Cyfryzacja procesów kancelaryjnych

Cześć, jestem Martin Kurtz, radca prawny i jeden z dwóch założycieli MaraDocs. Witaj na blogu MaraDocs. Piszemy o tematach z pogranicza praktyki prawniczej i IT.

To jest drugi artykuł z serii Anwalt2Dev – A Journey. Seria artykułów dotyczy mojej własnej historii zawodowej i motywacji, ale przede wszystkim omawiam z różną głębią wiele koncepcji i technologii, które moim zdaniem stanowią dzisiejszy krajobraz IT.

-> Pierwszy artykuł z serii: O porównywalności prawa i oprogramowania

Praktyka prawnicza ulega cyfryzacji, ale...

Moi rodzice prowadzą od lat 80. ubiegłego tysiąclecia kancelarię prawną w małej miejscowości w Taunus. W maju 2005 roku rozpocząłem studia prawnicze. Pamiętam, że kiedyś w kancelarii moich rodziców była poczekalnia, w której często siedzieli klienci czekający na spotkanie z jednym z prawników. Obraz, który dziś kojarzy się raczej z gabinetem lekarskim niż kancelarią prawną. Były też ogromne szafy na akta, które nasze sekretarki przeszukiwały z imponującą szybkością: Klak, klak, klak, oto akta Meier contra Schulze...

Wiele się zdecydowanie zmieniło od 2005 roku, a jeszcze więcej od lat 80. Dziś wszystkie dokumenty przechowywane są cyfrowo na serwerze w naszej kancelarii i są dostępne za pośrednictwem oprogramowania kancelaryjnego. Klienci praktycznie w ogóle nie przychodzą już do biura kancelarii: Wszystko można omówić przez telefon i e-mail.

Cyfryzacja tworzy nową klasę problemów

Jednak wraz z cyfryzacją pojawiły się również nowe problemy:

Rozmiar pliku PDF nagle zaczyna odgrywać rolę. Już wcześniej 255-stronicowe akta śledcze prokuratury (pieszczotliwie nazywane pancernikiem) wywoływały jęki w sekretariacie, jednak poczta nie odmawiała wysyłki tylko dlatego, że akta przekraczały zdefiniowany przez nią limit o 300 gramów. Inaczej dziś: Większość dostawców poczty e-mail ustala limit przesyłania między 10 a 20 megabajtów.

Przy podpisywaniu dokumentów widać, że czasowo nadal znajdujemy się w tym dziwnym, nieokreślonym świecie pośrednim – wciąż trochę w przeszłości i jeszcze nie całkiem w teraźniejszości. Nawet bez wymogów formalnych prawnych, które wymagałyby koniecznie własnoręcznego podpisu, jest zwyczajem, że niektóre dokumenty muszą zawierać rzeczywisty podpis (pełnomocnictwa na przykład, ale także oświadczenia o cesji wymagane przez towarzystwa ubezpieczeniowe w ramach sporów o obniżenie świadczeń...). W rezultacie klienci drukują cyfrowo przesłane formularze, podpisują je na swoim kuchennym stole, a następnie wysyłają jako sfotografowane załączniki e-mailowe. Każdą stronę pięciostronicowego dokumentu jako osobny obraz.

Grafiki osadzone w e-mailach to główny przeciwnik każdego pracownika sekretariatu. Załączniki graficzne w e-mailach mogą być wysyłane na dwa różne sposoby: jako "normalne" załączniki (attachments) lub jako tzw. inline attachments. W tym przypadku pliki graficzne są osadzone jako grafiki wewnątrz e-maila HTML. W zależności od używanego oprogramowania kancelaryjnego i programu pocztowego (szczególnie toksyczna jest kombinacja Advoware i Microsoft Outlook), może się zdarzyć, że każda grafika musi być zapisywana osobno przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy → zapisz grafikę jako... → wybierz lokalizację zapisu i nadaj nazwę. Dopiero potem plik znajdujący się teraz w folderze może zostać zaimportowany do oprogramowania kancelaryjnego. W przypadku e-maili z 10 lub więcej obrazami załączonymi w ten sposób może to zająć nawet 10 minut.

Na temat bezpiecznej wymiany dokumentów przez e-mail w środowisku prawniczym prawdopodobnie krąży więcej mitów niż rzeczywiście wysłano zaszyfrowanych e-maili. Z jednej strony prawnicy muszą sprostać wymaganiom różnie interpretowanych przepisów o ochronie danych i zasad zawodowych, a z drugiej strony mają do czynienia z klientami w większości niezainteresowanymi ochroną danych, dla których zajmowanie się ich sprawą prawną i tak jest bardziej uciążliwe niż mile widziane: Proszę po prostu wysłać odpowiednie dokumenty e-mailem, tak jak wszyscy to robią!

Również kwestia bezpieczeństwa danych niepokoi środowisko prawnicze. Wizja padnięcia ofiarą ataku ransomware i utraty wszystkich danych lub nawet ujawnienia ich opinii publicznej przez wyciek danych jest stałym, towarzyszącym lękiem właścicieli kancelarii. Co ciekawe, źródła informacji na ten bardzo złożony temat są często ograniczone: Albo są to producenci oprogramowania kancelaryjnego, którzy promują przejście do ich (zwykle droższej) chmury argumentem zwiększonego bezpieczeństwa, albo są to ogólne informacje i porady, które same w sobie są często prawidłowe, jednak nie dają całościowego obrazu: Nie przyjmuj dysków USB, wyłącz makra i regularnie wykonuj kopie zapasowe.

Kancelarie powinny wziąć swoje IT w swoje ręce

Kiedy jako młody prawnik natknąłem się na w/w problemy w rodzinnej kancelarii, oczywiście szukałem rozwiązań. Z czasem znalazłem i wdrożyłem różne rozwiązania dla niektórych z wymienionych problemów. Ostatecznie zajmowanie się tymi tematami doprowadziło do tego, że wraz z Raui Ghazaleh założyłem Maramia GmbH: Oferujemy teraz rozwiązania pierwotnie opracowane dla siebie innym kolegom. Zainteresowanie naszymi rozwiązaniami jest, jak można się spodziewać, duże.

Własna chmura kancelaryjna z Nextcloud

Jak bezpiecznie udostępniać duże pliki klientom? Jak otrzymywać duże lub liczne pliki od klientów? Jak skopiować duże pismo procesowe wraz z załącznikami na weekend na laptopa, który nie jest połączony z oprogramowaniem kancelaryjnym? Gdzie właściwie gromadzić całą wewnętrzną wiedzę kancelarii? Gdzie przechowywać hasła do wszystkich możliwych usług wykorzystywanych w kancelarii?

Dość wcześnie postawiliśmy na własną instancję Nextcloud.

Nextcloud to rozwiązanie open-source do synchronizacji i wymiany danych, opracowane jako bezpieczna alternatywa dla komercyjnych usług chmurowych. Oprogramowanie umożliwia kancelariom prowadzenie własnej prywatnej infrastruktury chmurowej, przy czym wszystkie dane pozostają pod pełną kontrolą kancelarii. Szczególnie w obszarze prawniczym, gdzie ochrona danych i poufność mają najwyższy priorytet, Nextcloud oferuje kluczowe zalety: Od bezpiecznego przechowywania plików, przez zarządzanie kalendarzem i kontaktami, po edycję dokumentów i pracę zespołową – platforma obejmuje liczne funkcje, które ułatwiają codzienną pracę kancelarii. W przeciwieństwie do zewnętrznych dostawców chmury, kancelarie zachowują pełną kontrolę nad swoimi wrażliwymi danymi klientów i jednocześnie mogą korzystać z nowoczesnych funkcji chmurowych, nie idąc na kompromis w zakresie bezpieczeństwa danych.

Prawdopodobnie używamy tylko ułamka możliwości Nextcloud i prowadzimy ją obok (i oddzielnie od) naszego właściwego oprogramowania kancelaryjnego. Zarządzanie kontaktami, korespondencja e-mailowa i prowadzenie akt pozostają nienaruszone w naszym oprogramowaniu kancelaryjnym. Mimo to: Gdy trzeba bezpiecznie (https) wymienić większe ilości danych z osobami trzecimi, link do pobrania można szybko utworzyć. W drugą stronę przyjmujemy pliki poprzez równie łatwo wygenerowany link do przesyłania.

Komunikacja wewnętrzna: Dlaczego Microsoft i inni mieliby podsłuchiwać?

Wiele firm korzysta z wewnętrznych usług komunikacyjnych, takich jak np. Microsoft Teams. Również tutaj przeszliśmy na własne rozwiązanie i w ten sposób zachowujemy kontrolę nad naszymi danymi. W ramach naszego własnego Nextcloud działa narzędzie komunikacyjne Talk. Czat kancelarii, szybka wymiana danych (bardzo popularne: zrzuty ekranu...) między prawnikiem a sekretariatem oraz połączenia wideo wewnętrzne i z osobami zewnętrznymi są w ten sposób bezpiecznie i bezpłatnie obsługiwane.

Cyfrowe podpisywanie pełnomocnictw

Zdaję sobie sprawę, że istnieje wiele bardzo dobrych rozwiązań oferujących prawnie bezpieczne podpisywanie cyfrowe. Jeśli trzeba w sposób prawnie pewny udowodnić, że określona osoba złożyła określone oświadczenie, przedstawione poniżej rozwiązanie nie jest wystarczające. Mimo to: Zastąpienie dokumentu przesłanego e-mailem, wydrukowanego, podpisanego i ponownie sfotografowanego można zorganizować bez utraty wartości dowodowej poprzez wbudowanie odpowiedniego procesu na stronie internetowej kancelarii.

W przypadku stron internetowych opartych na Wordpressie (szacunkowo 45% wszystkich witryn na świecie jest utworzonych przy pomocy Wordpressa), można to dość łatwo zaimplementować za pomocą wtyczki do formularzy, wtyczki do tworzenia PDF i odrobiny indywidualnego JavaScriptu. Proces uzyskania cyfrowego pełnomocnictwa od klienta sprowadza się wtedy do przesłania linku lub poinformowania klienta, aby za pomocą smartfona wszedł na https://strona-kancelarii.pl/pelnomocnictwo i tam podpisał pełnomocnictwo.

Efektywne przetwarzanie załączników e-mail

Cały kompleks załączników e-mail zajmował mnie wielokrotnie w ramach mojej działalności prawniczej. W naszej kancelarii używamy Advoware. Nie chcąc mówić źle o Advoware, bardzo przeszkadza fakt, że import e-maili zawodzi w przypadku inline attachments (patrz wyżej). Po prostu nie są one rozpoznawane.

Najpierw napisałem program i opublikowałem jako oprogramowanie open-source (https://github.com/rakurtz/msg-pic-extract), za pomocą którego można było wyodrębnić wszystkie inline attachments z e-maili. W ten sposób odpada ręczne zapisywanie każdej osadzonej grafiki przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy.

Wprawdzie to małe narzędzie pomocnicze było użyteczne, ale nadrzędny problem nie został rozwiązany. Jak z kilku źle sfotografowanych dokumentów, które mają dużo marginesu i zazwyczaj są jeszcze źle obrócone, uzyskać gotowe pliki PDF, które wyglądają jak idealne skany i których tekst można przeszukiwać i zaznaczać?

To był początek MaraDocs. Bardzo szybko stało się dla nas jasne, że jest to większe przedsięwzięcie i że nie chcemy tego złożyć jako "małego narzędzia pomocniczego", ale tutaj ma powstać dojrzałe oprogramowanie, które będziemy również oferować naszym koleżankom i kolegom ze środowiska prawniczego.

Po roku prac rozwojowych nadszedł czas. MaraDocs został opublikowany w połowie marca 2025 jako oprogramowanie działające w przeglądarce.

Optymalizuj, łącz, pobieraj

Przepływ pracy jest konsekwentnie zorientowany na potrzeby codziennej pracy kancelarii: Musi być szybko i prosto!

• Przeciągnij e-mail z załącznikami lub pliki metodą przeciągnij i upuść lub skopiuj i wklej do aplikacji
• Wszystkie załączniki są automatycznie wyodrębniane i analizowane
• Dokumenty są automatycznie rozpoznawane i wycinane oraz przekształcane w skany z możliwością przeszukiwania
• Pliki PDF są zmniejszane, w razie potrzeby przeprowadzane jest rozpoznawanie tekstu
• Wszystkie strony są automatycznie wyrównywane i obracane zgodnie z kierunkiem tekstu
• Strony można bardzo łatwo łączyć w nowe pliki PDF
• Zmiana nazwy to tylko jedno kliknięcie
• Pobierz. Gotowe.

Entuzjastyczne opinie od kancelarii

Używamy MaraDocs w naszej kancelarii od trzech miesięcy. Szczególnie rano przy przetwarzaniu poczty przychodzącej stał się dla nas niezastąpionym narzędziem, które masywnie zwiększyło efektywność w obsłudze przychodzących dokumentów.

Nasi pierwsi klienci są równie zachwyceni. Szczególnie cieszy mnie opinia koleżanki z prawa rodzinnego: MaraDocs oszczędza jej osobiście (jako prawnikowi!) każdego dnia około 45 minut, które wcześniej spędzała na ręcznym sortowaniu dokumentów w różnych programach.

Jako prawnika, którego nieefektywności techniczne doprowadzają do szału, ta opinia cieszy mnie podwójnie: Z jednej strony oczywiście dlatego, że nasze oprogramowanie jest dobrze przyjmowane i rozwiązuje rzeczywisty problem, jednocześnie jednak także dlatego, że mogliśmy uwolnić koleżankę od dość mechanicznej części jej pracy, dzięki czemu więcej czasu zostaje na część prawniczą.

Jak to będzie dalej

W kolejnym artykule opowiem o tym, jak sam zacząłem programować i przedstawię kilka projektów. Prawdopodobnie będzie to entuzjastyczny artykuł o swobodzie tworzenia w projektowaniu oprogramowania, o wolności wewnętrznej ekspresji poprzez kod, uczeniu się przez całe życie i wszystkich innych wspaniałych sprawach świata nerdów :)