Modelli per la richiesta documenti

• Modelli di documenti: PDF provvisti una sola volta di campi e firma e riutilizzabili infinite volte.
• Snippet di testo: Inserire formulazioni ricorrenti in pochi secondi in ogni messaggio tramite menu slash.
• Modelli di creazione: Combinare messaggio iniziale e modelli di documenti – un clic per una richiesta completa.
• Embedding: I modelli possono essere utilizzati direttamente per le richieste documenti integrate nel vostro sito web.

Dove trovare i modelli

Nella sezione "Richiesta documenti" selezionare la scheda secondaria "Modelli". Lì i tre tipi di modelli sono chiaramente separati: Modelli di documenti, Snippet di testo e Modelli di creazione.

Modelli di documenti

Un modello di documento è un PDF che provvedete una sola volta con campi di input ed eventualmente un campo firma – ad es. una procura o una dichiarazione di cessione. Questo modello può poi essere inserito in un numero illimitato di richieste.

Come creare un modello di documento:

Passo per passo

1. Nella scheda "Modelli" → "Modelli di documenti" cliccare su "Nuovo".
2. Caricare il PDF tramite drag-and-drop o selezione file.
3. Posizionare i campi tramite drag-and-drop: campo testo, data, selezione e firma.
4. Opzionalmente disattivare singole pagine se il PDF contiene più pagine di quelle che il cliente deve compilare.
5. Nominare e salvare il modello – pronto per essere utilizzato in qualsiasi richiesta.

Quando create una nuova richiesta, selezionate semplicemente il modello dal menu a tendina. I campi, le indicazioni obbligatorie e la configurazione delle pagine vengono ripresi automaticamente.

Snippet di testo

Gli snippet di testo sono brevi blocchi di testo riutilizzabili. Appaiono ovunque nell'editor in cui scrivete messaggi iniziali o messaggi ai clienti.

Nell'editor digitate semplicemente / per aprire il menu slash e selezionate lo snippet adatto – con ricerca in tempo reale e navigazione da tastiera.

Snippet utili dalla quotidianità dello studio

• "Si prega di indicare numero procedimento polizia": indicazione uniforme ad ogni accettazione incarico.
• "Si prega di caricare i seguenti documenti…": elenco compatto dei documenti tipicamente richiesti.
• "Informativa privacy compatta": versione breve in una riga, a complemento del testo ufficiale.
• "Cordiali saluti, Studio XY": firma uniforme in ogni messaggio.

Modelli di creazione

I modelli di creazione sono la forma di modello più potente: combinano un messaggio iniziale e un numero qualsiasi di modelli di documenti in un "set" completo. Così create ad es. un'accettazione incarico completa in diritto penale o in diritto del traffico in pochi secondi.

Un modello di creazione può tipicamente contenere:

• Messaggio iniziale: inclusi snippet di testo e istruzioni per il cliente.
• Uno o più modelli di documenti: ad es. procura, cessione, dichiarazione privacy.
• Denominazioni standard e schemi numero fascicolo per l'assegnazione uniforme nello studio.

Applicare modelli in una richiesta

Quando create una nuova richiesta di documenti, selezionate il modello desiderato da un menu a discesa. Messaggio iniziale, tipi di file, clausole e campi firma vengono ripresi automaticamente.

Potete poi personalizzare individualmente ogni modello – ad es. allegare un documento aggiuntivo o specificare il messaggio iniziale – senza modificare il modello originale.

Best Practice

Per iniziare sono utili i seguenti modelli, sensati in quasi ogni studio legale:

• Accettazione mandato generale: Messaggio iniziale + Procura + Informativa privacy.
• Procura (Standard): Modello di documento come PDF riutilizzabile con campo firma.
• Dichiarazione di cessione diritto stradale: specifico per i requisiti delle assicurazioni di responsabilità civile.
• Questionario primo colloquio: acquisizione dati uniforme per ogni nuovo cliente.