Elementy składowe żądania dokumentów

• Formularze PDF: Raz skonfiguruj PDF z polami i podpisem i używaj go dowolną liczbę razy.
• Fragmenty tekstu: Wstaw powtarzające się sformułowania do każdej wiadomości w sekundy za pomocą menu slash.
• Portal-Flows: Połącz wiadomość wstępną i formularze PDF – jedno kliknięcie dla kompletnego żądania.
• Gotowe do osadzania: Portal-Flows można bezpośrednio wykorzystać do osadzonych żądań dokumentów na Twojej stronie internetowej.

Gdzie znaleźć elementy składowe

W sekcji „Żądanie dokumentów" znajdziesz trzy obszary: „Formularze PDF", „Fragmenty tekstu" i „Portal-Flows".

Formularze PDF

Formularz PDF to plik PDF, który jednorazowo konfigurujesz z polami wprowadzania i ewentualnie polem podpisu – np. pełnomocnictwo lub cesja. Ten formularz PDF możesz następnie dołączać do dowolnej liczby żądań.

Jak utworzyć formularz PDF:

Krok po kroku

1. W sekcji „Formularze PDF" kliknij „Nowy".
2. Prześlij PDF metodą przeciągnij i upuść lub wybierz plik.
3. Umieść pola metodą przeciągnij i upuść: pole tekstowe, daty, wyboru i podpisu.
4. Opcjonalnie wyłącz pojedyncze strony, jeśli PDF zawiera więcej stron, niż klient ma wypełnić.
5. Nazwij i zapisz formularz PDF – gotowy do użycia w dowolnych żądaniach.

Podczas tworzenia nowego żądania wystarczy wybrać formularz PDF z listy rozwijanej. Pola, wymagane dane i konfiguracja stron zostaną automatycznie przejęte.

Fragmenty tekstu

Fragmenty tekstu to krótkie, wielokrotnego użytku bloki tekstowe. Pojawiają się wszędzie tam w edytorze, gdzie tworzysz wiadomości początkowe lub wiadomości do klientów.

W edytorze po prostu wpisz /, aby otworzyć menu slash i wybierz odpowiedni fragment – z wyszukiwaniem na żywo i nawigacją klawiaturą.

Przydatne fragmenty z codziennej praktyki kancelarii

• „Proszę podać numer akt policji": jednolita wskazówka przy każdym przyjęciu zlecenia.
• „Proszę przesłać następujące dokumenty…": zwięzłe wyliczenie typowo potrzebnych dokumentów.
• „Wskazówka o ochronie danych w skrócie": zwięzła wersja w jednej linii, uzupełniająca oficjalny tekst.
• „Z poważaniem, Kancelaria XY": jednolity podpis w każdej wiadomości.

Portal-Flows

Portal-Flows to najpotężniejszy typ elementu składowego: łączą wiadomość wstępną i dowolną liczbę formularzy PDF w gotowy zestaw. W ten sposób możesz np. skonfigurować kompletne przyjęcie zlecenia w sprawach karnych lub drogowych w ciągu kilku sekund.

Portal-Flow może zazwyczaj zawierać:

• Wiadomość początkową: włącznie z fragmentami tekstu i instrukcjami dla klienta.
• Jeden lub więcej formularzy PDF: np. pełnomocnictwo, cesja, polityka prywatności.
• Standardowe oznaczenia i schematy numerów akt dla jednolitego nadawania w kancelarii.

Stosowanie Portal-Flows w żądaniu

Podczas tworzenia nowego żądania dokumentów wybierasz żądany Portal-Flow z listy rozwijanej. Wiadomość wstępna, typy plików, konfiguracje i pola podpisu zostaną automatycznie przejęte.

Następnie możesz dostosować każdy Portal-Flow indywidualnie – np. dołączyć dodatkowy dokument lub sprecyzować wiadomość wstępną – bez zmiany oryginalnego Portal-Flow.

Najlepsze praktyki

Na początek warto przygotować następujące elementy składowe, które przydają się w niemal każdej kancelarii:

• Przyjęcie mandatu ogólne: Wiadomość początkowa + pełnomocnictwo + informacja o ochronie danych.
• Pełnomocnictwo (standard): Formularz PDF jako wielokrotnie używalny PDF z polem podpisu.
• Oświadczenie o cesji prawo drogowe: specyficzne dla wymagań ubezpieczycieli odpowiedzialności cywilnej.
• Kwestionariusz wstępnej rozmowy: ujednolicone zbieranie danych dla każdego nowego klienta.