Als Verkehrsrechtskanzlei massiv Zeit im Sekretariat sparen

Als Rechtsanwalt im Verkehrsrecht kenne ich die täglichen Herausforderungen nur zu gut: Jedes Mandat erfordert den strukturierten Austausch unzähliger Dokumente mit Mandanten, Versicherungen, Werkstätten und Sachverständigen. Doch nicht nur im Verkehrsrecht, auch im Familienrecht, Arbeitsrecht und Sozialrecht sieht die Realität ähnlich aus: Mandanten übersenden ihre Unterlagen bevorzugt als Smartphone-Fotos – oft unstrukturiert, gedreht oder in unhandlichen Formaten.

Je nach Organisationsstruktur im Sekretariat und vorhandener IT-Infrastruktur entstehen dadurch wiederkehrende, zeitintensive Probleme, die wertvolle Ressourcen binden. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie moderne Dokumentenverarbeitung Ihre Kanzlei entlasten kann.

Dokumente aus Mandantenfotos extrahieren – eine tägliche Herausforderung

Die Situation kennt jede Kanzlei: Mandanten fotografieren Unfallberichte, Bußgeldbescheide oder Versicherungsunterlagen auf dem Küchentisch ab und senden diese per E-Mail. Was folgt, ist ein zeitraubender Prozess im Sekretariat:

Unterlagen sind häufig falsch gedreht: Quer- und Hochformat wechseln sich ab, einzelne Seiten stehen kopf. Vor der Ablage muss jedes Dokument manuell gedreht werden – ein banaler, aber zeitintensiver Arbeitsschritt, der sich bei mehreren Mandaten täglich schnell zu Stunden summiert.

Dateien sind unverhältnismäßig groß: Moderne Smartphones erzeugen hochauflösende Bilder mit mehreren Megabyte pro Foto. Eine fünfseitige Unterlage kann so schnell 20-30 MB umfassen, was zu Problemen beim E-Mail-Versand, bei der Speicherung und in der Dokumentenverwaltungssoftware führt.

Bildformate statt PDF: JPG, PNG oder HEIC-Dateien lassen sich nicht ohne Weiteres in bestehende Aktensysteme integrieren. Die Konvertierung in professionelle PDF-Dokumente erfordert zusätzliche Schritte und Software.

MaraDocs löst diese Probleme automatisch: Die Software erkennt die Dokumentausrichtung, dreht Bilder automatisch in die korrekte Position und konvertiert sie in standardisierte, deutlich kleinere PDF-Dateien. Was früher mehrere Minuten pro Dokumentensatz kostete, erledigt sich nun in Sekunden.

Mehrere Seiten zu einer PDF zusammenfügen und sortieren

Ein besonders zeitintensives Problem entsteht, wenn Mandanten mehrseitige Unterlagen einzeln abfotografieren. Ein achtseitiger Unfallbericht wird als acht separate Bilddateien versendet, oft ohne erkennbare Reihenfolge in den Dateinamen. Im Sekretariat muss dann mühsam:

• Die korrekte Reihenfolge der Seiten ermittelt werden
• Jede Datei einzeln geöffnet und geprüft werden
• Die Dateien manuell zu einem Gesamtdokument zusammengefügt werden
• Das Ergebnis kontrolliert und gegebenenfalls nachsortiert werden

Dieser Prozess bindet nicht nur Zeit, sondern ist auch fehleranfällig. Eine falsch einsortierte Seite fällt möglicherweise erst bei der Aktenbearbeitung auf und erfordert dann eine Nachkorrektur.

MaraDocs beschleunigt das Zusammenstellen mehrseitiger PDF-Dokumente erheblich. Per intuitiver Drag-&-Drop-Funktion direkt im Browser lassen sich beliebig viele Einzeldateien zu einem durchsuchbaren PDF kombinieren. Die Seiten können mit wenigen Klicks umsortiert, gedreht oder entfernt werden. Was früher zehn Minuten Arbeit bedeutete, ist nun in unter einer Minute erledigt.

Mandanten schicken Unterlagen per WhatsApp – und jetzt?

Die digitale Realität in Kanzleien sieht heute so aus: Mandanten nutzen bevorzugt WhatsApp für die schnelle Kommunikation. Nach einem Verkehrsunfall werden Fotos der Unfallstelle, des Fahrzeugs und der Unterlagen direkt über den Messenger verschickt – schnell, unkompliziert und für den Mandanten selbstverständlich.

Für die Kanzlei entsteht dadurch jedoch ein Medienbruch: Die Dokumente liegen auf dem Smartphone der Mitarbeitenden, müssen von dort exportiert, auf den Computer übertragen und dann in die Akte einsortiert werden. Dieser umständliche Prozess kostet täglich wertvolle Minuten und unterbricht den Arbeitsfluss.

MaraDocs bietet eine elegante Lösung: Die Software importiert Bilder direkt aus WhatsApp-Chats. Mit wenigen Klicks werden die Nachrichtenbilder in professionelle, durchsuchbare PDF-Dokumente umgewandelt und stehen zur weiteren Bearbeitung bereit. Kanzleien sparen dadurch massiv Zeit im Sekretariat und bei der Mandatsbearbeitung, während gleichzeitig die gewohnte, mandantenfreundliche Kommunikation über WhatsApp beibehalten werden kann.

Text in Fotos selektierbar und durchsuchbar machen

Ein häufig übersehenes, aber gravierendes Problem: Text in fotografierten Unterlagen ist nicht selektierbar, nicht kopierbar und nicht durchsuchbar. Wenn Sie eine spezifische Information aus einem abfotografierten Schreiben der Versicherung benötigen, bleibt nur das mühsame manuelle Abtippen oder das Durchscrollen des gesamten Dokuments.

Besonders problematisch wird dies bei:

• Versicherungsschreiben mit Aktenzeichen oder Schadennummern
• Bußgeldbescheiden mit Tatzeit, Tatort und Tatvorwurf
• Gutachten mit technischen Daten und Berechnungen
• Korrespondenz mit Gerichten oder Behörden

MaraDocs wandelt fotografierte Unterlagen automatisch in vollständig durchsuchbare PDF-Dokumente um. Die integrierte OCR-Technologie (Optical Character Recognition) erkennt den Text in den Bildern und macht ihn selektierbar. Sie können anschließend nach beliebigen Begriffen suchen, relevante Passagen markieren und Textabschnitte für Schriftsätze kopieren – genauso wie bei einem digital erstellten Dokument.

Diese Funktion spart nicht nur Zeit bei der täglichen Arbeit, sondern verbessert auch die Qualität Ihrer Dokumentenverwaltung erheblich. Akten werden durchsuchbar, Informationen schneller auffindbar und die digitale Akte wird zu einem echten Arbeitsinstrument statt einer reinen Ablage.

Große Ermittlungsakten verkleinern – ein unterschätztes Problem

Wenn Polizei oder Staatsanwaltschaft Ermittlungsakten versenden, geschieht dies zunehmend digital per E-Mail oder über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA). Die Dateien umfassen dabei nicht selten 20, 30 oder sogar 50 Megabyte – vollgepackt mit eingescannten Vermerken, Lichtbildern und Protokollen.

Diese enormen Dateigrößen verursachen in der Praxis zahlreiche Probleme:

Probleme beim E-Mail-Versand: Viele E-Mail-Server haben Größenbeschränkungen von 10-25 MB. Eine große Ermittlungsakte lässt sich nicht ohne Weiteres an Versicherungen, Sachverständige oder Kollegen versenden.

Speicherplatzprobleme: Bei mehreren laufenden Verfahren summieren sich die Gigabyte schnell. Backup-Systeme werden belastet, Cloud-Speicher stoßen an Grenzen.

Langsame Bearbeitung: Das Öffnen und Durchsuchen sehr großer PDF-Dateien dauert selbst auf modernen Computern spürbar länger und bremst den Arbeitsfluss.

beA-Übertragung: Auch das besondere elektronische Anwaltspostfach hat Größenbeschränkungen, die eine Übermittlung großer Akten erschweren.

MaraDocs komprimiert Ermittlungsakten automatisch und intelligent. Die Software reduziert die Dateigröße um bis zu 90 Prozent, ohne dass die Lesbarkeit beeinträchtigt wird. Texte bleiben scharf, Bilder ausreichend detailliert, und die gesamte Akte wird handhabbar.

Umfangreiche Sachverständigengutachten handhaben

Ähnlich verhält es sich mit Sachverständigengutachten im Verkehrsrecht. Ein ausführliches Kfz-Gutachten enthält typischerweise:

• Dutzende hochauflösende Fotos der Unfallschäden
• Detailaufnahmen von Bauteilen und Lackschäden
• Kostenkalkulationen und technische Zeichnungen
• Vergleichsfotos und Marktanalysen

Das Ergebnis sind häufig Dateien von 30, 40 oder mehr Megabyte. Für die Kanzlei bedeutet dies:

Versandprobleme bei Regulierung: Versicherungen fordern regelmäßig die Übersendung von Gutachten. Eine 35-MB-Datei lässt sich jedoch nicht problemlos per E-Mail versenden und erfordert umständliche Workarounds wie Filesharing-Dienste oder das Aufteilen in mehrere Dateien.

Probleme in der Akte: In digitalen Aktenverwaltungssystemen verlangsamen sehr große Anhänge das System spürbar. Das Öffnen der Mandantenakte dauert länger, Vorschaufunktionen arbeiten träge.

Ineffiziente Archivierung: Bei Hunderten von Mandaten pro Jahr summieren sich überdimensionierte Gutachten zu erheblichen Speicheranforderungen, die sowohl Kosten als auch technische Ressourcen belasten.

MaraDocs verkleinert Sachverständigengutachten automatisch auf ein praxistaugliches Maß. Die intelligente Komprimierung reduziert die Dateigröße drastisch, während die Qualität für alle rechtlichen und praktischen Zwecke vollständig erhalten bleibt. Schadenfotos bleiben ausreichend detailliert, Texte gestochen scharf, Kalkulationen vollständig lesbar.

Sie können das komprimierte Gutachten problemlos per E-Mail versenden, in Ihre Dokumentenverwaltung integrieren und bei Bedarf über das beA übermitteln – ohne technische Hürden, ohne Zeitverlust.

Datenschutzkonforme Dokumentenverarbeitung für Berufsgeheimnisträger

Bei allen technischen Lösungen stellt sich für Rechtsanwälte eine entscheidende Frage: Ist die Software datenschutzkonform und mit den berufsrechtlichen Pflichten vereinbar?

Gerade bei der Verarbeitung sensibler Mandantendokumente – von Unfallfotos über Gesundheitsunterlagen bis zu persönlichen Korrespondenzen – müssen höchste Datenschutzstandards gewährleistet sein.

MaraDocs wurde speziell für die Anforderungen von Berufsgeheimnisträgern entwickelt:

Deutsche Server: Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Es findet kein Datentransfer in Drittstaaten statt.

§ 43e BRAO-konform: Die Software erfüllt die Anforderungen und Vorgaben der Bundesrechtsanwaltsordnung für den Umgang mit elektronischen Dokumenten.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Mit jedem Kunden wird ein rechtssicherer Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen, der die datenschutzrechtlichen Pflichten klar regelt.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Die Übertragung und Verarbeitung der Dokumente erfolgt durchgängig verschlüsselt.

Keine Weitergabe an Dritte: Ihre Mandantendaten bleiben ausschließlich in Ihrer Hand. MaraDocs wertet keine Inhalte aus und gibt keine Informationen an Dritte weiter.

Sie können MaraDocs somit bedenkenlos für die Verarbeitung auch sensibelster Mandantenunterlagen einsetzen – mit der Gewissheit, dass alle berufsrechtlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt sind.

Fazit: Mehr Zeit für die Rechtsberatung statt für Dokumentenverwaltung

Die Digitalisierung in Kanzleien sollte nicht bedeuten, dass Sekretariat und Anwälte mehr Zeit mit technischen Problemen verbringen. Im Gegenteil: Die richtigen Tools schaffen Freiräume für das Wesentliche – die qualifizierte Rechtsberatung und Mandantenbetreuung.

MaraDocs adressiert die alltäglichen Herausforderungen im Kanzleialltag gezielt und effizient:

• Automatische Dokumentenaufbereitung aus Mandantenfotos
• Schnelles Zusammenfügen und Sortieren mehrseitiger Unterlagen
• Direkter Import aus WhatsApp-Kommunikation
• OCR-Texterkennung für durchsuchbare Akten
• Intelligente Komprimierung großer Ermittlungsakten und Gutachten
• Datenschutzkonforme Verarbeitung nach deutschen Standards

Was bleibt, ist spürbar mehr Zeit: Zeit für Mandantengespräche, für die Vorbereitung von Schriftsätzen, für die inhaltliche Arbeit am Fall. Das Sekretariat wird entlastet, Arbeitsabläufe beschleunigt, die Qualität der Dokumentenverwaltung verbessert.

Wenn auch Sie Ihre Kanzlei effizienter aufstellen und wertvolle Ressourcen freisetzen möchten, probieren Sie MaraDocs aus.

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