E-Mail mit Bildern zu PDF umwandeln – die smarte Lösung für Kanzleien

Mandanten schicken abfotografierte Unterlagen

Im Kanzleialltag ist es fast täglich der Fall:
Mandanten schicken abfotografierte Dokumente statt sauber gescannter PDFs. Oft sind es Fotos vom Handy – schief aufgenommen, mit Rand, Schatten oder sogar mehreren Seiten in einem Bild.

Das bedeutet für Kanzleien:

• schlechte Lesbarkeit
• kein durchsuchbarer Text
• manuelles Zuschneiden oder Nachbearbeiten
• zusätzliche Arbeitsschritte beim Abspeichern

Diese vermeintlich kleinen Störungen summieren sich zu einem echten Zeitfresser im Sekretariat.

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Eingebettete Grafiken aus Outlook extrahieren

Ein weiteres Problem: eingebettete Grafiken in Outlook-E-Mails.
Mandanten fügen Fotos oft nicht als Anhang hinzu, sondern direkt in den E-Mail-Text als eingebettete Grafiken (inline attachments).

Das erschwert die Arbeit in der Kanzlei bzw. im Sekretariat, weil:

• Outlook das Speichern eingebetteter Bilder kompliziert macht
• Grafiken erst manuell extrahiert und abgespeichert werden müssen
• Anhänge und Bilder nicht einheitlich vorliegen

Diese manuellen Arbeiten können sehr zeitaufwändig sein und zu Fehlern führen.

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Fotos und Bilder automatisch zu PDFs umwandeln

Hier kommt MaraDocs ins Spiel. Statt Bilder einzeln zu speichern und manuell umzuwandeln, übernimmt unsere Lösung den Prozess vollautomatisch:

• Gesamte E-Mail importieren, inklusive eingebetteter Bilder
• KI erkennt Dokumente, schneidet sie präzise aus und entfernt Ränder
• Sofortige Erstellung von durchsuchbaren PDFs (OCR)
• Einheitliche Weitergabe an die Kanzleisoftware

So verwandelt sich jede „E-Mail mit Bildern“ direkt in ein optimiertes PDF – ganz ohne manuellen Zwischenschritt.

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Fotos als PDFs abspeichern

Mit MaraDocs werden Fotos nicht einfach „in PDFs gepackt“.
Stattdessen passiert eine echte Optimierung:

• Fotos werden entzerrt und zugeschnitten
• Text wird mit OCR erfasst und durchsuchbar gemacht
• Dateien erhalten eine saubere PDF-Struktur

Das Ergebnis: PDFs, die aussehen, als hätte der Mandant eine Scanner-App genutzt – nur ohne dass Sie oder Ihr Team dafür Zeit investieren müssen.

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Bilder im Anhang zu PDFs speichern

E-Mail-Anhänge mit JPG oder PNG-Dateien sind besonders häufig.
Bisher hieß das: jedes Bild einzeln speichern, manuell umwandeln und dann in die Fallakte importieren.

Mit MaraDocs wird dieser Vorgang automatisiert:

• Alle Bilder aus Anhängen werden direkt analysiert
• Jede Datei wird in ein hochwertiges PDF überführt
• Auch mehrere Anhänge werden gesammelt zu PDFs verarbeitet

Das spart im Alltag nicht nur Minuten, sondern summiert sich im Monat schnell zu Stunden echter Effizienzgewinne.

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Fazit

Ob eingebettete Outlook-Grafiken, abfotografierte Unterlagen oder Anhänge im Bildformat – MaraDocs macht aus jeder E-Mail mit Bildern sofort verwendbare PDFs.

• Kein manuelles Extrahieren
• Kein mühsames Zuschneiden
• Kein Copy-Paste-Workaround mehr

Stattdessen: schnelle, durchsuchbare PDFs, die sofort in der Kanzleisoftware nutzbar sind.

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