Digitalización de procesos en despachos jurídicos

Hola, soy Martin Kurtz, abogado y uno de los dos fundadores de MaraDocs. Bienvenido al blog de MaraDocs. Escribimos sobre temas en la intersección entre la abogacía y las TI.

Este es el segundo artículo de la serie Anwalt2Dev – A Journey. La serie de artículos trata sobre mi propia historia profesional y motivación, pero sobre todo analizo en diferentes niveles de profundidad muchos conceptos y tecnologías que, desde mi punto de vista, conforman el panorama actual de las TI.

-> Primer artículo de la serie: De la comparabilidad entre derecho y software

La práctica legal se digitaliza, pero...

Mis padres han dirigido un despacho de abogados desde los años 80 del siglo pasado en un pequeño pueblo del Taunus. En mayo de 2005 comencé a estudiar Derecho. Recuerdo que antes en el despacho de mis padres había una sala de espera donde con frecuencia se sentaban clientes esperando su cita con uno de los abogados. Una imagen que hoy en día hace pensar más en una consulta médica que en un despacho de abogados. También había enormes archivadores que nuestras secretarias revisaban con una rapidez impresionante: Clac, clac, clac, aquí está el expediente Meier contra Schulze...

Definitivamente ha cambiado mucho desde 2005 y aún más desde los años 80. Hoy todos los documentos están digitalizados en un servidor de nuestro despacho y son accesibles a través de un software de gestión. Los clientes prácticamente ya no vienen a las oficinas del despacho: todo se puede gestionar por teléfono y correo electrónico.

La digitalización genera una nueva clase de problemas

Sin embargo, con la digitalización también han surgido nuevos problemas:

El tamaño de archivo de un PDF, por ejemplo, de repente juega un papel importante. Incluso antes, un expediente de investigación de la fiscalía de 255 páginas (cariñosamente llamado armadillo) hacía gemir a la secretaría, pero el servicio postal no rechazaba el envío solo porque el expediente pesara 300 gramos más que el límite definido. Hoy es diferente: la mayoría de los proveedores de correo electrónico establecen un límite de transferencia entre 10 y 20 megabytes.

Al firmar documentos se muestra que, desde una perspectiva temporal, todavía nos encontramos en ese extraño mundo intermedio indefinido, todavía un poco en el pasado y no del todo llegados al presente. Incluso sin requisitos formales legales que exigirían obligatoriamente una firma manuscrita, es habitual que ciertos documentos lleven una firma real (poderes, por ejemplo, pero también declaraciones de cesión solicitadas por compañías de seguros en el marco de disputas por reducciones...). Como resultado, los clientes imprimen formularios enviados digitalmente, los firman en la mesa de su cocina y luego los envían como archivos adjuntos fotografiados por correo electrónico. Cada página del documento de cinco páginas como una imagen individual.

Las gráficas incrustadas en correos electrónicos son el enemigo final de cualquier empleado de secretaría. Los archivos de imagen adjuntos en correos electrónicos se pueden enviar de dos maneras diferentes: como archivos adjuntos "normales" (attachments) o como llamados inline attachments. En este caso, los archivos de imagen están incrustados como gráficas dentro de un correo electrónico HTML. Dependiendo del software de gestión del despacho y del programa de correo electrónico utilizado (especialmente tóxica es la combinación de Advoware y Microsoft Outlook), puede ser que cada gráfica tenga que guardarse individualmente mediante clic derecho → Guardar imagen como... → Seleccionar ubicación y asignar nombre. Solo después el archivo ahora guardado en una carpeta puede importarse al software de gestión del despacho. Con correos electrónicos con 10 o más imágenes adjuntas de esta manera, esto puede llevar fácilmente 10 minutos.

Sobre el tema del intercambio seguro de documentos por correo electrónico probablemente haya más mitos en la abogacía que correos electrónicos cifrados realmente enviados. Los abogados se enfrentan, por un lado, a los requisitos de las diferentes interpretaciones de las leyes de protección de datos y normas profesionales y, al mismo tiempo, se encuentran ante una clientela mayoritariamente desinteresada en la protección de datos, para quien lidiar con su problema legal ya es más una molestia que un placer: ¡Por favor, simplemente envíen los documentos correspondientes por correo electrónico, como lo hace todo el mundo!

El tema de la seguridad de datos también preocupa a la abogacía. La idea de ser víctima de un ataque de ransomware y perder todos los datos o incluso que se filtren (leak) al público a través de una brecha de datos es un temor constante de los propietarios de despachos. Curiosamente, las fuentes de información para este tema, muy complejo en su totalidad, son con frecuencia limitadas: ya sea fabricantes de software de gestión de despachos que promocionan el cambio a su nube (generalmente más cara) con el argumento de una mayor seguridad, o información general y consejos que, aunque frecuentemente correctos por sí mismos, no transmiten una imagen global: No acepte memorias USB, desactive las macros y haga copias de seguridad regularmente.

Los despachos deberían tomar las riendas de sus propias TI

Cuando me topé con los problemas mencionados anteriormente en el despacho familiar siendo un joven abogado, naturalmente busqué soluciones. Con el tiempo, encontré e implementé diversas soluciones para algunos de los problemas mencionados. En última instancia, abordar estos temas llevó a que, junto con Raui Ghazaleh, fundara Maramia GmbH: ahora ofrecemos las soluciones originalmente desarrolladas para nosotros mismos a otros colegas. El interés en nuestras soluciones es, como era de esperar, grande.

La propia nube del despacho con Nextcloud

¿Cómo se comparten archivos grandes de forma segura con los clientes? ¿Cómo se reciben archivos grandes o muchos archivos de los clientes? ¿Cómo se copia un escrito extenso con anexos para el fin de semana en un portátil que no está conectado al software de gestión del despacho? ¿Dónde se recopila realmente todo el conocimiento interno del despacho? ¿Dónde se guardan las contraseñas de todos los servicios utilizados en el despacho?

Apostamos bastante pronto por una instancia autogestionada de Nextcloud.

Nextcloud es una solución de código abierto para la sincronización e intercambio de archivos, desarrollada como una alternativa segura a los servicios de nube comerciales. El software permite a los despachos operar su propia infraestructura de nube privada, manteniendo todos los datos bajo el control completo del despacho. Especialmente para el ámbito legal, donde la protección de datos y la confidencialidad son prioridad absoluta, Nextcloud ofrece ventajas decisivas: desde el almacenamiento seguro de archivos hasta la gestión de calendarios y contactos, pasando por la edición de documentos y el trabajo colaborativo, la plataforma cubre numerosas funciones que facilitan el día a día del despacho. A diferencia de los proveedores de nube externos, los despachos mantienen la soberanía total sobre sus datos sensibles de clientes y al mismo tiempo pueden beneficiarse de las funciones modernas de la nube, sin tener que hacer compromisos en la seguridad de los datos.

Probablemente solo usamos una fracción de las posibilidades de Nextcloud y la operamos junto a (y separada de) nuestro software de gestión del despacho propiamente dicho. La gestión de contactos, el tráfico de correo electrónico y la gestión de expedientes permanecen intactos en nuestro software de gestión. Sin embargo: cuando se trata de intercambiar grandes cantidades de datos de forma segura (https) con terceros, un enlace de descarga se crea rápidamente. En sentido contrario, recibimos archivos a través de un enlace de carga igualmente fácil de generar.

Comunicación interna: ¿Por qué deberían leer Microsoft y compañía?

Muchas empresas utilizan servicios de comunicación interna como Microsoft Teams. Aquí también hemos cambiado a nuestra propia solución y así mantenemos la soberanía sobre nuestros datos. Dentro de nuestra propia Nextcloud funciona la herramienta de comunicación Talk. El chat del despacho, el intercambio rápido de datos (muy popular: capturas de pantalla...) entre abogado y secretaría y videollamadas internas y con externos están cubiertas de forma segura y gratuita.

Firmar poderes digitalmente

Soy consciente de que existen numerosas soluciones muy buenas que ofrecen firma digital legalmente vinculante. Cuando se debe demostrar de manera legalmente vinculante que una persona específica ha realizado una declaración específica, la solución presentada a continuación no es suficiente. Sin embargo: reemplazar un documento enviado por correo electrónico, impreso, firmado y fotografiado de nuevo se puede gestionar sin pérdida de prueba mediante la incorporación de un flujo de trabajo correspondiente en el sitio web del despacho.

Para sitios web basados en Wordpress (se estima que el 45% de todos los sitios web del mundo están creados con Wordpress), esto se puede implementar bastante fácilmente con un plugin de formularios, un plugin de creación de PDF y un poco de JavaScript personalizado. El flujo de trabajo para obtener un poder digital del cliente se reduce así a enviar un enlace o informar al cliente que acceda con su smartphone a https://sitioweb-despacho.com/poder y firme allí un poder.

Procesar archivos adjuntos de correo electrónico de manera eficiente

El complejo general de archivos adjuntos de correo electrónico me ha ocupado repetidamente en el marco de mi actividad como abogado. Utilizamos Advoware en nuestro despacho. Sin querer decir nada malo sobre Advoware, es muy molesto que la importación de correos electrónicos falle con inline attachments (ver arriba). Simplemente no se reconocen.

Primero escribí un programa y lo publiqué como software de código abierto (https://github.com/rakurtz/msg-pic-extract), con cuya ayuda se podían extraer todos los inline attachments de los correos electrónicos. De esta manera se elimina el guardado manual mediante clic derecho de cada gráfica incrustada individualmente.

Aunque esta pequeña herramienta era útil, el problema general no estaba resuelto. ¿Cómo se convierten varios documentos mal fotografiados, que tienen mucho margen y generalmente también están girados incorrectamente, en PDFs terminados que parecen escaneos perfectos y cuyo texto es buscable y seleccionable?

Ese fue el nacimiento de MaraDocs. Muy rápidamente nos quedó claro que era un proyecto mayor y que no queríamos scripting esto como una "pequeña herramienta", sino que debería surgir un software maduro que también pudiéramos ofrecer a nuestras colegas y colegas en la abogacía.

Después de un año de desarrollo, llegó el momento. MaraDocs se publicó a mediados de marzo de 2025 como software ejecutable en el navegador.

Optimizar, Combinar, Descargar

El flujo de trabajo está consecuentemente orientado a las necesidades del día a día del despacho: ¡tiene que ser rápido y sencillo!

• Arrastra el correo electrónico con archivos adjuntos o archivos mediante arrastrar y soltar o copiar y pegar a la aplicación
• Todos los archivos adjuntos se extraen y analizan automáticamente
• Los documentos se reconocen y recortan automáticamente y se convierten en escaneos con búsqueda de texto
• Los PDFs se reducen de tamaño, si es necesario se realiza un reconocimiento de texto
• Todas las páginas se orientan y giran automáticamente según la dirección del texto
• Las páginas se pueden combinar muy fácilmente en nuevos PDFs
• Renombrar es solo un clic
• Descarga. Listo.

Comentarios entusiastas de despachos

Hemos estado usando MaraDocs en nuestro despacho durante tres meses. Especialmente por la mañana en el procesamiento del correo entrante, se ha convertido en una herramienta indispensable para nosotros que ha aumentado masivamente la eficiencia en el manejo de documentos entrantes.

Nuestros primeros clientes están igualmente entusiasmados. Me alegra especialmente el comentario de una colega del derecho de familia: MaraDocs le ahorra personalmente (¡como abogada!) aproximadamente 45 minutos cada día que antes pasaba ordenando manualmente documentos en diferentes programas.

Como abogado al que las ineficiencias técnicas vuelven loco, este comentario me alegra doblemente: por un lado, por supuesto, porque nuestro software es bien recibido y resuelve un problema real, pero al mismo tiempo porque hemos podido liberar a una colega de una parte bastante mecánica de su trabajo y así se libera más tiempo para la parte jurídica.

Cómo continúa

En el próximo artículo relataré cómo llegué yo mismo a la programación y presentaré algunos proyectos. Probablemente será un artículo entusiasta sobre la libertad de diseño al crear software, sobre la libertad de expresión interna a través del código, el aprendizaje permanente y todas las otras cosas maravillosas del mundo nerd :)