Utwórz i zarządzaj żądaniem dokumentów

• Szybkie utworzenie: Pola obowiązkowe to tylko nazwa klienta i – jeśli ma być wysłane automatycznie – e-mail klienta.
• Przygotowanie formularzy PDF: Dowolne pliki PDF w sekundy wyposaż w pola tekstowe, datowe, wyboru i podpisu.
• Automatyczne przypomnienia: Klient zostanie automatycznie przypomniany o żądaniu dokładnie raz po X dniach.
• Bezpośredni workflow MaraDocs: Przychodzące pliki są natychmiast przetworzone, sprawdzone pod kątem wirusów i gotowe do edycji w MaraDocs.

Krok 1: Otwórz „Utwórz"

Przejdź w MaraDocs do „Żądanie dokumentów" i wybierz w górnej zakładce „Utwórz". Tutaj otworzy się formularz dla nowego żądania.

W każdej chwili możesz wybrać istniejący szablon, aby automatycznie wypełnić większość pól – zobacz stronę „Żądanie dokumentów – Szablony".

Krok 2: Dane klienta

Wprowadź najważniejsze dane swojego klienta. Pole obowiązkowe to nazwa, wszystkie pozostałe dane są opcjonalne, ale znacznie ułatwiają zarządzanie.

Te pola możesz wypełnić

• Nazwa klienta: wyświetlana w biurze, w e-mailach i w panelu zarządzania.
• Adres e-mail: wymagany, jeśli MaraDocs ma automatycznie wysłać link zaproszenia.
• Język: określa język widoku klienta i automatycznych e-maili (DE / EN itp.).
• Sygnatura akt / Custom Identifier: Twoja wewnętrzna sygnatura akt, która jest uwzględniana w każdym e-mailu i w panelu zarządzania.

Krok 3: Wiadomość inicjalna z funkcją Snippet-Slash

Napisz krótką wiadomość dla swojego klienta – np. jakie dokumenty potrzebujesz, jakie informacje powinien uzupełnić lub na co zwrócić uwagę przy podpisywaniu. Ta wiadomość pojawi się bezpośrednio pod żądaniem.

Wpisz w dowolnym miejscu /, aby z Twojej biblioteki snippetów wstawić gotowy szablon tekstowy – idealny do powtarzających się sformułowań, jak wyjaśnienia sygnatury akt czy informacje o ochronie danych.

Krok 4: Dozwolone typy plików

Domyślnie obowiązują typy plików zapisane w ustawieniach. Dla każdego żądania możesz zawęzić lub rozszerzyć wybór – np. gdy oczekujesz wyłącznie podpisanego pliku PDF.

Wskazówka: W przypadku konkretnych formularzy często warto ograniczyć wybór do PDF, aby klient nie przesłał przez pomyłkę zdjęcia.

Krok 5: Przygotowanie formularzy PDF

Do każdego żądania możesz dodać dowolne pliki PDF, które klient ma wypełnić lub podpisać. W tym celu umieszczasz pola metodą przeciągnij i upuść bezpośrednio na stronach PDF – bez zmiany treści pliku PDF.

Dostępne typy pól

• Pole tekstowe: jednowierszowe lub wielowierszowe (np. imię i nazwisko, adres).
• Pole daty: wybór daty w prawidłowym formacie.
• Pole wyboru/zaznaczenia: checkbox lub przycisk opcji dla Tak/Nie lub wielu opcji.
• Pole podpisu: klient podpisuje bezpośrednio na PC lub dotykiem na smartfonie.

Poszczególne strony można dezaktywować, jeśli PDF zawiera więcej stron niż klient ma wypełnić. Strony pozostają widoczne, ale nie można ich edytować.

Krok 6: Aktywacja przypomnienia

Jednym kliknięciem aktywujesz automatyczne przypomnienie. Podajesz liczbę dni, po których MaraDocs dokładnie raz przypomni klientowi o oczekującym żądaniu.

Jeśli klient w tym czasie już przesłał pliki lub podpisał dokument, przypomnienie nie zostanie wysłane. Celowo jest tylko jedno przypomnienie, aby nie naciskać na klientów.

Krok 7: Wysyłka linku zaproszenia

Masz dwie możliwości udostępnienia klientowi dostępu do żądania:

• MaraDocs wysyła automatycznie: Jeśli podałeś adres e-mail klienta, MaraDocs wysyła profesjonalny e-mail zaproszenia z Twoim brandingiem.
• Ręczne udostępnienie linku: Kopiujesz link z MaraDocs i wysyłasz go samodzielnie e-mailem, komunikatorem lub przekazujesz osobiście.

Zarządzanie żądaniami

W zakładce „Zarządzaj" widzisz wszystkie bieżące, zakończone i zarchiwizowane żądania dokumentów Twojej kancelarii w jednym widoku.

Lista przeglądowa

Lista pokazuje dla każdego żądania nazwę klienta, sygnaturę akt, status i ostatnią aktywność. Jednym kliknięciem otwierasz stronę szczegółów. Filtry i wyszukiwanie pełnotekstowe pomagają w większych kancelariach znaleźć konkretną sprawę.

Strona szczegółów żądania

Na stronie szczegółów widzisz wszystkie pliki, wszystkie zadania (czyli poszczególne polecenia dla klienta), status oraz pełną historię komunikacji. Możesz tutaj dodać kolejne zadania, zarchiwizować żądanie lub ponownie wysłać link.

Kompletny system wiadomości

Ty i Twój klient możecie wymieniać wiadomości bezpośrednio w kontekście żądania. Każda wiadomość wywołuje – w zależności od odbiorcy – odpowiednie powiadomienie e-mail, które trafia do sekretariatu.

Powiadomienia e-mail

Przy każdym wpływie nowych plików lub wiadomości otrzymujesz e-mail ze wszystkimi najważniejszymi danymi i – jeśli rozmiar załącznika na to pozwala – pliki bezpośrednio w skrzynce pocztowej. Dzięki temu sekretariat może wygodnie zapisać sprawy w aktach.

Ponowne wykorzystanie linku

Na życzenie linki do żądań można wykorzystywać ponownie – np. w przypadku zleceń, w których dokumenty są dosyłane przez dłuższy okres. W przeciwnym razie link wygasa automatycznie po pomyślnym przetworzeniu.

Otwórz bezpośrednio w MaraDocs

Przesłane pliki można jednym kliknięciem otworzyć z żądania w MaraDocs – np. aby połączyć PDF, obrócić strony, wypełnić formularze lub bezpośrednio przejąć pliki do akt.

Co dzieje się po przesłaniu?

Każdy plik przesłany przez klienta przechodzi automatycznie przez wieloetapowy proces MaraDocs, zanim zostanie Ci wyświetlony:

• Kontrola antywirusowa: Każdy plik jest sprawdzany przez ClamAV i dodatkowe reguły bezpieczeństwa – w tym ochrona przed bombami PNG.
• Zmniejszenie PDF: Duże pliki PDF są kompresowane bez widocznej utraty jakości.
• Ekstrakcja dokumentów: Z fotografii automatycznie wycinane i prostowane są czyste dokumenty.
• Rozpoznawanie tekstu (OCR): Obrazy i pliki PDF są przekształcane w przeszukiwalne pliki PDF.
• Konwersja HEIC: Zdjęcia z telefonu w formacie HEIC są automatycznie konwertowane na standardowy format JPG.

Widok klienta

Twój klient otwiera link na smartfonie lub komputerze, widzi Twój branding i może w kilku kliknięciach przesłać pliki, wypełnić pola lub podpisać pole podpisu. Nie jest wymagana rejestracja ani aplikacja.