Opprett og administrer en dokumentforespørsel

• Raskt opprettet: Obligatoriske felt er kun klientnavn og – hvis det skal sendes automatisk – klientens e-post.
• Klargjør PDF-skjemaer: Legg til tekst-, dato-, valg- og signaturfelt i hvilken som helst PDF på sekunder.
• Automatiserte påminnelser: Klienten blir automatisk påminnet om forespørselen nøyaktig én gang etter X dager.
• Direkte MaraDocs-arbeidsflyt: Innkommende filer er umiddelbart behandlet, virusskannet og klare til redigering i MaraDocs.

Trinn 1: Åpne «Opprett»

Gå til «Dokumentforespørsel» i MaraDocs og velg underfanen «Opprett» øverst. Her åpnes skjermen for en ny forespørsel.

Du kan når som helst velge en eksisterende mal for å forhåndsutfylle de fleste feltene automatisk – se siden «Dokumentforespørsel – Maler».

Trinn 2: Klientdata

Oppgi de viktigste dataene om klienten din. Obligatorisk felt er navnet, alle andre opplysninger er valgfrie, men gjør administrasjonen betydelig enklere.

Disse feltene kan du fylle ut

• Klientnavn: vises på sekretariatet, i e-postene og i administrasjonen.
• E-postadresse: nødvendig hvis MaraDocs skal sende invitasjonslenken automatisk.
• Språk: bestemmer språket i klientvisningen og de automatiske e-postene (DE / EN m.fl.).
• Saksnummer / Custom Identifier: Ditt interne saksnummer som følger med i hver e-post og i administrasjonsområdet.

Trinn 3: Innledende melding med snippet-slash-funksjon

Skriv en kort melding til klienten din – f.eks. hvilke dokumenter du trenger, hvilke opplysninger han skal legge til eller hva han må være oppmerksom på ved signering. Denne meldingen vises rett under forespørselen.

Skriv / hvor som helst for å sette inn en forhåndslaget tekstmodul fra snippet-biblioteket ditt – ideelt for gjentakende formuleringer som saksnummerforklaringer eller personvernmeldinger.

Trinn 4: Tillatte filtyper

Som standard gjelder filtypene som er lagret i innstillingene. For hver forespørsel kan du målrettet begrense eller utvide utvalget – f.eks. hvis du utelukkende forventer en signert PDF.

Tips: For spesifikke skjemaer er det ofte fornuftig å begrense utvalget til PDF, slik at klienten ikke ved et uhell laster opp et bilde.

Trinn 5: Klargjøre PDF-skjemaer

Du kan legge til hvilke som helst PDF-er til hver forespørsel som klienten din skal fylle ut eller signere. Du plasserer felt direkte på PDF-sidene via dra-og-slipp – uten å endre innholdet i PDF-en.

Tilgjengelige felttyper

• Tekstfelt: enkeltlinje eller flerlinje inndata (f.eks. navn, adresse).
• Datofelt: Datovalg med korrekt format.
• Valg-/avkryssingsfelt: Avkrysningsboks eller alternativknapp for ja/nei eller flere alternativer.
• Signaturfelt: Klienten signerer direkte på PC eller via touch på smarttelefon.

Enkelte sider kan deaktiveres hvis PDF-en inneholder flere sider enn klienten skal fylle ut. Sidene forblir synlige, men kan ikke redigeres.

Trinn 6: Aktivere påminnelse

Med ett klikk aktiverer du en automatisk påminnelse. Du angir antall dager hvoretter MaraDocs minner klienten nøyaktig én gang på den åpne forespørselen.

Hvis klienten allerede har lastet opp eller signert i løpet av denne tiden, sendes ingen påminnelse. Det er bevisst kun én enkelt påminnelse for ikke å presse klienten.

Trinn 7: Utsendelse av invitasjonslenke

Du har to muligheter for å gi klienten tilgang til forespørselen:

• MaraDocs sender automatisk: Hvis du har angitt klientens e-postadresse, sender MaraDocs en profesjonell invitasjons-e-post med din merkevare.
• Del lenke manuelt: Du kopierer lenken fra MaraDocs og sender den selv per e-post, meldingstjeneste eller deler den personlig.

Administrere forespørsler

I underfanen «Administrer» ser du alle pågående, fullførte og arkiverte dokumentforespørsler for advokatfirmaet ditt i en oversikt.

Oversiktsliste

Listen viser for hver forespørsel klientnavn, saksnummer, status og siste aktivitet. Med ett klikk åpner du detaljsiden. Filter og fulltekstsøk hjelper med å søke målrettet etter en bestemt sak i større advokatfirmaer.

Detaljside for en forespørsel

På detaljsiden ser du alle filer, alle provisions (altså de enkelte oppgavene for klienten), status samt fullstendig kommunikasjonshistorikk. Du kan her legge til flere provisions, arkivere forespørselen eller sende lenken på nytt.

Komplett meldingssystem

Du og din klient kan skrive meldinger direkte i konteksten av forespørselen. Hver melding utløser – avhengig av mottaker – en tilsvarende e-postvarsling som kommer til sekretariatet.

E-postvarslinger

Ved hver inngang av nye filer eller meldinger mottar du en e-post med alle nøkkeldata og – hvis vedleggsstørrelsen tillater det – filene direkte i e-postboksen. Slik kan sekretariatet enkelt arkivere prosesser i saken.

Gjenbruke lenke

På forespørsel kan forespørselslenker gjenbrukes – f.eks. for mandater der dokumenter ettersendes over lengre tid. Ellers utløper lenken automatisk etter vellykket behandling.

Åpne direkte i MaraDocs

Opplastede filer kan åpnes fra forespørselen med ett klikk i MaraDocs – for eksempel for å kombinere en PDF, rotere sider, fylle ut skjemaer eller ta over filer direkte i saken.

Hva skjer etter opplastingen?

Hver fil som en klient laster opp, gjennomgår automatisk en flertrinnsprosess i MaraDocs før den vises til deg:

• Virussjekk: Hver fil kontrolleres med ClamAV og tilleggssikkerhetsregler – inkludert beskyttelse mot PNG-bomber.
• PDF-komprimering: Store PDF-er komprimeres uten synlig kvalitetstap.
• Dokumentutvinning: Dokumenter blir automatisk klippet ut og rettet opp fra fotografier.
• Tekstgjenkjenning (OCR): Bilder og PDF-er blir gjort om til søkbare PDF-er.
• HEIC-konvertering: Mobilbilder i HEIC-format blir automatisk konvertert til vanlig JPG.

Klientvisning

Klienten din åpner lenken på smarttelefon eller PC, ser din merkevarebygging og kan med noen få klikk laste opp filer, fylle ut felter eller signere signaturfeltet. Ingen pålogging eller app er nødvendig.