Numérisation des processus de cabinet

Bonjour, je suis Martin Kurtz, avocat et l'un des deux fondateurs de MaraDocs. Bienvenue sur le blog MaraDocs. Nous écrivons sur des sujets à l'intersection entre le droit et l'informatique.

Ceci est le deuxième article de la série Anwalt2Dev – A Journey. Cette série d'articles traite de mon parcours professionnel personnel et de ma motivation, mais surtout, j'examine en profondeur de nombreux concepts et technologies qui constituent le paysage informatique actuel selon moi.

-> Premier article de la série : De la comparabilité entre le droit et le logiciel

La pratique juridique se numérise, mais...

Mes parents dirigent un cabinet d'avocats dans une petite ville du Taunus depuis les années 80. En mai 2005, j'ai commencé mes études de droit. Je me souviens qu'autrefois, dans le cabinet de mes parents, il y avait une salle d'attente où les clients s'asseyaient souvent en attendant leur rendez-vous avec l'un des avocats. Une image qui évoque aujourd'hui davantage un cabinet médical qu'un cabinet d'avocats. Il y avait aussi d'énormes armoires à dossiers que nos secrétaires parcouraient avec une rapidité impressionnante : Clac, clac, clac, voici le dossier Meier contre Schulze...

Beaucoup de choses ont changé depuis 2005 et encore plus depuis les années 80. Aujourd'hui, tous les documents sont stockés numériquement sur un serveur dans notre cabinet et sont accessibles via un logiciel de gestion de cabinet. Les clients ne viennent pratiquement plus du tout dans les locaux du cabinet : tout peut se régler par téléphone et par e-mail.

La numérisation crée une nouvelle catégorie de problèmes

Cependant, la numérisation a également fait apparaître de nouveaux problèmes :

La taille d'un fichier PDF joue soudainement un rôle. Même autrefois, un dossier d'enquête du parquet de 255 pages (affectueusement appelé "tatou") faisait déjà soupirer le secrétariat, mais la poste ne refusait pas l'envoi simplement parce que le dossier dépassait de 300 grammes une limite qu'elle avait définie. Aujourd'hui, c'est différent : la plupart des fournisseurs de messagerie fixent une limite de transfert entre 10 et 20 mégaoctets.

Pour la signature de documents, on constate que nous nous trouvons encore dans cet étrange entre-deux temporel – toujours un peu dans le passé et pas encore tout à fait arrivés dans le présent. Même sans exigences légales formelles qui rendraient obligatoire une signature manuscrite, il est courant que certains documents portent une signature réelle (les procurations par exemple, mais aussi les déclarations de cession exigées par les assurances dans le cadre de litiges sur des réductions...). En conséquence, les clients impriment les formulaires envoyés numériquement, les signent sur leur table de cuisine, puis les renvoient sous forme de fichiers photographiés en pièces jointes par e-mail. Chaque page du document de cinq pages sous forme d'image individuelle.

Les graphiques intégrés dans les e-mails sont le boss final de tout employé de secrétariat. Les pièces jointes d'images dans les e-mails peuvent être envoyées de deux manières différentes : comme pièces jointes "normales" (attachments) ou comme inline attachments. Dans ce cas, les fichiers image sont présents sous forme de graphiques intégrés dans un e-mail HTML. Selon le logiciel de cabinet et le programme de messagerie utilisés (le mélange Advoware et Microsoft Outlook est particulièrement toxique), il peut être nécessaire d'enregistrer chaque graphique individuellement via Clic droit → Enregistrer l'image sous... → Choisir l'emplacement et attribuer un nom. Ce n'est qu'ensuite que le fichier, désormais stocké dans un dossier, peut être importé dans le logiciel de cabinet. Pour des e-mails contenant 10 images ou plus jointes de cette manière, cela peut facilement prendre 10 minutes.

Sur le thème de l'échange sécurisé de documents par e-mail, il y a probablement plus de mythes dans la profession d'avocat que d'e-mails cryptés réellement envoyés. D'une part, les avocats sont confrontés aux exigences des lois sur la protection des données et des règles professionnelles diversement interprétées, et d'autre part, ils font face à une clientèle largement désintéressée par la protection des données, pour qui le traitement de leur problème juridique est déjà plus une corvée qu'un plaisir : Veuillez simplement envoyer les documents par e-mail, comme tout le monde le fait !

Le thème de la sécurité des données préoccupe également la profession. L'idée d'être victime d'une attaque par ransomware et de perdre toutes les données, ou pire, de voir les données divulguées publiquement via une fuite, est une crainte constante des responsables de cabinets. Curieusement, les sources d'information sur ce sujet très complexe dans son ensemble sont souvent limitées : il s'agit soit de fabricants de logiciels de cabinet qui promeuvent le passage à leur cloud (généralement plus cher) avec l'argument d'une sécurité accrue, soit d'informations générales et de conseils qui, pris individuellement, sont souvent corrects, mais ne donnent pas une vue d'ensemble : N'acceptez pas de clés USB, désactivez les macros et faites régulièrement des sauvegardes.

Les cabinets devraient prendre leur informatique en main

Lorsque j'ai été confronté, en tant que jeune avocat, aux problèmes mentionnés ci-dessus dans le cabinet familial, j'ai naturellement cherché des solutions. Au fil du temps, j'ai trouvé et mis en œuvre diverses solutions pour certains de ces problèmes. Finalement, l'examen de ces questions m'a conduit à fonder Maramia GmbH avec Raui Ghazaleh : nous proposons désormais à d'autres collègues les solutions que nous avions initialement développées pour nous-mêmes. L'intérêt pour nos solutions est, comme prévu, considérable.

Votre propre cloud de cabinet avec Nextcloud

Comment partager de gros fichiers en toute sécurité avec les clients ? Comment recevoir de gros fichiers ou de nombreux fichiers de la part des clients ? Comment copier un mémoire volumineux avec ses annexes sur un ordinateur portable pour le week-end, qui n'est pas connecté au logiciel de cabinet ? Où rassemble-t-on réellement toutes les connaissances internes du cabinet ? Où stocke-t-on les mots de passe de tous les services utilisés dans le cabinet ?

Nous avons assez tôt opté pour une instance auto-hébergée de Nextcloud.

Nextcloud est une solution open source pour la synchronisation et le partage de données, développée comme alternative sécurisée aux services cloud commerciaux. Le logiciel permet aux cabinets d'exploiter leur propre infrastructure cloud privée, toutes les données restant sous le contrôle complet du cabinet. Particulièrement pour le domaine juridique, où la protection des données et la confidentialité sont des priorités absolues, Nextcloud offre des avantages décisifs : du stockage sécurisé de fichiers à la gestion de calendriers et de contacts en passant par l'édition de documents et le travail collaboratif, la plateforme couvre de nombreuses fonctions qui facilitent le quotidien du cabinet. Contrairement aux fournisseurs de cloud externes, les cabinets conservent une souveraineté totale sur leurs données sensibles de clients tout en bénéficiant de fonctions cloud modernes, sans compromis sur la sécurité des données.

Nous n'utilisons probablement qu'une fraction des possibilités de Nextcloud et l'exploitons en parallèle (et séparément) de notre logiciel de cabinet proprement dit. La gestion des contacts, la correspondance par e-mail et la tenue des dossiers restent intactes dans notre logiciel de cabinet. Néanmoins : lorsqu'il s'agit d'échanger de grandes quantités de données en toute sécurité (https) avec des tiers, un lien de téléchargement est rapidement créé. Dans l'autre sens, nous recevons des fichiers via un lien de téléversement tout aussi facilement généré.

Communication interne : pourquoi Microsoft et consorts devraient-ils écouter ?

De nombreuses entreprises utilisent des services de communication interne comme Microsoft Teams. Ici aussi, nous sommes passés à notre propre solution et conservons ainsi la souveraineté sur nos données. Au sein de notre propre Nextcloud fonctionne l'outil de communication Talk. Le chat du cabinet, l'échange rapide de données (très populaire : les captures d'écran...) entre l'avocat et le secrétariat et les appels vidéo internes et avec des externes sont ainsi couverts de manière sécurisée et gratuite.

Signer numériquement les procurations

Je suis conscient qu'il existe de nombreuses très bonnes solutions qui offrent une signature numérique juridiquement valable. Lorsqu'il faut pouvoir prouver de manière juridiquement sûre qu'une personne déterminée a fait une déclaration déterminée, la solution présentée ci-après n'est pas suffisante. Néanmoins : le remplacement d'un document envoyé par e-mail, imprimé, signé et re-photographié peut être organisé sans perte de preuve en intégrant un workflow correspondant sur le site web du cabinet.

Pour les sites web basés sur Wordpress (environ 45 % de tous les sites web dans le monde sont créés à l'aide de Wordpress), cela peut être mis en œuvre assez facilement avec un plugin de formulaires, un plugin de création de PDF et un peu de JavaScript personnalisé. Le workflow pour obtenir une procuration numérique du client se réduit ainsi à l'envoi d'un lien ou à l'information au client d'accéder avec son smartphone à https://siteducabinet.fr/procuration et d'y signer une procuration.

Traiter efficacement les pièces jointes d'e-mails

L'ensemble du complexe des pièces jointes d'e-mails m'a constamment préoccupé dans le cadre de mon activité d'avocat. Nous utilisons Advoware dans notre cabinet. Sans vouloir dire du mal d'Advoware, il est néanmoins très gênant que l'importation d'e-mails échoue avec les inline attachments (voir ci-dessus). Celles-ci ne sont tout simplement pas reconnues.

J'ai d'abord écrit un programme et l'ai publié en tant que logiciel open source (https://github.com/rakurtz/msg-pic-extract), qui permettait d'extraire tous les inline attachments des e-mails. De cette façon, l'enregistrement manuel par clic droit de chaque graphique intégré individuellement était supprimé.

Bien que ce petit assistant ait été utile, le problème global n'était pas résolu. Comment transformer plusieurs documents mal photographiés, avec beaucoup de marge et généralement mal orientés, en PDF finaux qui ressemblent à des scans parfaits et dont le texte est consultable et sélectionnable ?

C'était la naissance de MaraDocs. Nous avons très rapidement compris qu'il s'agissait d'un projet d'envergure et que nous ne voulions pas le scripter comme un "petit assistant", mais qu'un logiciel abouti devait en résulter, que nous pourrions également proposer à nos confrères et consœurs dans la profession.

Après un an de développement, le moment était venu. MaraDocs a été publié mi-mars 2025 en tant que logiciel fonctionnant dans le navigateur.

Optimiser, combiner, télécharger

Le workflow est constamment orienté vers les besoins du quotidien du cabinet : il doit être rapide et simple !

• Déposez l'e-mail avec les pièces jointes ou les fichiers par glisser-déposer ou copier-coller dans l'application
• Toutes les pièces jointes sont automatiquement extraites et analysées
• Les documents sont automatiquement reconnus et découpés et convertis en scans consultables
• Les PDF sont réduits, une reconnaissance de texte est effectuée si nécessaire
• Toutes les pages sont automatiquement orientées et pivotées selon la direction du texte
• Les pages peuvent être très facilement combinées en nouveaux PDF
• Le renommage se fait en un seul clic
• Téléchargement. Terminé.

Retours enthousiastes des cabinets

Nous utilisons MaraDocs depuis trois mois dans notre cabinet. Surtout le matin lors du traitement du courrier entrant, c'est devenu pour nous un outil indispensable qui a massivement augmenté l'efficacité dans le traitement des documents entrants.

Nos premiers clients sont tout aussi enthousiastes. Je suis particulièrement heureux du retour d'une consœur en droit de la famille : MaraDocs lui fait économiser personnellement (en tant qu'avocate !) environ 45 minutes chaque jour qu'elle passait auparavant à trier manuellement des documents dans différents programmes.

En tant qu'avocat que les inefficacités techniques rendent fou, ce retour me réjouit doublement : d'une part, bien sûr, parce que notre logiciel est bien accueilli et résout un vrai problème, mais en même temps parce que nous avons pu libérer une consœur d'une partie assez monotone de son travail et ainsi libérer plus de temps pour la partie juridique.

La suite

Dans le prochain article, je raconterai comment je suis venu moi-même à la programmation et je présenterai quelques projets. Ce sera probablement un article enthousiaste sur la liberté de création lors de la conception de logiciels, sur la liberté d'expression intérieure à travers le code, l'apprentissage tout au long de la vie et toutes les autres choses merveilleuses du monde des geeks :)