Componentes para la solicitud de documentos

• Formularios PDF: Configure un PDF con campos y firma una sola vez y reutilícelo tantas veces como desee.
• Fragmentos de texto: Inserte formulaciones recurrentes en cualquier mensaje en segundos mediante el menú de barra.
• Portal-flows: Combine mensaje inicial y formularios PDF – un clic para una solicitud completa.
• Compatible con embedding: Los portal-flows pueden utilizarse directamente para solicitudes de documentos integradas en su sitio web.

Dónde encontrar los componentes

En la sección «Solicitud de documentos» encontrará las tres áreas «Formularios PDF», «Fragmentos de texto» y «Portal-flows».

Formularios PDF

Un formulario PDF es un PDF que configura una sola vez con campos de entrada y, si es necesario, un campo de firma – p. ej. un poder notarial o una cesión de derechos. Este formulario PDF puede incluirse posteriormente en cualquier número de solicitudes.

Cómo crear un formulario PDF:

Paso a paso

1. Haga clic en «Nuevo» en la sección «Formularios PDF».
2. Cargue el PDF mediante arrastrar y soltar o selección de archivo.
3. Coloque campos mediante arrastrar y soltar: campo de texto, fecha, selección y firma.
4. Opcionalmente desactive páginas individuales si el PDF contiene más páginas de las que el cliente debe completar.
5. Asigne un nombre al formulario PDF y guárdelo – listo para usar en cualquier solicitud.

Al crear una nueva solicitud, seleccione el formulario PDF en el desplegable. Los campos, datos obligatorios y la configuración de páginas se adoptan automáticamente.

Fragmentos de texto

Los fragmentos de texto son bloques de texto cortos y reutilizables. Aparecen en todas partes del editor donde redacte mensajes iniciales o mensajes para clientes.

En el editor simplemente escriba / para abrir el menú de barra y seleccione el fragmento adecuado, con búsqueda en vivo y navegación por teclado.

Fragmentos útiles del día a día del bufete

• "Por favor indique el número de expediente policial": aviso uniforme en cada aceptación de mandato.
• "Por favor cargue los siguientes documentos…": enumeración compacta de los documentos típicamente necesarios.
• "Aviso de privacidad compacto": versión resumida en una línea, complementaria al texto oficial.
• "Atentamente, Bufete XY": firma uniforme en cada mensaje.

Portal-flows

Los portal-flows son la forma de componente más potente: combinan un mensaje inicial y cualquier número de formularios PDF en un set completo. Así puede crear, por ejemplo, una aceptación de mandato completa en derecho penal o de tráfico en segundos.

Un portal-flow puede contener típicamente:

• Mensaje inicial: incluidos fragmentos de texto e instrucciones para el cliente.
• Uno o varios formularios PDF: p. ej. poder notarial, cesión, política de privacidad.
• Designaciones estándar y esquemas de número de expediente para la asignación uniforme en el bufete.

Aplicar portal-flows en una solicitud

Al crear una nueva solicitud de documentos, seleccione el portal-flow deseado en un desplegable. El mensaje inicial, tipos de archivo, configuraciones y campos de firma se adoptan automáticamente.

Puede personalizar cada portal-flow individualmente después – p. ej. adjuntar un documento adicional o especificar el mensaje inicial – sin modificar el portal-flow original.

Mejores prácticas

Para empezar, merece la pena crear los siguientes componentes, útiles en casi cualquier despacho:

• Aceptación de mandato general: Mensaje inicial + Poder + Aviso de protección de datos.
• Poder notarial (estándar): Formulario PDF como PDF reutilizable con campo de firma.
• Declaración de cesión derecho de tráfico: específica para los requisitos de las aseguradoras de responsabilidad civil.
• Cuestionario primera entrevista: captura uniforme de datos para cada nuevo cliente.