Oppsett av dokumentforespørsel

• Eget branding: Logo, hovedfarge, firmanavn og nettside vises til klienten ved hver opplasting og i alle bekreftelsesmeldinger.
• Verifisert mottaks-e-post: Innkommende, bekreftelse- og påminnelsesmeldinger havner nøyaktig der du trenger dem for saken din.
• Standard filtyper: Angi sentralt hvilke filtyper klienter kan laste opp som standard – justerbart per forespørsel.
• Personvernerklæring: Klienter får en tydelig melding om databehandling ved opplasting – GDPR-konform og enhetlig for advokatfirmaet ditt.

Hvor du finner dokumentforespørselen

I MaraDocs finner du dokumentforespørselen i venstre hovednavigasjon under "Dokumentforespørsel". Innenfor dette området finner du fanene "Opprett", "Administrer", "Maler" og "Innstillinger".

Ved første gangs bruk veileder MaraDocs deg automatisk gjennom et kort oppsett. Du kan når som helst åpne veiviseren igjen senere eller endre verdiene direkte i innstillingene.

Branding av klientsiden

Når klientene dine åpner opplastingslenken, ser de et grensesnitt tilpasset advokatfirmaet ditt. Også alle e-poster fra MaraDocs bruker logoen din, fargen din og firmanavnet ditt. Konfigurasjonen gjøres i innstillingene under "Branding".

Finn logo-URL

MaraDocs lagrer ikke logoer for deg, men laster logoen din direkte fra advokatfirmaets nettside – slik forblir den alltid oppdatert og du har kontroll over bildet.

Hvis du ikke allerede kjenner den direkte URL-en til logoen din, kan du finne den i hvilken som helst nettleser på sekunder:

1. Åpne advokatfirmaets nettside i Chrome, Firefox eller Safari.
2. Høyreklikk på advokatfirmaets logo.
3. Velg "Kopier bildeadresse" (eller "Kopier grafikkadresse") i kontekstmenyen.
4. Lim inn den kopierte URL-en i feltet Logo-URL i MaraDocs-innstillingene.

Hovedfarge (Corporate Color)

Hovedfargen brukes til knapper, uthevinger og fargeakksenter i klientvisningen og i e-postene.

Du kan enten skrive inn en heksadesimal verdi (f.eks. "#1f3a8a") direkte eller velge fargen din visuelt via fargevelgerikonet ved siden av inntastingsfeltet.

Advokatfirma-informasjon

Disse opplysningene vises nederst på klientsiden og i impressum-området i opplastingsbekreftelsene.

• Firmanavn: vises til klienten som avsender.
• Adresse: vises i bunnteksten og i bekreftelsene.
• Nettside: lenker fra klientvisningen tilbake til advokatfirmaets nettside.

Varsler

MaraDocs informerer deg og klienten din automatisk om hvert relevant trinn – opprettelse, mottak av nye filer, påminnelser og svar. De viktigste innstillingene finner du i Innstillinger-fanen.

Velg verifisert mottaks-e-post

Velg e-postadressen som alle varsler knyttet til dokumentforespørsler skal sendes til – f.eks. en sekretariatspostboks som viderebehandles i MaraMail eller saksstyringen din.

Kun verifiserte e-postadresser kan velges. Verifiser nye adresser i de generelle kontoinnstillingene under Innstillinger → Verifiserte e-poster.

Bekreftelsesmeldinger ved opprettelse

Aktiver dette alternativet hvis MaraDocs skal sende deg en bekreftelses-e-post til mottaksadressen din direkte etter opprettelse av en dokumentforespørsel. Praktisk for dokumentasjon i saken eller sekretariatet.

Maksimal størrelse på e-postvedlegg

Definerer opp til hvilken størrelse MaraDocs legger opplastede dokumenter direkte som vedlegg i varslings-e-posten. Standard er 10 MB, maksimum er 25 MB. Større filer forblir tilgjengelige i MaraDocs.

Selvstendige klientmeldinger

Med dette alternativet kan klienter skrive til deg via meldingssystemet også uten fil eller uutfylt skjema – f.eks. spørsmål før opplasting. Kan deaktiveres ved behov.

Standard filtyper

Du angir sentralt hvilke filtyper klienter kan laste opp som standard. Per forespørsel kan du utvide eller begrense denne listen senere.

• Bilder: JPG, PNG, HEIC – ideelt for mobilbilder.
• PDF-er: klassiske dokumenter og signerte skjemaer.
• Office-dokumenter: Word, Excel, PowerPoint og lignende formater.
• Video- og lydfiler: f.eks. taleopptak eller bevisvideoer.
• E-poster: .eml og .msg mottas inkludert vedlegg.

For hver enkelt forespørsel kan du utvide eller redusere dette standardvalget – for eksempel hvis du kun forventer en bestemt signert PDF.

Personvernmelding for klienter

Ved opplasting får klienten en tydelig melding om hva som skjer med dataene. Slik forblir du GDPR-kompatibel og skaper tillit.

MaraDocs leverer en fornuftig tysk standardmal. Du kan når som helst tilpasse teksten i innstillingene, for eksempel tilpasse den til ordlyden i personvernerklæringen din eller legge til flere språk.

Merk: Personvernteksten tjener utelukkende til å informere klienten – det innhentes ikke noe ekstra samtykke, da opplastingen i seg selv er en del av klientforholdet. Vennligst kontroller personvernkravene på eget ansvar. Maramia GmbH tilbyr utkastet som en ren servicetjeneste, men gir ingen juridisk rådgivning eller rettslig bindende informasjon.