Byggeklosser for dokumentforespørsel

• PDF-skjemaer: Forbered PDF-er med felt og signatur én gang og gjenbruk dem så mange ganger du vil.
• Tekstsnutter: Sett inn gjentakende formuleringer i hvilken som helst melding på sekunder via skråstrek-menyen.
• Portal-flows: Kombiner startmelding og PDF-skjemaer – ett klikk for en komplett forespørsel.
• Embedding-klar: Portal-flows kan brukes direkte til innebygde dokumentforespørsler på nettsiden din.

Hvor du finner byggeklossene

I området «Dokumentforespørsel» finner du de tre områdene «PDF-skjemaer», «Tekst-snippets» og «Portal-flows».

PDF-skjemaer

Et PDF-skjema er en PDF som du én gang forbereder med inndatafelt og eventuelt et signaturfelt – f.eks. en fullmakt eller en overdragelseserklæring. Dette PDF-skjemaet kan du deretter legge til i så mange forespørsler du vil.

Slik oppretter du et PDF-skjema:

Steg for steg

1. Klikk på «Ny» i området «PDF-skjemaer».
2. Last opp PDF ved å dra og slippe eller velge fil.
3. Plasser felter ved å dra og slippe: tekst-, dato-, valg- og signaturfelt.
4. Deaktiver enkeltpunkter hvis PDF-en inneholder flere sider enn klienten skal fylle ut.
5. Gi PDF-skjemaet et navn og lagre – klart til bruk i alle forespørsler.

Når du oppretter en ny forespørsel, velger du ganske enkelt PDF-skjemaet fra nedtrekkslisten. Felt, obligatoriske opplysninger og sidekonfigurasjon overtas automatisk.

Tekstsnutter

Tekstsnutter er korte, gjenbrukbare tekstblokker. De dukker opp overalt i redigeringsprogrammet hvor du skriver innledende meldinger eller klientmeldinger.

I redigeringsprogrammet skriver du ganske enkelt / for å åpne skråstrek-menyen og velger passende snippet – med live-søk og tastaturnavigasjon.

Nyttige tekstsnutter fra advokatfirmaets hverdag

• «Vennligst oppgi saksnummer politi»: ensartet merknad ved hver mandataksept.
• «Vennligst last opp følgende dokumenter…»: kompakt opplisting av typisk nødvendige dokumenter.
• «Personvernmerknad kompakt»: kortversjon på én linje, som tillegg til den offisielle teksten.
• «Med vennlig hilsen, Advokatfirma XY»: ensartet signatur i hver melding.

Portal-flows

Portal-flows er den kraftigste byggeklossformen: De kombinerer en startmelding og et valgfritt antall PDF-skjemaer til et ferdig sett. Slik oppretter du f.eks. en komplett mandataksept innen strafferett eller trafikkrett på sekunder.

En portal-flow kan typisk inneholde:

• Innledende melding: inkludert tekstsnutter og instruksjoner til klienten.
• Ett eller flere PDF-skjemaer: f.eks. fullmakt, overdragelse, personvernerklæring.
• Standardbetegnelser og saksnummerskjemaer for ensartet tildeling i advokatfirmaet.

Bruke portal-flows i en forespørsel

Når du oppretter en ny dokumentforespørsel, velger du ønsket portal-flow fra en nedtrekksliste. Startmelding, filtyper, provisjoner og signaturfelt overtas automatisk.

Du kan deretter tilpasse hver portal-flow individuelt – f.eks. legge ved et ekstra dokument eller spesifisere startmeldingen – uten å endre den opprinnelige portal-flow.

Best Practices

For å komme i gang lønner det seg med følgende byggeklosser, som er nyttige i nesten alle kontorer:

• Mandataksept generelt: Innledende melding + fullmakt + personvernhenvisning.
• Fullmakt (standard): PDF-skjema som gjenbrukbar PDF med signaturfelt.
• Overdragelseserklæring trafikkrett: spesifikk for kravene til ansvarsforsikringsselskaper.
• Førstesamtale-spørreskjema: enhetlig datainnsamling for hver ny klient.