Konfiguracja żądania dokumentów

• Własny branding: Logo, kolor firmowy, nazwa kancelarii i strona internetowa są wyświetlane klientowi przy każdym przesłaniu i we wszystkich e-mailach potwierdzających.
• Zweryfikowany e-mail odbiorczy: E-maile przychodzące, potwierdzenia i przypomnienia trafiają dokładnie tam, gdzie są potrzebne do Twojej sprawy.
• Domyślne typy plików: Określ centralnie, jakie rodzaje plików klienci mogą domyślnie przesyłać – z możliwością dostosowania dla każdego żądania.
• Informacja o ochronie danych: Klienci otrzymują przy przesyłaniu wyraźną informację o przetwarzaniu danych – zgodną z RODO i jednolitą dla Twojej kancelarii.

Gdzie znaleźć żądanie dokumentów

W MaraDocs żądanie dokumentów znajduje się w lewej głównej nawigacji pod „Żądanie dokumentów". W tym obszarze znajdują się zakładki „Utwórz", „Zarządzaj", „Szablony" i „Ustawienia".

Przy pierwszym uruchomieniu MaraDocs automatycznie przeprowadzi Cię przez krótką konfigurację. Asystenta można w każdej chwili ponownie wywołać lub zmienić wartości bezpośrednio w ustawieniach.

Branding strony klienta

Gdy Twoi klienci otworzą link do przesyłania, zobaczą interfejs dostosowany do Twojej kancelarii. Również wszystkie e-maile z MaraDocs wykorzystują Twoje logo, kolor i nazwę kancelarii. Konfiguracja odbywa się w ustawieniach pod „Branding".

Określanie adresu URL logo

MaraDocs nie hostuje logo dla Ciebie, lecz ładuje Twoje logo bezpośrednio ze strony internetowej kancelarii – dzięki temu jest zawsze aktualne i masz kontrolę nad obrazem.

Jeśli nie znasz jeszcze bezpośredniego adresu URL swojego logo, możesz go określić w każdej przeglądarce w kilka sekund:

1. Otwórz stronę internetową swojej kancelarii w Chrome, Firefox lub Safari.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy na logo kancelarii.
3. Wybierz z menu kontekstowego „Kopiuj adres obrazu" (lub „Kopiuj adres grafiki").
4. Wklej skopiowany adres URL do pola Adres URL logo w ustawieniach MaraDocs.

Branding strony klienta

Dostosuj wygląd stron odwiedzanych przez Twoich klientów do własnego wizerunku. Kolory i czcionki można wygodnie skonfigurować w ustawieniach.

Kolor firmowy jest używany do przycisków, wyróżnień i kolorowych akcentów w widoku klienta i w e-mailach.

Możesz wpisać bezpośrednio wartość hex (np. „#1f3a8a") lub wybrać swój kolor wizualnie za pomocą ikony palety kolorów obok pola wprowadzania.

Informacje o kancelarii

Te dane pojawiają się na dole strony klienta i w obszarze stopki potwierdzeń przesłania.

• Nazwa kancelarii: Wyświetlana klientowi jako nadawca.
• Adres: Pojawia się w stopce i w potwierdzeniach.
• Strona internetowa: Linkuje z widoku klienta z powrotem do strony kancelarii.

Powiadomienia

MaraDocs automatycznie informuje Ciebie i Twojego klienta o każdym istotnym kroku – utworzeniu, otrzymaniu nowych plików, przypomnieniach i odpowiedziach. Najważniejsze ustawienia znajdziesz w zakładce Ustawienia.

Wybór zweryfikowanego e-maila odbiorczego

Wybierz adres e-mail, na który będą wysyłane wszystkie powiadomienia dotyczące żądań dokumentów – np. skrzynka sekretariatu, która jest dalej przetwarzana w MaraMail lub w Twoim systemie prowadzenia akt.

Można wybrać tylko zweryfikowane adresy e-mail. Nowe adresy weryfikujesz w ogólnych ustawieniach konta pod Ustawienia → Zweryfikowane e-maile.

E-maile potwierdzające przy tworzeniu

Aktywuj tę opcję, jeśli MaraDocs ma wysyłać Ci e-mail potwierdzający na Twój adres odbiorczy bezpośrednio po utworzeniu żądania dokumentów. Przydatne do dokumentacji w aktach lub dla sekretariatu.

Maksymalny rozmiar załącznika e-mail

Określa, do jakiego rozmiaru MaraDocs umieszcza przesłane dokumenty bezpośrednio jako załącznik w e-mailu z powiadomieniem. Standard to 10 MB, maksimum wynosi 25 MB. Większe pliki pozostają dostępne w MaraDocs.

Samodzielne wiadomości od klientów

Ta opcja pozwala klientom pisać do Ciebie przez system wiadomości również bez pliku lub niewypełnionego formularza – np. pytania przed przesłaniem. W razie potrzeby można ją wyłączyć.

Standardowe typy plików

Centralnie określasz, jakie typy plików klienci mogą domyślnie przesyłać. Dla każdego żądania możesz później rozszerzyć lub ograniczyć tę listę.

• Obrazy: JPG, PNG, HEIC – idealne do zdjęć z telefonu.
• PDF: klasyczne dokumenty i podpisane formularze.
• Dokumenty Office: Word, Excel, PowerPoint i podobne formaty.
• Pliki wideo i audio: np. wiadomości głosowe lub nagrania dowodowe.
• E-maile: .eml i .msg są przyjmowane wraz z załącznikami.

Dla każdego pojedynczego żądania możesz celowo rozszerzyć lub ograniczyć ten standardowy wybór – np. gdy oczekujesz tylko konkretnego podpisanego PDF-a.

Czas przechowywania przesłanych plików klientów

Zapytanie o dokument może być wielokrotnie i bezterminowo używane przez Ciebie i Twoich klientów (ten sam link). Jednak przesłane i przetworzone przez MaraDocs pliki są przechowywane przez maksymalnie 21 dni. Po upływie 21 dni od przesłania danego pliku jego pobranie nie będzie już możliwe.

Mają Państwo oczywiście możliwość trwałego usunięcia przechowywanych danych z naszych systemów poprzez zablokowanie, a następnie usunięcie odpowiedniego zapytania o dokument.

Informacja o ochronie danych dla klientów

Podczas przesyłania klient otrzymuje jasną informację o tym, co dzieje się z jego danymi. Dzięki temu zachowujesz zgodność z RODO i budujesz zaufanie.

MaraDocs dostarcza sensowny niemiecki szablon standardowy. Możesz w każdej chwili dostosować tekst w ustawieniach, np. dopasować do treści Twojej polityki prywatności lub dodać dodatkowe języki.

Prosimy o samodzielne sprawdzenie swoich wymagań dotyczących ochrony danych. Maramia GmbH oferuje projekt wyłącznie w ramach usługi, ale nie świadczy doradztwa prawnego ani nie udziela prawnie wiążących informacji.