatu ogólne: Wiadomość początkowa + pełnomocnictwo + informacja o ochronie danych.
• Pełnomocnictwo (standardowe): Szablon dokumentu jako wielokrotnie używany plik PDF z polem podpisu.
• Oświadczenie o cesji prawo drogowe: specyficzne dla wymagań ubezpieczycieli odpowiedzialności cywilnej.
• Kwestionariusz wstępnej rozmowy: ujednolicone zbieranie danych dla każdego nowego klienta.