MaraMail – E-Mail-Anhänge automatisch verarbeiten für Kanzleien

MaraMail: Die neue E-Mail-Automatisierung für Ihre Kanzlei

Sie kennen das leidige Problem: Mandanten schicken Ihnen E-Mails mit zahlreichen Anhängen – Fotos vom iPhone, eingescannte Dokumente, Word-Dateien. Bevor Sie diese in Ihre Kanzleisoftware übernehmen können, müssen Sie jeden Anhang einzeln öffnen, konvertieren und optimieren. Das kostet wertvolle Zeit.

MaraDocs ist die Antwort auf dieses Problem.

Mit MaraDocs werden Anhänge zu für die weitere Kanzlei-Bearbeitung optimierten PDFs umgewandelt.

MaraMail automatisiert diesen Prozess jetzt komplett.

Ab sofort erhält jeder MaraDocs-Nutzer eine persönliche E-Mail-Adresse unter @maramail.io. Leiten Sie einfach E-Mails an diese Adresse weiter – und erhalten Sie die verarbeiteten Anhänge automatisch als optimierte PDFs zurück in Ihr Postfach.

Warum MaraMail? Zeit sparen bei Mandanten-E-Mails

In der täglichen Kanzleiarbeit verbringen Rechtsanwaltsfachangestellte oft viel Zeit mit der manuellen Aufbereitung von Mandanten-Dokumenten:

• HEIC-Bilder vom iPhone müssen in PDF umgewandelt werden
• Große Scan-Dateien müssen komprimiert werden
• Verschiedene Bildformate müssen vereinheitlicht werden
• Mehrere Anhänge müssen zu einer Akte zusammengeführt werden

Diese Routineaufgaben kosten täglich wertvolle Minuten – Zeit, die für die eigentliche juristische Arbeit fehlt.

MaraMail automatisiert diese Schritte vollständig. Sie leiten die E-Mail weiter und erhalten wenige Sekunden später die fertigen, optimierten PDFs zurück. Ohne manuellen Aufwand, ohne zusätzliche Software, ohne Wartezeit.

So funktioniert MaraMail – Schritt für Schritt

1. MaraDocs-Account erstellen oder anmelden

Falls Sie noch kein MaraDocs-Konto haben, können Sie sich kostenlos unter app.maradocs.io registrieren. Die Testphase ist unverbindlich und Sie können alle Funktionen ausprobieren.

2. MaraMail aktivieren

Navigieren Sie in Ihrem MaraDocs-Account zu den MaraMail-Einstellungen unter app.maradocs.io/maramail/. Dort finden Sie Ihre persönliche E-Mail-Adresse im Format:

[ihr-name]@maramail.io

Diese Adresse ist einzigartig für Ihren Account und kann sofort verwendet werden.

3. E-Mail weiterleiten und Ergebnisse erhalten

Leiten Sie nun eine beliebige E-Mail mit Anhängen an Ihre persönliche @maramail.io-Adresse weiter. MaraMail verarbeitet automatisch alle Anhänge und sendet Ihnen die Ergebnisse an die E-Mail-Adresse Ihres MaraDocs-Accounts.

Das passiert im Hintergrund:

1. MaraMail empfängt die weitergeleitete E-Mail
2. Alle Anhänge werden extrahiert und analysiert
3. Bilder werden in hochwertige PDFs konvertiert
4. PDFs werden komprimiert und optimiert
5. Texterkennung (OCR) wird durchgeführt
6. Die fertigen Dokumente werden per E-Mail zurückgesendet

4. Einstellungen nach Ihren Wünschen anpassen

In den MaraMail-Einstellungen können Sie die Verarbeitung an Ihre Bedürfnisse anpassen:

• Alle Anhänge zu einem PDF kombinieren – Ideal, wenn Sie alle Dokumente einer E-Mail in einer einzigen Datei benötigen
• Nur Bild-Anhänge kombinieren – Praktisch, wenn Sie Fotos zusammenfassen, aber PDFs separat behalten möchten
• E-Mail-Text als PDF rendern – Der Inhalt der E-Mail selbst wird ebenfalls als PDF-Dokument erstellt
• Ergebnisse per E-Mail erhalten – Aktivieren oder deaktivieren Sie den E-Mail-Versand der Ergebnisse

Wichtig: Unabhängig von der E-Mail-Einstellung steht Ihnen für jedes Ergebnis eine Download-Seite unter maradocs.io zur Verfügung. Diese ist für sieben Tage abrufbar, sodass Sie auch später noch auf Ihre verarbeiteten Dokumente zugreifen können.

Profi-Tipp: Automatische E-Mail-Weiterleitung einrichten

Für maximale Zeitersparnis können Sie in Ihrem E-Mail-Programm eine automatische Weiterleitungsregel einrichten. So werden E-Mails mit Anhängen automatisch an MaraMail weitergeleitet – ohne dass Sie jede E-Mail manuell weiterleiten müssen.

So richten Sie die automatische Weiterleitung ein

Hinweis zur Schleifenvermeidung

Achten Sie darauf, dass MaraMail-Ergebnisse nicht erneut an MaraMail weitergeleitet werden. Obwohl MaraMail eine integrierte Schleifenerkennung besitzt, die doppelte Verarbeitungen verhindert, ist es sinnvoll, Ihre Weiterleitungsregel entsprechend zu konfigurieren:

• Schließen Sie E-Mails von @maramail.io von der Weiterleitung aus
• Oder leiten Sie nur E-Mails von bestimmten Absender-Domains weiter

Zusätzliche Vorteile von MaraMail

Automatische PDF-Komprimierung

Alle verarbeiteten PDFs werden automatisch komprimiert. Das bedeutet:

• Große Scan-Dateien werden deutlich kleiner
• iPhone-Fotos (HEIC) werden effizient als PDF gespeichert
• Die Lesbarkeit bleibt vollständig erhalten
• Ideal für E-Mail-Versand und Archivierung in der Kanzleisoftware

Virenscan für alle Anhänge

Jeder Anhang wird automatisch auf Schadsoftware geprüft. Sollte ein Virus erkannt werden, erhalten Sie umgehend eine Warnung per E-Mail. So schützen Sie Ihre Kanzlei-IT vor potenziell gefährlichen Dateien, bevor diese in Ihr System gelangen.

DSGVO-konforme Verarbeitung

MaraMail verarbeitet alle Daten auf Servern in Deutschland:

• Vollständige DSGVO-Compliance
• Erfüllung der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht nach § 43e BRAO
• Verschlüsselte Datenübertragung
• Automatische Löschung nach Verarbeitung
• AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) verfügbar

Zeitersparnis im Kanzleialltag

MaraDocs unterstützt bereits hunderte Kanzleien dabei, ihre Dokumentenprozesse zu digitalisieren und zu beschleunigen. Mit MaraMail gehen wir noch einen Schritt weiter.

Vorher: Manuelle Verarbeitung

1. E-Mail öffnen
2. Jeden Anhang einzeln speichern
3. Dateien in MaraDocs hochladen
4. Ergebnisse herunterladen
5. In Kanzleisoftware übernehmen

Nachher: Mit MaraMail

1. E-Mail weiterleiten
2. Fertige PDFs aus dem Postfach in die Kanzleisoftware übernehmen

Das Ergebnis: Was früher mehrere Minuten pro E-Mail dauerte, erledigt sich jetzt in Sekunden – vollautomatisch im Hintergrund.

Rechenbeispiel

Wenn Sie täglich 10 E-Mails mit Anhängen bearbeiten und pro E-Mail nur 3 Minuten sparen, summiert sich das auf:

• 30 Minuten pro Tag
• 2,5 Stunden pro Woche
• 10 Stunden pro Monat

Zeit, die Ihr Team für wichtigere Aufgaben nutzen kann.

Häufige Fragen zu MaraMail

Welche Dateiformate werden unterstützt?

MaraMail verarbeitet alle gängigen Dateiformate:

• Bilder: HEIC, HEIF, JPG, JPEG, PNG, GIF, TIFF, BMP, WebP
• Dokumente: PDF, Word (DOC, DOCX), Excel, PowerPoint
• E-Mail-Dateien: MSG, EML
• Und viele mehr

Wie schnell erhalte ich die Ergebnisse?

Die Verarbeitung dauert in der Regel nur wenige Sekunden. Bei sehr großen Anhängen oder vielen Dateien kann es bis zu einer Minute dauern. Die Ergebnis-E-Mail wird automatisch versendet, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist.

Ist MaraMail in meinem MaraDocs-Abo enthalten?

Ja, MaraMail ist für alle MaraDocs-Nutzer verfügbar. Die Verarbeitung wird wie gewohnt über Ihr Kontingent abgerechnet.

Kann ich MaraMail auch ohne E-Mail-Rückversand nutzen?

Ja, Sie können den E-Mail-Versand der Ergebnisse in den Einstellungen deaktivieren. Die Ergebnisse stehen dann ausschließlich über die Download-Seite zur Verfügung.

Jetzt MaraMail aktivieren

Starten Sie noch heute mit MaraMail und automatisieren Sie die Verarbeitung Ihrer Mandanten-E-Mails. In weniger als einer Minute ist alles eingerichtet:

1. Bei MaraDocs anmelden
2. MaraMail-Einstellungen öffnen
3. Ihre persönliche @maramail.io-Adresse aktivieren
4. Erste E-Mail weiterleiten und über Ergebnis freuen 😄

Bei Fragen erreichen Sie uns jederzeit unter: info@maradocs.io

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Kundenstimmen

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Letzte Aktualisierung: Januar 2026

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