Digitalisierung von Kanzleiprozessen

Hey, ich bin Martin Kurtz, Rechtsanwalt und einer der beiden Gründer von MaraDocs. Willkommen auf dem MaraDocs Blog. Wir schreiben über Themen aus der Schnittmenge zwischen Rechtsanwaltschaft und IT.

Dies ist der zweite Artikel der Serie Anwalt2Dev – A Journey. In der Artikelserie geht es um meine eigene berufliche Geschichte und Motivation, aber vor allem beleuchte ich in unterschiedlicher Tiefe viele Konzepte und Technologien, die die heutige IT-Landschaft aus meiner Sicht ausmachen.

-> Erster Artikel der Serie: Von der Vergleichbarkeit von Recht und Software

Die anwaltliche Praxis digitalisiert, aber...

Meine Eltern betreiben seit den 80er-Jahren des letzten Jahrtausends eine Rechtsanwaltskanzlei in einem kleinen Ort im Taunus. Im Mai 2005 habe ich mit dem Studium der Rechtswissenschaften angefangen. Ich erinnere mich daran, dass es früher in der Kanzlei meiner Eltern ein Wartezimmer gab, in dem häufig auch Mandanten saßen und auf ihren Termin bei einem der Anwälte warteten. Ein Bild, das heute eher an eine Arztpraxis als an eine Anwaltskanzlei denken lässt. Es gab auch riesige Aktenschränke, die von unseren Sekretärinnen in beeindruckender Schnelligkeit durchforstet wurden: Klack, klack, klack, hier ist die Akte Meier gegen Schulze...

Es hat sich definitiv viel getan seit 2005 und noch viel mehr seit den 80ern. Heute liegen alle Dokumente digital auf einem Server bei uns in der Kanzlei und sind über eine Kanzleisoftware zugänglich. Mandanten kommen praktisch überhaupt nicht mehr in die Kanzleiräumlichkeiten: Alles lässt sich per Telefon und E-Mail besprechen.

Digitalisierung erzeugt neue Klasse von Problemen

Mit der Digitalisierung sind jedoch auch neue Probleme aufgetreten:

Die Dateigröße einer PDF z. B. spielt plötzlich eine Rolle. Auch früher schon brachte eine 255 Seiten lange Ermittlungsakte der Staatsanwaltschaft (liebevoll Gürteltier genannt) das Sekretariat zum Stöhnen, allerdings verweigerte die Post den Versand nicht, nur weil die Akte 300 Gramm über einem von ihr definierten Limit lag. Anders heute: Die meisten E-Mail-Provider setzen ein Übertragungslimit zwischen 10 und 20 Megabyte.

Beim Unterschreiben von Unterlagen zeigt sich, dass wir uns zeitlich betrachtet noch in dieser merkwürdigen, undefinierten Zwischenwelt befinden – immer noch ein bisschen im Früher und noch nicht ganz im Heute angekommen. Selbst ohne gesetzliche Formvorschriften, die ein händisches Unterschreiben zwingend voraussetzen würden, ist es üblich, dass bestimmte Dokumente eine reale Unterschrift tragen (Vollmachten zum Beispiel, aber auch von Versicherungen im Rahmen von Kürzungsauseinandersetzungen verlangte Abtretungserklärungen...). In der Folge drucken Mandanten digital übersandte Formulare aus, unterschreiben diese auf ihrem Küchentisch und senden sie dann als abfotografierte Dateianhänge per E-Mail. Jede Seite des fünfseitigen Dokuments als einzelnes Bild.

Eingebettete Grafiken in E-Mails sind der Endgegner eines jeden Sekretariatsmitarbeiters. Bildanhänge in E-Mails können auf zwei unterschiedliche Weisen verschickt werden: Als "normale" Anhänge (attachments) oder als sogenannte inline attachments. Hierbei liegen die Bilddateien als eingebettete Grafiken innerhalb einer HTML-E-Mail vor. Je nach eingesetzter Kanzleisoftware und E-Mail-Programm (besonders toxisch ist die Mischung aus Advoware und Microsoft Outlook), kann es sein, dass jede Grafik einzeln per Rechtsklick → Grafik speichern unter... → Speicherort auswählen und Namen vergeben gespeichert werden muss. Erst im Anschluss kann die nun in einem Ordner abgelegte Datei in die Kanzleisoftware importiert werden. Bei E-Mails mit 10 oder mehr auf diese Weise angehängten Bildern kann dies durchaus 10 Minuten in Anspruch nehmen.

Zum Thema sicherer Dokumentenaustausch per E-Mail gibt es in der Anwaltschaft vermutlich mehr Mythen, als verschlüsselte E-Mails tatsächlich versendet wurden. Anwälte sehen sich einerseits mit den Anforderungen der unterschiedlich ausgelegten Datenschutzgesetze und berufsrechtlichen Regeln konfrontiert und gleichzeitig stehen sie einer überwiegend datenschutzrechtlich desinteressierten Mandantschaft gegenüber, der die Auseinandersetzung mit ihrem rechtlichen Thema ohnehin mehr lästig als lieb ist: Man möge doch bitte einfach die entsprechenden Unterlagen per E-Mail senden, so wie das alle machten!

Auch das Thema Datensicherheit treibt die Anwaltschaft um. Die Vorstellung, Opfer eines Ransomware-Angriffs zu werden und alle Daten zu verlieren oder gar durch ein Datenleck in die Öffentlichkeit zu leaken, ist eine ständig mitschwingende Angst von Kanzleiinhabern. Interessanterweise sind die Informationsquellen für dieses in seiner Gesamtheit sehr komplexe Thema häufig beschränkt: Wahlweise sind es Hersteller von Kanzleisoftware, die den Wechsel in ihre (meist teurere) Cloud mit dem Argument einer gesteigerten Sicherheit bewerben, oder es sind allgemeine Informationen und Ratschläge, die für sich genommen zwar häufig richtig sind, allerdings kein übergeordnetes Bild vermitteln: Nehmen Sie keine USB-Sticks an, schalten Sie Makros ab und machen Sie regelmäßig Backups.

Kanzleien sollten ihre IT selbst in die Hand nehmen

Als ich als junger Anwalt auf die o. g. Probleme im familiären Kanzleibetrieb gestoßen bin, habe ich natürlich nach Lösungen gesucht. Im Laufe der Zeit habe ich verschiedene Lösungen für einige der genannten Probleme gefunden und implementiert. Letztlich hat die Auseinandersetzung mit diesen Themen dazu geführt, dass ich zusammen mit Raui Ghazaleh die Maramia GmbH gegründet habe: Wir bieten die ursprünglich für uns selbst entwickelten Lösungen nun anderen Kollegen an. Das Interesse an unseren Lösungen ist erwartungsgemäß groß.

Die eigene Kanzlei-Cloud mit Nextcloud

Wie teilt man große Dateien sicher mit Mandanten? Wie empfängt man große oder viele Dateien von Mandanten? Wie kopiert man sich einen großen Schriftsatz samt Anlagen fürs Wochenende auf einen Laptop, der nicht mit der Kanzleisoftware verbunden ist? Wo sammelt man eigentlich das gesamte kanzleiinterne Wissen? Wo legt man Passwörter zu allen möglichen in der Kanzlei genutzten Diensten?

Wir haben recht früh auf eine selbstbetriebene Instanz von Nextcloud gesetzt.

Nextcloud ist eine Open-Source-Lösung für Datensynchronisation und -austausch, die als sichere Alternative zu kommerziellen Cloud-Diensten entwickelt wurde. Die Software ermöglicht es Kanzleien, ihre eigene private Cloud-Infrastruktur zu betreiben, wobei sämtliche Daten unter vollständiger Kontrolle der Kanzlei bleiben. Besonders für den anwaltlichen Bereich, wo Datenschutz und Vertraulichkeit oberste Priorität haben, bietet Nextcloud entscheidende Vorteile: Von der sicheren Dateiablage über Kalender- und Kontaktverwaltung bis hin zur Dokumentenbearbeitung und kollaborativem Arbeiten deckt die Plattform zahlreiche Funktionen ab, die den Kanzleialltag erleichtern. Anders als bei externen Cloud-Anbietern behalten Kanzleien die volle Hoheit über ihre sensitiven Mandantendaten und können gleichzeitig von modernen Cloud-Funktionen profitieren, ohne Kompromisse bei der Datensicherheit eingehen zu müssen.

Wir nutzen wahrscheinlich nur einen Bruchteil der Möglichkeiten von Nextcloud und betreiben diese neben (und getrennt von) unserer eigentlichen Kanzleisoftware. Kontaktverwaltung, E-Mail-Verkehr und Aktenführung bleiben unangetastet in unserer Kanzleisoftware bestehen. Dennoch: Gilt es, größere Datenmengen sicher (https) mit Dritten auszutauschen, ist ein Download-Link schnell erstellt. Andersherum nehmen wir Dateien über einen ebenso einfach erzeugten Upload-Link entgegen.

Interne Kommunikation: Warum sollten Microsoft und Co. mitlesen dürfen?

Viele Unternehmen setzen auf interne Kommunikationsdienste wie z. B. Microsoft Teams. Auch hier sind wir auf unsere eigene Lösung gewechselt und behalten so die Hoheit über unsere Daten. Innerhalb unserer eigenen Nextcloud läuft das Kommunikationstool Talk. Der Kanzlei-Chat, schneller Datenaustausch (sehr beliebt: Screenshots...) zwischen Anwalt und Sekretariat und Video-Calls intern und mit Externen sind darüber sicher und kostenfrei abgedeckt.

Vollmachten digital unterschreiben

Mir ist bewusst, dass es zahlreiche sehr gute Lösungen gibt, die rechtssicheres digitales Unterschreiben anbieten. Wenn man rechtssicher nachweisen können muss, dass eine bestimmte Person eine bestimmte Erklärung abgegeben hat, ist die nachfolgend vorgestellte Lösung nicht ausreichend. Dennoch: Das Ersetzen eines per E-Mail übersandten, ausgedruckten, unterschriebenen und wieder abfotografierten Dokuments lässt sich ohne Beweisverlust dadurch gestalten, dass auf der Kanzlei-Webseite ein entsprechender Workflow eingebunden wird.

Für Webseiten, die auf Wordpress basieren (schätzungsweise 45 % aller Websites weltweit sind mithilfe von Wordpress erstellt), lässt sich dies recht einfach mit einem Forms-Plugin, einem PDF-Creation-Plugin und ein bisschen individuellem JavaScript implementieren. Der Workflow, eine digitale Vollmacht vom Mandanten zu erhalten, reduziert sich damit auf das Übersenden eines Links bzw. der Mitteilung an den Mandanten, mit seinem Smartphone https://kanzleiwebseite.de/vollmacht anzusteuern und dort eine Vollmacht zu unterschreiben.

E-Mail-Anhänge effizient bearbeiten

Der Gesamtkomplex E-Mail-Anhänge hat mich im Rahmen meiner anwaltlichen Tätigkeit immer wieder beschäftigt. Wir setzen Advoware in unserer Kanzlei ein. Ohne Schlechtes über Advoware sagen zu wollen, ist es doch sehr störend, dass der E-Mail-Import bei inline attachments (s. o.) versagt. Diese werden einfach nicht erkannt.

Ich habe zunächst ein Programm geschrieben und als Open-Source-Software veröffentlicht (https://github.com/rakurtz/msg-pic-extract), mit dessen Hilfe man alle inline attachments aus E-Mails extrahieren konnte. Auf diese Weise entfällt das händische Speichern per Rechtsklick jeder einzelnen eingebetteten Grafik.

Zwar war dieses kleine Helferlein nützlich, aber das übergeordnete Problem war nicht behoben. Wie werden aus mehreren schlecht abfotografierten Dokumenten, die viel Rand haben und meistens auch noch falsch gedreht sind (Beispiele einfügen), fertige PDFs, die wie perfekte Scans aussehen und deren Text durchsuchbar und selektierbar ist?

Das war die Geburtsstunde von MaraDocs. Sehr schnell war uns klar, dass das ein größeres Unterfangen ist und dass wir dies nicht als "kleines Helferlein" zusammscripten wollten, sondern hier eine ausgereifte Software entstehen soll, die wir auch unseren Kolleginnen und Kollegen in der Anwaltschaft anbieten.

Nach einem Jahr Entwicklungszeit war es dann soweit. MaraDocs ist Mitte März 2025 als im Browser lauffähige Software veröffentlicht.

Optimieren, Kombinieren, Download

Der Workflow ist konsequent an den Bedürfnissen des Kanzleialltags ausgerichtet: Es muss schnell und einfach gehen!

• E-Mail mit Anhängen oder Dateien per Drag & Drop oder Copy & Paste in die App ziehen
• Alle Anhänge werden automatisch extrahiert und analysiert
• Dokumente werden automatisch erkannt und ausgeschnitten und in durchsuchbare Scans umgewandelt
• PDFs werden verkleinert, gegebenenfalls wird eine Texterkennung durchgeführt
• Alle Seiten werden automatisch nach der Textrichtung ausgerichtet und gedreht
• Seiten lassen sich sehr einfach zu neuen PDFs zusammenfügen
• Umbenennung ist nur ein einziger Klick
• Download. Fertig.

Begeistertes Feedback von Kanzleien

Wir setzen MaraDocs schon seit drei Monaten in unserer Kanzlei ein. Vor allem morgens bei der Posteingangsbearbeitung ist es für uns ein unverzichtbares Tool geworden, das die Effizienz im Umgang mit eingehenden Dokumenten massiv gesteigert hat.

Unsere ersten Kunden sind ebenso begeistert. Mich freut insbesondere die Rückmeldung einer Kollegin aus dem Familienrecht: MaraDocs spart ihr persönlich (als Anwältin!) jeden Tag ca. 45 Minuten, die sie zuvor mit dem händischen Sortieren von Unterlagen in unterschiedlichen Programmen zugebracht hat.

Als Rechtsanwalt, den technische Ineffizienzen verrückt machen, freut mich dieses Feedback doppelt: Einerseits natürlich, weil unsere Software gut ankommt und ein echtes Problem löst, gleichzeitig aber auch, weil wir eine Kollegin von einem recht stumpfsinnigen Teil ihrer Arbeit befreien konnten und somit mehr Zeit für den juristischen Teil frei wird.

Wie es weiter geht

Im nächsten Artikel berichte ich darüber, wie ich selbst zum Programmieren gekommen bin und stelle ein paar Projekte vor. Wahrscheinlich wird es ein begeisterter Artikel über die Gestaltungsfreiheit beim Erschaffen von Software, über die Freiheit des inneren Ausdrucks durch Code, lebenslanges Lernen und all die anderen wunderbaren Sachen des Nerdtums :)