Creare e gestire una richiesta documenti

• Creazione rapida: i dati obbligatori sono solo il nome del cliente e – se deve essere inviato automaticamente – l'e-mail del cliente.
• Provisioning moduli PDF: aggiungere campi di testo, data, selezione e firma a qualsiasi PDF in pochi secondi.
• Promemoria automatizzati: il cliente viene ricordato automaticamente della richiesta esattamente una volta dopo X giorni.
• Flusso di lavoro MaraDocs diretto: i file in arrivo sono immediatamente elaborati, controllati per virus e pronti per l'elaborazione in MaraDocs.

Passo 1: aprire "Crea"

In MaraDocs passate a "Richiesta documenti" e selezionate la scheda secondaria "Crea" in alto. Qui si apre la maschera per una nuova richiesta.

Potete sempre selezionare un modello esistente per precompilare automaticamente la maggior parte dei campi – vedi pagina "Richiesta documenti – Modelli".

Passo 2: dati cliente

Inserite i dati più importanti del vostro cliente. Il campo obbligatorio è il nome, tutte le altre informazioni sono opzionali, ma rendono la gestione molto più comoda.

Questi campi potete compilare

• Nome cliente: viene visualizzato nella segreteria, nelle e-mail e nella gestione.
• Indirizzo e-mail: necessario se MaraDocs deve inviare automaticamente il link di invito.
• Lingua: determina la lingua della vista cliente e delle e-mail automatiche (DE / EN ecc.).
• Numero pratica / Custom Identifier: il vostro numero pratica interno, che viene incluso in ogni e-mail e nell'area di gestione.

Passo 3: messaggio iniziale con funzione snippet slash

Scrivete un breve messaggio per il vostro cliente – ad es. quali documenti necessitate, quali informazioni deve integrare o cosa deve tenere presente durante la firma. Questo messaggio appare direttamente sotto la richiesta.

Digitate / in qualsiasi punto per inserire dalla vostra libreria snippet un blocco di testo predefinito – ideale per formulazioni ricorrenti come spiegazioni sul numero pratica o informative sulla privacy.

Passaggio 4: Tipi di file consentiti

Per impostazione predefinita si applicano i tipi di file configurati nelle impostazioni. Per ogni richiesta è possibile limitare o ampliare la selezione in modo mirato – ad es. se si prevede esclusivamente un PDF firmato.

Suggerimento: per moduli specifici è spesso utile ridurre la selezione al solo PDF, in modo che il cliente non carichi accidentalmente una foto.

Passaggio 5: Predisporre moduli PDF

È possibile aggiungere a ogni richiesta qualsiasi PDF che il cliente dovrà compilare o firmare. A tal fine si posizionano i campi direttamente sulle pagine PDF tramite drag-and-drop – senza modificare il contenuto del PDF.

Tipi di campi disponibili

• Campo di testo: inserimento su riga singola o multipla (ad es. nome, indirizzo).
• Campo data: selezione data con formato corretto.
• Campo di selezione/casella: checkbox o pulsante di opzione per Sì/No o più opzioni.
• Campo firma: il cliente firma direttamente al PC o tramite touch sullo smartphone.

È possibile disattivare singole pagine se il PDF contiene più pagine di quelle che il cliente deve compilare. Le pagine rimangono visibili ma non modificabili.

Passaggio 6: Attivare promemoria

Con un clic si attiva un promemoria automatico. Si indica il numero di giorni dopo i quali MaraDocs ricorderà al cliente esattamente una volta la richiesta aperta.

Se il cliente ha già caricato o firmato in questo periodo, non viene inviato alcun promemoria. Volutamente è previsto un solo promemoria per non fare pressione ai clienti.

Passaggio 7: Invio del link d'invito

Avete due possibilità per dare al cliente l'accesso alla richiesta:

• MaraDocs invia automaticamente: Se avete inserito l'e-mail del cliente, MaraDocs invia un'e-mail d'invito professionale con il vostro marchio.
• Condividere il link manualmente: Si copia il link da MaraDocs e lo si invia autonomamente via e-mail, messenger o lo si consegna di persona.

Gestire le richieste

Nella scheda secondaria "Gestisci" vedete tutte le richieste di documenti in corso, completate e archiviate del vostro studio in un'unica panoramica.

Elenco panoramica

L'elenco mostra per ogni richiesta nome del cliente, numero pratica, stato e ultima attività. Con un clic si apre la pagina di dettaglio. Filtri e ricerca full-text aiutano a cercare in modo mirato una determinata pratica negli studi più grandi.

Pagina di dettaglio di una richiesta

Nella pagina di dettaglio vedete tutti i file, tutte le provisions (cioè i singoli compiti per il cliente), lo stato e la cronologia completa della comunicazione. Qui potete aggiungere ulteriori provisions, archiviare la richiesta o inviare nuovamente il link.

Sistema di messaggistica completo

Voi e il vostro cliente potete scrivere messaggi direttamente nel contesto della richiesta. Ogni messaggio attiva – a seconda del destinatario – una corrispondente notifica via e-mail che arriva in segreteria.

Notifiche via e-mail

Ad ogni ricezione di nuovi file o messaggi ricevete un'e-mail con tutti i dati essenziali e – se la dimensione degli allegati lo consente – i file direttamente nella casella di posta. Così la segreteria può archiviare comodamente le pratiche nel fascicolo.

Riutilizzare il link

Su richiesta i link delle richieste possono essere riutilizzati – ad es. per mandati in cui vengono inviati documenti per un periodo più lungo. Altrimenti il link scade automaticamente dopo l'elaborazione avvenuta con successo.

Aprire direttamente in MaraDocs

I file caricati possono essere aperti con un clic dalla richiesta in MaraDocs – ad esempio per combinare un PDF, ruotare pagine, compilare moduli o trasferire file direttamente nel fascicolo.

Cosa succede dopo il caricamento?

Ogni file che un cliente carica passa automaticamente attraverso un flusso di lavoro MaraDocs a più fasi prima di essere visualizzato:

• Controllo virus: Ogni file viene verificato con ClamAV e regole di sicurezza aggiuntive – inclusa la protezione contro le PNG-bomb.
• Riduzione PDF: I PDF di grandi dimensioni vengono compressi senza perdita visibile di qualità.
• Estrazione documenti: Dai documenti fotografati vengono ritagliati e raddrizzati automaticamente documenti puliti.
• Riconoscimento testo (OCR): Le immagini e i PDF vengono convertiti in PDF ricercabili.
• Conversione HEIC: Le foto in formato HEIC vengono automaticamente convertite nel consueto formato JPG.

Vista cliente

Il vostro cliente apre il link su smartphone o PC, vede il vostro branding e può caricare file, compilare campi o firmare il campo firma con pochi clic. Non è richiesta né registrazione né app.