Plantillas para la solicitud de documentos

• Plantillas de documentos: Configure PDFs una vez con campos y firma y reutilícelos indefinidamente.
• Fragmentos de texto: Inserte formulaciones recurrentes en cualquier mensaje en segundos mediante el menú de barra.
• Plantillas de creación: Combine mensaje inicial y plantillas de documentos: un clic para una solicitud completa.
• Compatible con embedding: Las plantillas se pueden utilizar directamente para solicitudes de documentos integradas en su sitio web.

Dónde encontrar las plantillas

En el área "Solicitud de documentos" seleccione la subpestaña "Plantillas". Allí los tres tipos de plantillas están claramente separados: Plantillas de documentos, Fragmentos de texto y Plantillas de creación.

Plantillas de documentos

Una plantilla de documento es un PDF que provisiona una sola vez con campos de entrada y, si es necesario, un campo de firma, por ejemplo, un poder notarial o una declaración de cesión. Esta plantilla puede incluirla posteriormente en cualquier número de solicitudes.

Cómo crear una plantilla de documento:

Paso a paso

1. En la pestaña "Plantillas" → "Plantillas de documentos" haga clic en "Nuevo".
2. Cargue el PDF mediante arrastrar y soltar o selección de archivo.
3. Coloque campos mediante arrastrar y soltar: campo de texto, fecha, selección y firma.
4. Opcionalmente desactive páginas individuales si el PDF contiene más páginas de las que el cliente debe completar.
5. Nombre y guarde la plantilla: lista para usar en cualquier solicitud.

Al crear una nueva solicitud, simplemente seleccione la plantilla del menú desplegable. Los campos, datos obligatorios y configuración de página se adoptan automáticamente.

Fragmentos de texto

Los fragmentos de texto son bloques de texto cortos y reutilizables. Aparecen en todas partes del editor donde redacte mensajes iniciales o mensajes para clientes.

En el editor simplemente escriba / para abrir el menú de barra y seleccione el fragmento adecuado, con búsqueda en vivo y navegación por teclado.

Fragmentos útiles del día a día del bufete

• "Por favor indique el número de expediente policial": aviso uniforme en cada aceptación de mandato.
• "Por favor cargue los siguientes documentos…": enumeración compacta de los documentos típicamente necesarios.
• "Aviso de privacidad compacto": versión resumida en una línea, complementaria al texto oficial.
• "Atentamente, Bufete XY": firma uniforme en cada mensaje.

Plantillas de creación

Las plantillas de creación son la forma más potente de plantilla: combinan un mensaje inicial y cualquier número de plantillas de documentos en un "set" completo. Así puede crear, por ejemplo, una aceptación de mandato completa en derecho penal o en derecho de tráfico en segundos.

Una plantilla de creación puede contener típicamente:

• Mensaje inicial: incluidos fragmentos de texto e instrucciones para el cliente.
• Una o varias plantillas de documentos: por ejemplo, poder notarial, cesión, declaración de privacidad.
• Designaciones estándar y esquemas de número de expediente para la asignación uniforme en el bufete.

Aplicar plantillas en una solicitud

Al crear una nueva solicitud de documentos, seleccione la plantilla deseada en un desplegable. El mensaje inicial, tipos de archivos, provisiones y campos de firma se adoptan automáticamente.

Después puede personalizar cada plantilla individualmente – p. ej. adjuntar un documento adicional o especificar el mensaje inicial – sin modificar la plantilla original.

Mejores prácticas

Para empezar, son útiles las siguientes plantillas, que tienen sentido en casi todos los bufetes:

• Aceptación de mandato general: Mensaje inicial + Poder + Aviso de protección de datos.
• Poder (estándar): Plantilla de documento como PDF reutilizable con campo de firma.
• Declaración de cesión derecho de tráfico: específica para los requisitos de las aseguradoras de responsabilidad civil.
• Cuestionario primera entrevista: captura uniforme de datos para cada nuevo cliente.