Configuración de la solicitud de documentos

• Branding propio: El logo, color corporativo, nombre del bufete y sitio web se mostrarán al cliente en cada carga y en todos los correos de confirmación.
• Correo de recepción verificado: Los correos de entrada, confirmación y recordatorio llegarán exactamente donde los necesita para su expediente.
• Tipos de archivo predeterminados: Defina centralmente qué tipos de archivo pueden cargar los clientes de forma predeterminada; ajustable por solicitud.
• Aviso de privacidad: Los clientes reciben una nota clara sobre el tratamiento de datos durante la carga, conforme al RGPD y uniforme para su bufete.

Dónde encontrar la solicitud de documentos

En MaraDocs, la solicitud de documentos se encuentra en la navegación principal izquierda bajo "Solicitud de documentos". Dentro de esta sección encontrará las pestañas "Crear", "Gestionar", "Plantillas" y "Configuración".

En la primera llamada, MaraDocs le guiará automáticamente a través de una configuración breve. Puede volver a iniciar el asistente más tarde en cualquier momento o cambiar los valores directamente en la configuración.

Branding de la página del cliente

Cuando sus clientes abran el enlace de carga, verán una interfaz personalizada de su bufete. Todos los correos de MaraDocs también utilizarán su logo, color y nombre del bufete. La configuración se realiza en la configuración bajo "Branding".

Determinar la URL del logo

MaraDocs no aloja logos por usted, sino que carga su logo directamente desde el sitio web de su bufete, por lo que siempre permanece actualizado y usted mantiene el control sobre la imagen.

Si aún no conoce la URL directa de su logo, puede determinarla en cualquier navegador en segundos:

1. Abra el sitio web de su bufete en Chrome, Firefox o Safari.
2. Haga clic derecho sobre el logo de su bufete.
3. Seleccione en el menú contextual "Copiar dirección de la imagen" (o "Copiar enlace de la imagen").
4. Pegue la URL copiada en el campo URL del logo en la configuración de MaraDocs.

Branding de la página del cliente

Adapte el aspecto de las páginas visitadas por sus clientes a su propia imagen corporativa. Los colores y fuentes se pueden configurar fácilmente en los ajustes.

El color corporativo se utiliza para botones, resaltados y acentos de color en la vista del cliente y en los correos.

Puede introducir directamente un valor hexadecimal (p. ej., "#1f3a8a") o seleccionar su color visualmente a través del selector de color junto al campo de entrada.

Información del bufete

Estos datos aparecen al pie de la página del cliente y en el área de información legal de las confirmaciones de carga.

• Nombre del despacho: Se muestra al cliente como remitente.
• Dirección: Aparece en el pie de página y en las confirmaciones.
• Sitio web: Enlaza desde la vista del cliente de vuelta a su sitio web del despacho.

Notificaciones

MaraDocs le informa automáticamente a usted y a su cliente sobre cada paso relevante: creación, recepción de nuevos archivos, recordatorios y respuestas. Las configuraciones más importantes se encuentran en la pestaña de configuración.

Seleccionar correo de recepción verificado

Seleccione la dirección de correo electrónico a la que se enviarán todas las notificaciones relacionadas con las solicitudes de documentos, por ejemplo, un buzón de secretaría que se procese posteriormente en MaraMail o en su gestión de expedientes.

Solo se pueden seleccionar direcciones de correo verificadas. Puede verificar nuevas direcciones en la configuración general de la cuenta bajo Configuración → Correos verificados.

Correos de confirmación al crear

Active esta opción si desea que MaraDocs le envíe un correo de confirmación a su dirección de recepción directamente después de crear una solicitud de documentos. Práctico para la documentación en el expediente o la secretaría.

Tamaño máximo de adjuntos de correo

Define hasta qué tamaño MaraDocs incluye directamente los documentos cargados como adjuntos en el correo de notificación. El estándar es 10 MB, el máximo es 25 MB. Los archivos más grandes permanecen disponibles en MaraDocs.

Mensajes de clientes independientes

Con esta opción, los clientes pueden escribirle a través del sistema de mensajes sin archivo o formulario sin completar, p. ej., consultas antes de la carga. Se puede desactivar si es necesario.

Tipos de archivo estándar

Usted define centralmente qué tipos de archivos pueden cargar los clientes de forma estándar. Por solicitud, puede ampliar o restringir esta lista posteriormente.

• Imágenes: JPG, PNG, HEIC – ideal para fotos de móvil.
• PDFs: documentos clásicos y formularios firmados.
• Documentos Office: Word, Excel, PowerPoint y formatos comparables.
• Archivos de video y audio: p. ej., mensajes de voz o videos de prueba.
• Correos electrónicos: .eml y .msg se incluyen con adjuntos.

Para cada solicitud individual puede ampliar o reducir específicamente esta selección estándar, por ejemplo, si solo espera un PDF firmado específico.

Período de almacenamiento de archivos de clientes

Una solicitud de documentos puede ser utilizada por usted y sus clientes varias veces y sin límite de tiempo (mismo enlace). Sin embargo, los archivos subidos y procesados por MaraDocs solo se conservan durante un período máximo de 21 días cada uno. Transcurridos 21 días de cada archivo, ya no será posible descargarlo.

Por supuesto, tiene la posibilidad de eliminar permanentemente los datos almacenados de nuestros sistemas bloqueando y eliminando la solicitud de documentos correspondiente.

Aviso de privacidad para clientes

Al cargar, el cliente recibe un aviso claro sobre qué sucede con sus datos. Así cumple con el RGPD y genera confianza.

MaraDocs proporciona una plantilla estándar alemana razonable. Puede ajustar el texto en la configuración en cualquier momento, por ejemplo, alinearlo con el texto de su declaración de privacidad o mantener idiomas adicionales.

Por favor, compruebe sus requisitos de protección de datos bajo su propia responsabilidad. Maramia GmbH ofrece el borrador por puro servicio, pero no presta asesoramiento jurídico ni proporciona información jurídicamente vinculante.