Digitalizzazione dei processi degli studi legali

Ciao, sono Martin Kurtz, avvocato e uno dei due fondatori di MaraDocs. Benvenuti sul blog di MaraDocs. Scriviamo di temi all'intersezione tra professione legale e IT.

Questo è il secondo articolo della serie Anwalt2Dev – A Journey. La serie di articoli tratta della mia storia professionale e delle mie motivazioni, ma soprattutto esamina in diversa profondità molti concetti e tecnologie che, dal mio punto di vista, caratterizzano l'attuale panorama IT.

-> Primo articolo della serie: Sulla comparabilità tra diritto e software

La pratica forense si digitalizza, ma...

I miei genitori gestiscono uno studio legale dagli anni '80 del secolo scorso in una piccola città del Taunus. A maggio 2005 ho iniziato gli studi di giurisprudenza. Ricordo che un tempo nello studio dei miei genitori c'era una sala d'attesa in cui spesso i clienti sedevano in attesa del loro appuntamento con uno degli avvocati. Un'immagine che oggi farebbe pensare più a uno studio medico che a uno studio legale. C'erano anche enormi armadi per le pratiche, che venivano esplorati dalle nostre segretarie con impressionante rapidità: Clack, clack, clack, ecco il fascicolo Meier contro Schulze...

Molto è cambiato dal 2005 e ancora di più dagli anni '80. Oggi tutti i documenti sono archiviati digitalmente su un server nel nostro studio e sono accessibili tramite un software gestionale per studi legali. I clienti praticamente non vengono più negli uffici dello studio: tutto può essere discusso per telefono ed e-mail.

La digitalizzazione crea una nuova classe di problemi

Con la digitalizzazione sono emersi però anche nuovi problemi:

La dimensione di un file PDF, ad esempio, improvvisamente gioca un ruolo. Anche in passato un fascicolo di indagine della procura di 255 pagine (affettuosamente chiamato armadillo) faceva gemere la segreteria, tuttavia la posta non rifiutava la spedizione solo perché il fascicolo superava di 300 grammi un limite da essa definito. Oggi è diverso: la maggior parte dei provider di posta elettronica impone un limite di trasferimento tra 10 e 20 megabyte.

Per quanto riguarda la firma dei documenti, emerge che dal punto di vista temporale ci troviamo ancora in questo strano limbo indefinito – ancora un po' nel passato e non del tutto arrivati nel presente. Anche senza requisiti formali di legge che richiederebbero necessariamente una firma manuale, è consuetudine che determinati documenti rechino una firma reale (procure ad esempio, ma anche dichiarazioni di cessione richieste dalle assicurazioni nell'ambito di controversie su riduzione dei pagamenti...). Di conseguenza i clienti stampano i moduli inviati digitalmente, li firmano sul loro tavolo della cucina e li inviano poi come allegati fotografati via e-mail. Ogni pagina del documento di cinque pagine come singola immagine.

Le grafiche incorporate nelle e-mail sono il nemico finale di ogni collaboratore di segreteria. Gli allegati di immagini nelle e-mail possono essere inviati in due modi diversi: come allegati "normali" (attachments) o come cosiddetti inline attachments. In questo caso i file immagine sono presenti come grafiche incorporate all'interno di un'e-mail HTML. A seconda del software gestionale utilizzato e del programma di posta elettronica (particolarmente tossica è la combinazione di Advoware e Microsoft Outlook), può accadere che ogni grafica debba essere salvata singolarmente tramite clic destro → Salva immagine con nome... → Seleziona posizione di salvataggio e assegna nome. Solo successivamente il file, ora depositato in una cartella, può essere importato nel software gestionale. Con e-mail contenenti 10 o più immagini allegate in questo modo, questo processo può richiedere facilmente 10 minuti.

Sul tema dello scambio sicuro di documenti via e-mail esistono probabilmente più miti nella professione legale di quante e-mail crittografate siano state effettivamente inviate. Da un lato gli avvocati si confrontano con i requisiti delle diverse interpretazioni delle leggi sulla protezione dei dati e delle norme deontologiche professionali, dall'altro si trovano di fronte a una clientela prevalentemente disinteressata alla protezione dei dati, per la quale l'occuparsi della propria questione legale è già più un fastidio che un piacere: Si prega semplicemente di inviare i relativi documenti via e-mail, come fanno tutti!

Anche il tema della sicurezza dei dati preoccupa la professione forense. L'idea di diventare vittima di un attacco ransomware e perdere tutti i dati o addirittura di subire una fuga di dati verso il pubblico è una paura costantemente presente nei titolari di studi legali. Curiosamente, le fonti di informazione per questo tema molto complesso nel suo insieme sono spesso limitate: a volte sono i produttori di software gestionali che promuovono il passaggio al loro cloud (solitamente più costoso) con l'argomento di una maggiore sicurezza, oppure sono informazioni generali e consigli che, presi singolarmente, sono spesso corretti, ma non trasmettono un quadro d'insieme: Non accettate chiavette USB, disattivate le macro e fate regolarmente dei backup.

Gli studi legali dovrebbero prendere in mano la propria IT

Quando da giovane avvocato mi sono imbattuto nei problemi sopra citati nello studio di famiglia, naturalmente ho cercato delle soluzioni. Nel corso del tempo ho trovato e implementato diverse soluzioni per alcuni dei problemi menzionati. Alla fine, l'occuparmi di questi temi ha portato me e Raui Ghazaleh a fondare Maramia GmbH: ora offriamo le soluzioni originariamente sviluppate per noi stessi anche ad altri colleghi. L'interesse per le nostre soluzioni è, come previsto, grande.

Il proprio cloud per lo studio con Nextcloud

Come si condividono file di grandi dimensioni in modo sicuro con i clienti? Come si ricevono file grandi o numerosi dai clienti? Come si copia un'ampia memoria difensiva con gli allegati per il fine settimana su un laptop non connesso al software gestionale? Dove si raccoglie effettivamente tutta la conoscenza interna dello studio? Dove si conservano le password di tutti i vari servizi utilizzati nello studio?

Abbiamo puntato abbastanza presto su un'istanza di Nextcloud gestita autonomamente.

Nextcloud è una soluzione open-source per la sincronizzazione e la condivisione di file, sviluppata come alternativa sicura ai servizi cloud commerciali. Il software consente agli studi legali di gestire la propria infrastruttura cloud privata, con tutti i dati che rimangono sotto il completo controllo dello studio. Particolarmente per il settore legale, dove protezione dei dati e riservatezza hanno la massima priorità, Nextcloud offre vantaggi decisivi: dall'archiviazione sicura dei file alla gestione di calendari e contatti, fino all'elaborazione di documenti e al lavoro collaborativo, la piattaforma copre numerose funzioni che facilitano la vita quotidiana dello studio. A differenza dei fornitori di cloud esterni, gli studi legali mantengono la piena sovranità sui loro dati sensibili dei clienti e possono allo stesso tempo beneficiare delle moderne funzionalità cloud senza scendere a compromessi sulla sicurezza dei dati.

Probabilmente utilizziamo solo una frazione delle possibilità di Nextcloud e la gestiamo accanto a (e separata da) il nostro effettivo software gestionale. Gestione contatti, corrispondenza e-mail e gestione fascicoli rimangono intatti nel nostro software gestionale. Tuttavia: quando si tratta di scambiare in modo sicuro (https) grandi quantità di dati con terzi, un link di download è rapidamente creato. Viceversa riceviamo file tramite un link di upload altrettanto facilmente generato.

Comunicazione interna: perché Microsoft & Co. dovrebbero leggere?

Molte aziende utilizzano servizi di comunicazione interna come Microsoft Teams. Anche qui siamo passati alla nostra soluzione personale e manteniamo così la sovranità sui nostri dati. All'interno della nostra Nextcloud funziona lo strumento di comunicazione Talk. La chat dello studio, lo scambio rapido di dati (molto apprezzato: gli screenshot...) tra avvocato e segreteria e le videochiamate interne ed esterne sono coperti in modo sicuro e gratuito.

Firmare digitalmente le procure

Sono consapevole che esistono numerose ottime soluzioni che offrono la firma digitale legalmente valida. Quando è necessario dimostrare legalmente che una determinata persona ha reso una determinata dichiarazione, la soluzione presentata di seguito non è sufficiente. Tuttavia: la sostituzione di un documento inviato via e-mail, stampato, firmato e nuovamente fotografato può essere gestita senza perdita di prova integrando un workflow appropriato sul sito web dello studio.

Per i siti web basati su Wordpress (si stima che il 45% di tutti i siti web mondiali sia creato con Wordpress), questo può essere implementato abbastanza facilmente con un plugin per moduli, un plugin per la creazione di PDF e un po' di JavaScript personalizzato. Il workflow per ottenere una procura digitale dal cliente si riduce quindi all'invio di un link o alla comunicazione al cliente di navigare con il proprio smartphone su https://sitowebstudio.it/procura e firmare lì una procura.

Elaborare efficientemente gli allegati e-mail

Il complesso generale degli allegati e-mail mi ha sempre preoccupato nel contesto della mia attività forense. Nel nostro studio utilizziamo Advoware. Senza voler dire nulla di negativo su Advoware, è comunque molto fastidioso che l'importazione delle e-mail fallisca con gli inline attachments (vedi sopra). Questi semplicemente non vengono riconosciuti.

Ho prima scritto un programma e l'ho pubblicato come software open-source (https://github.com/rakurtz/msg-pic-extract), con il quale si potevano estrarre tutti gli inline attachments dalle e-mail. In questo modo si evita il salvataggio manuale tramite clic destro di ogni singola grafica incorporata.

Sebbene questo piccolo strumento fosse utile, il problema generale non era risolto. Come si trasformano più documenti mal fotografati, che hanno molto margine e sono anche per lo più orientati in modo sbagliato, in PDF finiti che sembrano scansioni perfette e il cui testo è ricercabile e selezionabile?

Quella fu la nascita di MaraDocs. Molto rapidamente ci è stato chiaro che si trattava di un'impresa più grande e che non volevamo metterlo insieme come "piccolo strumento", ma che qui doveva nascere un software maturo da offrire anche ai nostri colleghi nella professione legale.

Dopo un anno di sviluppo è arrivato il momento. MaraDocs è stato rilasciato a metà marzo 2025 come software utilizzabile nel browser.

Ottimizzare, Combinare, Download

Il workflow è costantemente orientato alle esigenze della vita quotidiana dello studio: deve essere veloce e semplice!

• Trascinare e-mail con allegati o file nell'app tramite drag & drop o copia e incolla
• Tutti gli allegati vengono automaticamente estratti e analizzati
• I documenti vengono automaticamente riconosciuti e ritagliati e trasformati in scansioni ricercabili
• I PDF vengono ridotti, eventualmente viene eseguito un riconoscimento del testo
• Tutte le pagine vengono automaticamente orientate e ruotate secondo la direzione del testo
• Le pagine possono essere facilmente combinate in nuovi PDF
• La ridenominazione è un singolo clic
• Download. Fatto.

Feedback entusiasta dagli studi legali

Utilizziamo MaraDocs da tre mesi nel nostro studio. Soprattutto la mattina nell'elaborazione della posta in arrivo è diventato per noi uno strumento indispensabile che ha massivamente aumentato l'efficienza nella gestione dei documenti in arrivo.

I nostri primi clienti sono altrettanto entusiasti. Mi fa particolarmente piacere il feedback di una collega del diritto di famiglia: MaraDocs le fa risparmiare personalmente (come avvocato!) ogni giorno circa 45 minuti che prima trascorreva ordinando manualmente i documenti in diversi programmi.

Come avvocato a cui le inefficienze tecniche fanno impazzire, questo feedback mi fa doppiamente piacere: da un lato naturalmente perché il nostro software è ben accolto e risolve un problema reale, allo stesso tempo però anche perché abbiamo potuto liberare una collega da una parte piuttosto meccanica del suo lavoro e quindi si libera più tempo per la parte giuridica.

Come continua

Nel prossimo articolo racconterò di come sono arrivato io stesso alla programmazione e presenterò alcuni progetti. Sarà probabilmente un articolo entusiasta sulla libertà creativa nel creare software, sulla libertà di espressione interiore attraverso il codice, sull'apprendimento permanente e tutte le altre meravigliose cose del mondo nerd :)