Digitalisering av advokatkontor-prosesser

Hei, jeg er Martin Kurtz, advokat og en av de to grunnleggerne av MaraDocs. Velkommen til MaraDocs-bloggen. Vi skriver om temaer i skjæringspunktet mellom advokatvirksomhet og IT.

Dette er den andre artikkelen i serien Anwalt2Dev – A Journey. Artikkelserien handler om min egen profesjonelle historie og motivasjon, men fremfor alt belyser jeg med ulik dybde mange konsepter og teknologier som etter min mening utgjør dagens IT-landskap.

-> Første artikkel i serien: Om sammenlignbarheten mellom juss og programvare

Advokatpraksisen digitaliserer, men...

Foreldrene mine har drevet et advokatkontor siden 80-tallet i forrige årtusen i en liten by i Taunus. I mai 2005 begynte jeg å studere juss. Jeg husker at det tidligere på foreldrenes kontor fantes et venterom der klienter ofte satt og ventet på avtalen sin med en av advokatene. Et bilde som i dag minner mer om en legekontor enn et advokatkontor. Det fantes også enorme arkivskap som ble gjennomsøkt av sekretærene våre i imponerende hastighet: Klakk, klakk, klakk, her er mappen Meier mot Schulze...

Det har definitivt skjedd mye siden 2005 og enda mer siden 80-tallet. I dag ligger alle dokumenter digitalt på en server hos oss på kontoret og er tilgjengelige via en kontorprogramvare. Klienter kommer praktisk talt ikke lenger til kontorlokaler: Alt kan avklares per telefon og e-post.

Digitalisering skaper ny klasse av problemer

Med digitaliseringen har det imidlertid også oppstått nye problemer:

Filstørrelsen på en PDF spiller for eksempel plutselig en rolle. Også tidligere fikk en 255 sider lang etterforskningsmapper fra statsadvokaten (kjærlig kalt beltedyr) sekretariatet til å sukke, men posten nektet ikke forsendelse bare fordi mappen lå 300 gram over en av dem definert grense. Annerledes i dag: De fleste e-postleverandører setter en overføringsgrense mellom 10 og 20 megabyte.

Ved signering av dokumenter viser det seg at vi tidsmessig fortsatt befinner oss i denne merkelige, udefinerte mellomverdenen – fortsatt litt i fortiden og ennå ikke helt ankommet i nåtiden. Selv uten lovbestemte formkrav som ville gjøre håndholdt signering obligatorisk, er det vanlig at visse dokumenter bærer en reell signatur (fullmakter for eksempel, men også avståelseserklæringer som kreves av forsikringsselskaper i forbindelse med kuttkonflikter...). Som følge av dette skriver klienter ut digitalt tilsendte skjemaer, signerer disse på kjøkkenbordet sitt og sender dem deretter som fotograferte filvedlegg per e-post. Hver side av det femsiders dokumentet som et enkelt bilde.

Innebygde grafikker i e-poster er sluttbossen for enhver sekretariatsmedarbeider. Bildevedlegg i e-poster kan sendes på to forskjellige måter: Som "normale" vedlegg (attachments) eller som såkalte inline attachments. Her foreligger bildefilene som innebygde grafikker innenfor en HTML-e-post. Avhengig av den brukte kontorprogramvaren og e-postprogrammet (spesielt giftig er blandingen av Advoware og Microsoft Outlook), kan det være at hver grafikk må lagres enkeltvis via Høyreklikk → Lagre bilde som... → Velg lagringssted og gi navn. Først etterpå kan den nå i en mappe lagrede filen importeres til kontorprogramvaren. Ved e-poster med 10 eller flere bilder vedlagt på denne måten kan dette absolutt ta 10 minutter.

Om temaet sikker dokumentutveksling per e-post finnes det i advokatbransjen sannsynligvis flere myter enn krypterte e-poster som faktisk har blitt sendt. Advokater ser seg på den ene siden konfrontert med kravene fra forskjellig tolket personvernlovgivning og yrkesetiske regler, og samtidig står de overfor en overveiende personvernmessig uinteressert klientell, som uansett opplever å måtte forholde seg til sitt juridiske tema mer som belastende enn kjærkomment: Man kan vel bare sende de relevante dokumentene per e-post, slik alle gjør det!

Også temaet datasikkerhet opptar advokatbransjen. Forestillingen om å bli offer for et ransomware-angrep og miste alle data eller til og med få dem lekket til offentligheten gjennom en datalekkasje, er en konstant medsvingende frykt hos kontoreiere. Interessant nok er informasjonskildene for dette i sin helhet meget komplekse temaet ofte begrenset: Enten er det produsenter av kontorprogramvare som markedsfører overgangen til deres (som regel dyrere) sky med argumentet om økt sikkerhet, eller det er generell informasjon og råd som tatt for seg ofte er riktige, men som ikke formidler et overordnet bilde: Ikke ta imot USB-pinner, skru av makroer og ta regelmessige sikkerhetskopier.

Advokatkontorer bør ta IT-en i egne hender

Da jeg som ung advokat støtte på de ovennevnte problemene i familiekontordriften, så jeg naturligvis etter løsninger. I løpet av tiden har jeg funnet og implementert forskjellige løsninger for noen av de nevnte problemene. Til slutt har beskjeftigelsen med disse temaene ført til at jeg sammen med Raui Ghazaleh grunnla Maramia GmbH: Vi tilbyr nå de opprinnelig for oss selv utviklede løsningene til andre kolleger. Interessen for våre løsninger er som forventet stor.

Den egne kontorskyen med Nextcloud

Hvordan deler man store filer sikkert med klienter? Hvordan mottar man store eller mange filer fra klienter? Hvordan kopierer man et stort prosedyre med vedlegg for helgen til en bærbar PC som ikke er tilkoblet kontorprogramvaren? Hvor samler man egentlig all intern kontorkunnskap? Hvor legger man passord til alle mulige tjenester som brukes på kontoret?

Vi har ganske tidlig satset på en selvdrevet instans av Nextcloud.

Nextcloud er en åpen kildekode-løsning for datasynkronisering og -utveksling som ble utviklet som et sikkert alternativ til kommersielle skytjenester. Programvaren gjør det mulig for advokatkontorer å drive sin egen private sky-infrastruktur, der alle data forblir under full kontroll av kontoret. Spesielt for advokatområdet, hvor personvern og konfidensialitet har høyeste prioritet, tilbyr Nextcloud avgjørende fordeler: Fra sikker fillagring over kalender- og kontaktadministrasjon til dokumentredigering og samarbeidende arbeid dekker plattformen tallrike funksjoner som letter hverdagen på kontoret. I motsetning til eksterne skyleverandører beholder advokatkontorer full kontroll over sine sensitive klientdata og kan samtidig dra nytte av moderne skyfunksjoner uten å inngå kompromisser når det gjelder datasikkerhet.

Vi bruker sannsynligvis bare en brøkdel av mulighetene til Nextcloud og driver denne ved siden av (og separat fra) vår egentlige kontorprogramvare. Kontaktadministrasjon, e-posttrafikk og sakshåndtering forblir urørt i vår kontorprogramvare. Likevel: Når det gjelder å utveksle større datamengder sikkert (https) med tredjeparter, er en nedlastingslenke raskt opprettet. Motsatt mottar vi filer via en like enkelt generert opplastingslenke.

Intern kommunikasjon: Hvorfor skal Microsoft og Co. få lese med?

Mange bedrifter satser på interne kommunikasjonstjenester som f.eks. Microsoft Teams. Også her har vi byttet til vår egen løsning og beholder dermed kontrollen over våre data. Innenfor vår egen Nextcloud kjører kommunikasjonsverktøyet Talk. Kontorchatten, rask datautveksling (meget populært: skjermbilder...) mellom advokat og sekretariat og videosamtaler internt og med eksterne er dermed dekket sikkert og kostnadsfritt.

Fullmakter digitalt signert

Jeg er klar over at det finnes tallrike meget gode løsninger som tilbyr juridisk sikker digital signering. Når man juridisk sikkert må kunne bevise at en bestemt person har avgitt en bestemt erklæring, er den nedenfor presenterte løsningen ikke tilstrekkelig. Likevel: Å erstatte et per e-post tilsendt, utskrevet, signert og igjen fotografert dokument kan utformes uten bevisverditap ved at en tilsvarende arbeidsflyt innbygges på kontornettsiden.

For nettsider som er basert på Wordpress (anslått 45 % av alle nettsider verden over er opprettet ved hjelp av Wordpress), lar dette seg ganske enkelt implementere med en Forms-plugin, en PDF-Creation-plugin og litt individuell JavaScript. Arbeidsflyten for å motta en digital fullmakt fra klienten reduseres dermed til å oversende en lenke hhv. informere klienten om å gå til https://kontornettsiden.no/fullmakt med smarttelefonen sin og signere en fullmakt der.

E-postvedlegg effektivt behandlet

Det totale komplekset e-postvedlegg har gjentatte ganger opptatt meg i rammen av min advokatvirksomhet. Vi bruker Advoware på kontoret vårt. Uten å skulle si noe dårlig om Advoware, er det likevel meget forstyrrende at e-postimporten svikter ved inline attachments (se over). Disse blir rett og slett ikke gjenkjent.

Jeg skrev først et program og publiserte det som åpen kildekode-programvare (https://github.com/rakurtz/msg-pic-extract), ved hjelp av hvilket man kunne ekstraktere alle inline attachments fra e-poster. På denne måten faller den manuelle lagringen via høyreklikk på hver enkelt innebygd grafikk bort.

Riktignok var dette lille hjelpeverktøyet nyttig, men det overordnede problemet var ikke løst. Hvordan blir flere dårlig fotograferte dokumenter, som har mye marg og som regel også er feil rotert (sett inn eksempler), til ferdige PDF-er som ser ut som perfekte skanninger og hvis tekst er søkbar og valgbar?

Det var fødselen til MaraDocs. Veldig raskt var det klart for oss at det er et større foretak og at vi ikke ville skripte dette sammen som et "lite hjelpeverktøy", men her skulle det oppstå en moden programvare som vi også tilbyr våre kollegaer i advokatbransjen.

Etter ett år utviklingstid var det så langt. MaraDocs ble publisert midt i mars 2025 som en nettleserbasert programvare.

Optimere, Kombinere, Last ned

Arbeidsflyten er konsekvent rettet mot behovene i kontorhverdagen: Det må gå raskt og enkelt!

• E-post med vedlegg eller filer per dra & slipp eller kopier & lim inn i appen
• Alle vedlegg blir automatisk ekstrahert og analysert
• Dokumenter blir automatisk gjenkjent og klippet ut og omgjort til søkbare skanninger
• PDF-er blir forminsket, om nødvendig gjennomføres en tekstgjenkjenning
• Alle sider blir automatisk justert etter tekstretningen og rotert
• Sider lar seg meget enkelt sette sammen til nye PDF-er
• Omdøping er bare ett enkelt klikk
• Last ned. Ferdig.

Begeistret tilbakemelding fra advokatkontorer

Vi har brukt MaraDocs i tre måneder allerede på kontoret vårt. Spesielt om morgenen ved behandling av postinngang har det blitt et uunnværlig verktøy for oss som massivt har økt effektiviteten i håndteringen av innkommende dokumenter.

Våre første kunder er like begeistret. Jeg gleder meg spesielt over tilbakemeldingen fra en kollega fra familieretten: MaraDocs sparer henne personlig (som advokat!) hver dag ca. 45 minutter som hun tidligere brukte på manuell sortering av dokumenter i forskjellige programmer.

Som advokat som blir gal av tekniske ineffektiviteter, gleder denne tilbakemeldingen meg dobbelt: På den ene siden naturligvis fordi programvaren vår blir godt mottatt og løser et reelt problem, samtidig også fordi vi kunne frigjøre en kollega fra en ganske meningsløs del av arbeidet hennes og dermed frigjøres mer tid til den juridiske delen.

Hvordan det går videre

I neste artikkel forteller jeg om hvordan jeg selv kom til programmering og presenterer noen prosjekter. Det blir sannsynligvis en begeistret artikkel om gestaltningsfriheten ved å skape programvare, om friheten til indre uttrykk gjennom kode, livslang læring og alle de andre vidunderlige tingene ved nerddom :)