Crear y gestionar una solicitud de documentos

• Creación rápida: Los datos obligatorios son solo el nombre del cliente y, si se va a enviar automáticamente, el correo del cliente.
• Provisionar formularios PDF: Equipar cualquier PDF en segundos con campos de texto, fecha, selección y firma.
• Recordatorios automatizados: El cliente es recordado automáticamente de la solicitud exactamente una vez después de X días.
• Flujo de trabajo directo en MaraDocs: Los archivos entrantes están inmediatamente procesados, verificados contra virus y listos para procesamiento en MaraDocs.

Paso 1: Acceder a "Crear"

Vaya en MaraDocs a "Solicitud de documentos" y seleccione en la pestaña superior "Crear". Aquí se abre el formulario para una nueva solicitud.

Puede seleccionar en cualquier momento una plantilla existente para rellenar automáticamente la mayoría de los campos; consulte la página "Solicitud de documentos – Plantillas".

Paso 2: Datos del cliente

Introduzca los datos más importantes de su cliente. El campo obligatorio es el nombre, todos los demás datos son opcionales, pero hacen la gestión mucho más cómoda.

Estos campos puede completar

• Nombre del cliente: se muestra en la oficina, en los correos y en la gestión.
• Dirección de correo: necesaria si MaraDocs debe enviar automáticamente el enlace de invitación.
• Idioma: determina el idioma de la vista del cliente y de los correos automáticos (DE / EN, etc.).
• Número de expediente / Custom Identifier: Su número de expediente interno, que se incluye en cada correo y en el área de gestión.

Paso 3: Mensaje inicial con función de snippet con barra

Escriba un breve mensaje para su cliente, p. ej., qué documentos necesita, qué datos debe completar o qué debe tener en cuenta al firmar. Este mensaje aparece directamente debajo de la solicitud.

Escriba / en cualquier lugar para insertar un bloque de texto prefabricado de su biblioteca de snippets; ideal para formulaciones recurrentes como aclaraciones de número de expediente o avisos de privacidad.

Paso 4: Tipos de archivo permitidos

Por defecto, se aplican los tipos de archivo configurados en los ajustes. Puede restringir o ampliar la selección para cada solicitud específica, por ejemplo, si solo espera un PDF firmado.

Consejo: Para formularios específicos, a menudo tiene sentido limitar la selección a PDF para evitar que el cliente suba accidentalmente una foto.

Paso 5: Provisionar formularios PDF

Puede agregar cualquier PDF a cada solicitud que su cliente deba completar o firmar. Para ello, coloque campos directamente sobre las páginas PDF mediante arrastrar y soltar, sin modificar el contenido del PDF.

Tipos de campo disponibles

• Campo de texto: entrada de una o varias líneas (p. ej., nombre, dirección).
• Campo de fecha: selección de fecha con formato correcto.
• Campo de selección/casilla: checkbox o botón de opción para Sí/No o varias opciones.
• Campo de firma: el cliente firma directamente en el PC o por táctil en el smartphone.

Las páginas individuales se pueden desactivar si el PDF contiene más páginas de las que el cliente debe completar. Las páginas permanecen visibles, pero no se pueden editar.

Paso 6: Activar recordatorio

Con un clic activa un recordatorio automático. Indique el número de días después de los cuales MaraDocs recordará al cliente exactamente una vez sobre la solicitud pendiente.

Si el cliente ya ha subido o firmado durante este período, no se enviará ningún recordatorio. Deliberadamente hay solo un único recordatorio para no presionar a los clientes.

Paso 7: Envío del enlace de invitación

Tiene dos opciones para dar al cliente acceso a la solicitud:

• MaraDocs envía automáticamente: Si ha introducido el correo electrónico del cliente, MaraDocs envía un correo de invitación profesional con su imagen de marca.
• Compartir enlace manualmente: Copia el enlace de MaraDocs y lo envía usted mismo por correo electrónico, mensajería o lo entrega personalmente.

Administrar solicitudes

En la subpestaña "Administrar" ve todas las solicitudes de documentos en curso, completadas y archivadas de su bufete en una vista general.

Lista de resumen

La lista muestra para cada solicitud el nombre del cliente, número de expediente, estado y última actividad. Con un clic abre la página de detalles. Los filtros y la búsqueda de texto completo ayudan a buscar específicamente un expediente determinado en bufetes más grandes.

Página de detalles de una solicitud

En la página de detalles ve todos los archivos, todas las provisiones (es decir, las tareas individuales para el cliente), el estado y el historial completo de comunicación. Aquí puede agregar más provisiones, archivar la solicitud o reenviar el enlace.

Sistema completo de mensajes

Usted y su cliente pueden escribirse mensajes directamente en el contexto de la solicitud. Cada mensaje activa, según el destinatario, una notificación por correo electrónico correspondiente que llega a la oficina.

Notificaciones por correo electrónico

Cada vez que se reciben nuevos archivos o mensajes, recibe un correo electrónico con todos los datos clave y, si el tamaño del archivo adjunto lo permite, los archivos directamente en el buzón de correo. Así la oficina puede archivar los procesos cómodamente en el expediente.

Reutilizar enlace

Si se desea, los enlaces de solicitud se pueden reutilizar, por ejemplo, para mandatos en los que se entregan documentos durante un período prolongado. De lo contrario, el enlace caduca automáticamente después de un procesamiento exitoso.

Abrir directamente en MaraDocs

Los archivos subidos se pueden abrir desde la solicitud con un clic en MaraDocs, por ejemplo, para combinar un PDF, girar páginas, completar formularios o transferir archivos directamente al expediente.

¿Qué sucede después de la subida?

Cada archivo que sube un cliente pasa automáticamente por un flujo de trabajo de MaraDocs de varias etapas antes de mostrárselo:

• Control de virus: Cada archivo se verifica con ClamAV y reglas de seguridad adicionales, incluyendo protección contra bombas PNG.
• Reducción de PDF: Los PDFs grandes se comprimen sin pérdida visible de calidad.
• Extracción de documentos: Los documentos limpios se recortan y enderezan automáticamente de las fotografías.
• Reconocimiento de texto (OCR): Las imágenes y PDFs se convierten en PDFs con búsqueda de texto.
• Conversión HEIC: Las fotos móviles en formato HEIC se convierten automáticamente al formato JPG habitual.

Vista del cliente

Su cliente abre el enlace en el smartphone o PC, ve su marca y puede cargar archivos, completar campos o firmar el campo de firma con pocos clics. No se requiere registro ni aplicación.