Konfiguracja żądania dokumentów

• Własny branding: Logo, kolor firmowy, nazwa kancelarii i strona internetowa są wyświetlane klientowi przy każdym przesłaniu i we wszystkich e-mailach potwierdzających.
• Zweryfikowany e-mail odbiorczy: E-maile przychodzące, potwierdzenia i przypomnienia trafiają dokładnie tam, gdzie są potrzebne do Twojej sprawy.
• Domyślne typy plików: Określ centralnie, jakie rodzaje plików klienci mogą domyślnie przesyłać – z możliwością dostosowania dla każdego żądania.
• Informacja o ochronie danych: Klienci otrzymują przy przesyłaniu wyraźną informację o przetwarzaniu danych – zgodną z RODO i jednolitą dla Twojej kancelarii.

Gdzie znaleźć żądanie dokumentów

W MaraDocs żądanie dokumentów znajduje się w lewej głównej nawigacji pod „Żądanie dokumentów". W tym obszarze znajdują się zakładki „Utwórz", „Zarządzaj", „Szablony" i „Ustawienia".

Przy pierwszym uruchomieniu MaraDocs automatycznie przeprowadzi Cię przez krótką konfigurację. Asystenta można w każdej chwili ponownie wywołać lub zmienić wartości bezpośrednio w ustawieniach.

Branding strony klienta

Gdy Twoi klienci otworzą link do przesyłania, zobaczą interfejs dostosowany do Twojej kancelarii. Również wszystkie e-maile z MaraDocs wykorzystują Twoje logo, kolor i nazwę kancelarii. Konfiguracja odbywa się w ustawieniach pod „Branding".

Określanie adresu URL logo

MaraDocs nie hostuje logo dla Ciebie, lecz ładuje Twoje logo bezpośrednio ze strony internetowej kancelarii – dzięki temu jest zawsze aktualne i masz kontrolę nad obrazem.

Jeśli nie znasz jeszcze bezpośredniego adresu URL swojego logo, możesz go określić w każdej przeglądarce w kilka sekund:

1. Otwórz stronę internetową swojej kancelarii w Chrome, Firefox lub Safari.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy na logo kancelarii.
3. Wybierz z menu kontekstowego „Kopiuj adres obrazu" (lub „Kopiuj adres grafiki").
4. Wklej skopiowany adres URL do pola Adres URL logo w ustawieniach MaraDocs.

Kolor firmowy (Corporate Color)

Kolor firmowy jest używany do przycisków, wyróżnień i kolorowych akcentów w widoku klienta i w e-mailach.

Możesz wpisać bezpośrednio wartość hex (np. „#1f3a8a") lub wybrać swój kolor wizualnie za pomocą ikony palety kolorów obok pola wprowadzania.

Informacje o kancelarii

Te dane pojawiają się na dole strony klienta i w obszarze stopki potwierdzeń przesłania.

• Nazwa kancelarii: wyświetlana klientowi jako nadawca.
• Adres: pojawia się w stopce i w potwierdzeniach.
• Strona internetowa: linkuje z widoku klienta z powrotem do strony internetowej Twojej kancelarii.

Powiadomienia

MaraDocs automatycznie informuje Ciebie i Twojego klienta o każdym istotnym kroku – utworzeniu, otrzymaniu nowych plików, przypomnieniach i odpowiedziach. Najważniejsze ustawienia znajdziesz w zakładce Ustawienia.

Wybór zweryfikowanego e-maila odbiorczego

Wybierz adres e-mail, na który będą wysyłane wszystkie powiadomienia dotyczące żądań dokumentów – np. skrzynka sekretariatu, która jest dalej przetwarzana w MaraMail lub w Twoim systemie prowadzenia akt.

Można wybrać tylko zweryfikowane adresy e-mail. Nowe adresy weryfikujesz w ogólnych ustawieniach konta pod Ustawienia → Zweryfikowane e-maile.

E-maile potwierdzające przy tworzeniu

Aktywuj tę opcję, jeśli MaraDocs ma wysyłać Ci e-mail potwierdzający na Twój adres odbiorczy bezpośrednio po utworzeniu żądania dokumentów. Przydatne do dokumentacji w aktach lub dla sekretariatu.

Maksymalny rozmiar załącznika e-mail

Określa, do jakiego rozmiaru MaraDocs umieszcza przesłane dokumenty bezpośrednio jako załącznik w e-mailu z powiadomieniem. Standard to 10 MB, maksimum wynosi 25 MB. Większe pliki pozostają dostępne w MaraDocs.

Samodzielne wiadomości od klientów

Ta opcja pozwala klientom pisać do Ciebie przez system wiadomości również bez pliku lub niewypełnionego formularza – np. pytania przed przesłaniem. W razie potrzeby można ją wyłączyć.

Standardowe typy plików

Centralnie określasz, jakie typy plików klienci mogą domyślnie przesyłać. Dla każdego żądania możesz później rozszerzyć lub ograniczyć tę listę.

• Obrazy: JPG, PNG, HEIC – idealne do zdjęć z telefonu.
• PDF: klasyczne dokumenty i podpisane formularze.
• Dokumenty Office: Word, Excel, PowerPoint i podobne formaty.
• Pliki wideo i audio: np. wiadomości głosowe lub nagrania dowodowe.
• E-maile: .eml i .msg są przyjmowane wraz z załącznikami.

Dla każdego pojedynczego żądania możesz celowo rozszerzyć lub ograniczyć ten standardowy wybór – np. gdy oczekujesz tylko konkretnego podpisanego PDF-a.

Informacja o ochronie danych dla klientów

Podczas przesyłania klient otrzymuje jasną informację o tym, co dzieje się z jego danymi. Dzięki temu zachowujesz zgodność z RODO i budujesz zaufanie.

MaraDocs dostarcza sensowny niemiecki szablon standardowy. Możesz w każdej chwili dostosować tekst w ustawieniach, np. dopasować do treści Twojej polityki prywatności lub dodać dodatkowe języki.

Uwaga: Tekst dotyczący ochrony danych służy wyłącznie informowaniu klienta – nie jest zbierana dodatkowa zgoda, ponieważ przesyłanie jest częścią umowy z klientem. Prosimy o sprawdzenie wymogów ochrony danych na własną odpowiedzialność. Maramia GmbH oferuje szablon wyłącznie z myślą o świadczeniu usług, ale nie udziela porad prawnych ani nie dostarcza prawnie wiążących informacji.