Configurazione della richiesta documenti

• Branding personalizzato: logo, colore aziendale, nome dello studio e sito web vengono mostrati al cliente ad ogni caricamento e in tutte le e-mail di conferma.
• E-mail di ricezione verificata: le e-mail in entrata, di conferma e di promemoria arrivano esattamente dove ne avete bisogno per il vostro fascicolo.
• Tipi di file predefiniti: definite centralmente quali tipi di file i clienti possono caricare per impostazione predefinita – personalizzabile per ogni richiesta.
• Informativa sulla privacy: i clienti ricevono durante il caricamento una chiara informativa sul trattamento dei dati – conforme al GDPR e uniforme per il vostro studio.

Dove trovare la richiesta documenti

In MaraDocs la richiesta documenti si trova nella navigazione principale a sinistra sotto "Richiesta documenti". All'interno di questa sezione troverete le schede "Crea", "Gestisci", "Modelli" e "Impostazioni".

Al primo accesso MaraDocs vi guida automaticamente attraverso una breve configurazione. Potete richiamare nuovamente l'assistente in qualsiasi momento o modificare i valori direttamente nelle impostazioni.

Branding della pagina cliente

Quando i vostri clienti aprono il link di caricamento, vedono un'interfaccia personalizzata per il vostro studio. Anche tutte le e-mail di MaraDocs utilizzano il vostro logo, il vostro colore e il nome del vostro studio. La configurazione avviene nelle impostazioni sotto "Branding".

Determinare l'URL del logo

MaraDocs non ospita loghi per voi, ma carica il vostro logo direttamente dal sito web del vostro studio – così rimane sempre aggiornato e mantenete il controllo sull'immagine.

Se non conoscete ancora l'URL diretto del vostro logo, potete determinarla in pochi secondi in qualsiasi browser:

1. Aprite il sito web del vostro studio in Chrome, Firefox o Safari.
2. Cliccate con il tasto destro sul logo del vostro studio.
3. Selezionate nel menu contestuale "Copia indirizzo immagine" (o "Copia indirizzo grafica").
4. Incollate l'URL copiato nel campo URL logo nelle impostazioni di MaraDocs.

Colore aziendale (Corporate Color)

Il colore aziendale viene utilizzato per pulsanti, evidenziazioni e accenti colorati nella vista cliente e nelle e-mail.

Potete inserire direttamente un valore esadecimale (ad es. "#1f3a8a") oppure selezionare visivamente il vostro colore tramite l'icona del selettore colore accanto al campo di inserimento.

Informazioni sullo studio

Questi dati appaiono a piè di pagina della pagina cliente e nell'area delle note legali delle conferme di caricamento.

• Nome studio: viene mostrato al cliente come mittente.
• Indirizzo: appare nel footer e nelle conferme.
• Sito web: collega dalla vista cliente al sito web del vostro studio.

Notifiche

MaraDocs vi informa automaticamente voi e il vostro cliente su ogni passaggio rilevante – creazione, ricezione di nuovi file, promemoria e risposte. Le impostazioni più importanti si trovano nella scheda Impostazioni.

Scegliere l'e-mail di ricezione verificata

Scegliete l'indirizzo e-mail al quale inviare tutte le notifiche relative alle richieste documenti – ad es. una casella di posta della segreteria elaborata ulteriormente in MaraMail o nella vostra gestione fascicoli.

Possono essere selezionati solo indirizzi e-mail verificati. Verificate nuovi indirizzi nelle impostazioni generali dell'account sotto Impostazioni → E-mail verificate.

E-mail di conferma alla creazione

Attivate questa opzione se desiderate che MaraDocs vi invii un'e-mail di conferma al vostro indirizzo di ricezione subito dopo aver creato una richiesta documenti. Utile per la documentazione nel fascicolo o per la segreteria.

Dimensione massima degli allegati e-mail

Definisce fino a quale dimensione MaraDocs inserisce i documenti caricati direttamente come allegato nell'e-mail di notifica. Lo standard è 10 MB, il massimo è 25 MB. I file più grandi rimangono disponibili in MaraDocs.

Messaggi autonomi del cliente

Con questa opzione i clienti possono scrivervi tramite il sistema di messaggistica anche senza file o modulo non compilato – ad es. domande prima del caricamento. Disattivabile se necessario.

Tipi di file standard

Definite centralmente quali tipi di file i clienti possono caricare di default. Per ogni richiesta potrete successivamente ampliare o limitare questo elenco.

• Immagini: JPG, PNG, HEIC – ideali per foto da smartphone.
• PDF: documenti classici e moduli firmati.
• Documenti Office: Word, Excel, PowerPoint e formati simili.
• File video e audio: ad es. messaggi vocali o video come prova.
• E-mail: .eml e .msg vengono acquisiti inclusi gli allegati.

Per ogni singola richiesta potete ampliare o ridurre questa selezione standard in modo mirato – ad esempio, se vi aspettate solo un determinato PDF firmato.

Informativa sulla privacy per i clienti

Durante il caricamento il cliente riceve un'informativa chiara su cosa succede ai suoi dati. In questo modo rimanete conformi al GDPR e create fiducia.

MaraDocs fornisce un modello standard tedesco ragionevole. Potete adattare il testo nelle impostazioni in qualsiasi momento, ad esempio allinearlo al contenuto della vostra informativa sulla privacy o gestire lingue aggiuntive.

Nota: il testo sulla privacy serve esclusivamente per informare il cliente – non viene richiesto alcun consenso aggiuntivo, poiché il caricamento stesso fa parte del rapporto di mandato. Si prega di verificare i requisiti in materia di protezione dei dati sotto la propria responsabilità. Maramia GmbH offre la bozza per puro spirito di servizio, ma non fornisce consulenza legale né rilascia informazioni legalmente vincolanti.